人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策

蘇琦

【摘要】人才流動過程中，人事檔案管理存在著重復建檔、信息不實、滯留檔案、管理混亂等問題，要通過加強組織領導，加強正規(guī)化、信息化建設，加強對人事檔案的管理利用，提高檔案管理人員的責任心和能力素質(zhì)，加強檔案信息的保密等措施，逐步解決人才流動給檔案管理帶來的新問題。

【關鍵詞】人才流動;檔案管理;對策措施

隨著市場經(jīng)濟的逐漸完善，我國人才流動呈現(xiàn)出越來越頻繁的特點，對流動人才的服務和管理也必須跟進和完善，尤其是在人事檔案的管理方面必須得到加強和完善，但是由于受長期的計劃經(jīng)濟的影響，人才服務中心等有關部門對因人事檔案管理工作做得還不夠深入細致，對因人才流動帶來的檔案管理問題應對的不足，需要采取有關措施認真研究解決。

一、人才流動給人事檔案管理帶來的新問題

（一）存在重復建檔的現(xiàn)象。主要是因為在人才流動的過程中，人員檔案傳遞的不夠及時，原單位沒有及時給新單位傳遞檔案，新的用人單位又需要及時為流動人才建立檔案，用于建立薪酬機制，加強培訓和管理，這就導致了原單位檔案未轉遞，新的用人單位又重復建立的問題發(fā)生。

（二）存在檔案信息不實的問題。一些流動人才到了新單位后，不如實匯報個人的信息，新的用人單位由于人力有限的問題，存在工作作風不實的現(xiàn)象，沒有認真地核實流動人才的個人信息，導致了一些流動人才到了新單位建立新檔案之后，有的信息不夠準確。

（三）存在滯留檔案的問題。一些流動人才調(diào)轉和辭職手續(xù)不夠完整，有的甚至是不辭而別，原單位本著為工作人員負責的精神，不能夠隨便的處置辭職人員的檔案。但是這些辭職人員也不及時回來聯(lián)系，并積極協(xié)調(diào)調(diào)轉檔案，導致了這些檔案處于滯留的狀態(tài)。

（四）檔案管理比較混亂。新舊用人單位交接程序和機制不夠完善，一些人力資源管理部門工作人員責任心缺失，導致檔案信息更新不及時，缺乏嚴密的審檔機制，借用、查閱、流轉手續(xù)不完善，檔案管理不夠嚴密，檔案信息保密不夠嚴格，甚至存在隨意涂改信息的問題。

二、加強人事檔案管理的對策和措施

（一）充分認識到加強人事檔案管理的意義，不斷加強組織領導。建立具有我國市場經(jīng)濟特色、體現(xiàn)人才流動要求的人事檔案管理體系，是我國人才建設和人才培養(yǎng)管理部門的一項重大決策，對于進一步深化認識管理政策制度調(diào)整改革，全面推進和加強人才隊伍建設，具有十分重要的意義。人事檔案作為歷史、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)，要在改革發(fā)展的大潮中把握時代形勢，必須緊密依托當前正在進行的市場經(jīng)濟建設和人才培養(yǎng)管理工作，構建流動人才動態(tài)信息檔案，重新煥發(fā)人事檔案管理的生命力和活力。要加強對流動人才檔案管理的組織領導。人社部門要及時制發(fā)《實施細則》。各用人單位要結合本單位實際情況，制定相應的流動人才檔案信息網(wǎng)絡建設實施細則。用人單位要及時成立領導小組，搞好新舊單位人事檔案管理的對接。用人單位要依托人力資源管理部門成立人才檔案管理領導小組，具體負責公司所有人員的檔案信息及網(wǎng)絡建設工作。應組織協(xié)調(diào)有力，能夠切實解決檔案信息網(wǎng)絡建設所需要的人員、設備和經(jīng)費等實際問題，確保按未來發(fā)展要求完成人才檔案信息建設任務。

（二）加強檔案的正規(guī)化、信息化建設。人才檔案是由具有保存、查考價值的文字、圖表、聲像等憑證性材料構成的。但是，由于技術和觀念的上的原因，一些用人單位的流動人才檔案一直以來僅僅指的是紙質(zhì)的案卷。隨著時代進步和科技的創(chuàng)新，流動人才頻率逐漸加劇，原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能全面反映各類人才的現(xiàn)實和歷史表現(xiàn)，進而導致人事檔案利用率偏低，生命力和活力不足。面對這種情況，各用人單位要樹立

“大檔案觀”，突破紙質(zhì)檔案的束縛，建立集聲、像、圖、表等為一體的立體信息檔案。積極構建具有“聲像文件”功能的檔案管理平臺，正好為檔案管理的正規(guī)化、信息化提供了這個平臺。用人單位通過建立信息化的檔案管理平臺，利用錄音、錄像和其他媒介記錄人才考評過程的關鍵環(huán)節(jié)，既有助于加強對考評過程的監(jiān)督，更有利于直接反映工作人員在考評中的表現(xiàn)，并且為以后考察培養(yǎng)人才提供直接的、近乎面對面的場景。當用人單位在系統(tǒng)中保存了人才歷次考評的場景，那么呈現(xiàn)在用人單位檔案利用者面前的便是一部各類人才成長的紀錄片。把立體的信息影音信息和紙質(zhì)檔案結合，就能全方位反映一名人才的信息，也能夠很好地克服新舊用人單位交接檔案過程中的不便和紕漏。

（三）加強對人事檔案的利用，克服閑置擺放的傾向。在檔案的利用和信息收集管理過程中應著重把握以下環(huán)節(jié)：一是個人述職。通過記錄干工作人員述職過程，可以得知工作人員的工作業(yè)績和履職盡責情況，以及工作人員本身的談吐舉止、氣質(zhì)形象，這對于以后考察各類人才具有十分重要的參考價值。二是面試。面試是地方政府機關和各類企事業(yè)單位普遍采用的手段，也是企事業(yè)單位中正在探索改進的一種方法。面試過程可以直接反映一個工作人員的心理素質(zhì)，應變能力等素質(zhì)。通過調(diào)閱工作人員歷次面試錄像，可以看到一名工作人員逐漸走向成熟的過程，具有重要的參考價值。三是綜合評定。按照考評實施辦法，公司在綜合評定階段考評組要召開會議，成員逐個發(fā)表意見，集體分析研究考評對象的主要優(yōu)點、缺點及特長，考評項目的檔次評定意見和培養(yǎng)使用建議。記錄此過程可有利于加強對考評過程的監(jiān)督，并全面反映工作人員的優(yōu)缺點。

（四）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和責任心。通過人事檔案的嚴密管理加強對人才的考評是公司正規(guī)化、制度化建設的集中反映。為了全面提高企事業(yè)檔案專職管理人員的業(yè)務素質(zhì)和管理水平，使檔案管理崗位專業(yè)化、規(guī)范化，各類用人單位要強化人力資源管理部門人員的責任心，探索對國內(nèi)企事業(yè)單位檔案專職管理人員進行崗位培訓，考試合格發(fā)給“崗位合格證書”，實行持證上崗制度，逐步實行持證上崗。為了認真開展這項工作，抓好在崗專職檔案管理人員的崗位培訓和持證上崗制度的落實，培養(yǎng)對象為從事企事業(yè)各級圖檔庫（室）的領導及專職檔案管理人員。培訓內(nèi)容為公司經(jīng)濟法與人力資源檔案管理法規(guī);檔案基本建設管理程序及文件材料;檔案保護技術;公共關系學;檔案現(xiàn)代化管理。 通過培訓使得企事業(yè)檔案管理人員對流動人才的檔案高度重視，能夠了解檔案專業(yè)的基本知識，熟悉檔案法規(guī)。了解企事業(yè)人事檔案管理和國內(nèi)企事業(yè)單位檔案管理的基本知識，熟悉國家、地方政府和企事業(yè)的檔案管理的政策、法規(guī)。了解計算機應用、網(wǎng)絡信息的知識。熟悉本單位和本部門建設的歷史與現(xiàn)狀。掌握人事檔案管理和工作程序。

（五）加強對檔案信息的保密。負責傳遞檔案和接收管理人事檔案的單位，要嚴格執(zhí)行信息系統(tǒng)安全保密規(guī)定，切實做好檔案信息網(wǎng)絡的安全保密工作，并結合本單位實際，建立檔案信息網(wǎng)絡安全保密制度;在企事業(yè)人事檔案信息網(wǎng)絡上提供查詢的檔案信息，必須經(jīng)過本單位領導和有關程序的審查批準;人才在流動過程中檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡終端必須采取嚴格有效的技術加密措施。

三、結語

總之，人才流動有利于提高經(jīng)濟活力并形成人才集聚優(yōu)勢，但是相關的人才流動檔案管理方法和制度機制更應該盡早完善，通過逐步完善對流動人才檔案的規(guī)范管理，為各類人才的流動和發(fā)展提供有力的保障。

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