醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化與信息管理機制研究

呂琳琳

【摘要】聲像檔案是一種比較特殊的載體檔案，其作為檔案的重要組成部分，廣泛利用光、電、磁等技術(shù)對豐富多彩的聲音、影像及時的記錄和保真的呈現(xiàn)。本文首先闡述了醫(yī)院聲像檔案的特點和含義，指出醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化內(nèi)容、步驟，并從夯實制度保障、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)、提高保管水平以及打造高素質(zhì)人才隊伍幾個方面提出醫(yī)院聲像檔案信息化管理機制和工作思路，以期為我國醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理提供可探索路徑和可參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;聲像檔案 ;數(shù)字化管理;機制;策略

一、醫(yī)院聲像檔案的含義及主要特性

醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)療機構(gòu)在從事醫(yī)療衛(wèi)生管理和臨床診療等活動中形成的以聲音和影像為載體的、具有保存價值的真實的歷史記錄。醫(yī)院聲像檔案作為特殊的載體檔案，與傳統(tǒng)的檔案相比較，具有直觀生動性、真實記錄性、形式多樣性以及保管特殊性等自身獨特的特性。

（一）直觀生動性。醫(yī)院的聲像檔案記錄了醫(yī)院在醫(yī)療管理和臨床診斷中形成的聲音和圖像，比如，CT片中原汁原味記載病人的身體癥狀等。因此，聲像檔案給人一種強烈的時代感和真實感，這是紙質(zhì)檔案無法代替的。

（二）載體的多樣化。眾所周知，紙質(zhì)檔案的載體是紙張，而聲像檔案的載體比較多樣化，包括音頻、視頻、照片、縮微膠片、磁帶和光盤等多種形式。

（三）真實記錄性。醫(yī)院聲像檔案的真實記錄性主要表現(xiàn)在其真實地記載診療、行政等活動的可視可聽性。為醫(yī)院的行政管理、病人查檔、醫(yī)療糾紛等提供第一手可靠的憑證。

（四）保管特殊性。聲像檔案是由光、磁、電等感光和磁性材料組成的，在保管條件上，與紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的區(qū)別。醫(yī)院聲像檔案保管條件的好壞直接決定著聲像檔案的“壽命”。

二、醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化的內(nèi)容、步驟及方法

（一）醫(yī)院照片檔案數(shù)字化的內(nèi)容、步驟及方法。1.照片檔案掃描方式的選擇。照片檔案一般分為彩色照片和黑白照片兩種形式。照片掃描方式的確定一般按照照片的顏色來獲取數(shù)字圖像。例如，有些年代久遠的老照片是黑白顏色的，經(jīng)過幾年以后開始泛黃，那么在掃描時，我們需要選擇的圖像保存模式設(shè)置為彩色模式，這樣輸出打印出來的照片更加接近原圖像。2.照片分辨率的確定。準確的分辨率的選擇能夠保證在照片的存儲和處理過程中的質(zhì)量度和清晰度。一般來說，分辨率的大小是由照片的最后使用目的來決定的。比如說，我們在進行照片掃描時，設(shè)置的分辨率過低，輸出的照片精度不清晰。反之，設(shè)置的分辨率過高會使生產(chǎn)文件體積過大，導(dǎo)致存儲空間不足。3.照片檔案的存儲格式。對照片進行掃描后，選擇哪種存儲格式比較好呢？應(yīng)當遵循保證照片色彩，同時還要考慮照片的大小和對比度等問題。照片檔案的存儲格式有TIFF和JPEG兩種方式。TIFF和JPEG兩種方式都各有優(yōu)點和缺點，TIFF格式的圖像比較大，打印效果好，是無損失壓縮圖像，但占用空間很大。JPEG格式的圖像是將圖像進行壓縮，方便網(wǎng)絡(luò)傳輸，雖然不影響瀏覽效果，但打印效果較差。4.數(shù)字圖像階調(diào)受位深的影響。黑、白、灰色和彩色信息是位圖圖像中的主要像素代表。比特位數(shù)是用來衡量計算機記錄中的每個像素的光亮信息的。比如說，如果只使用一位來記錄像素信息，其像素只能選擇白色或者黑色;那如果使用二位代表像素信息，有黑、白、灰、彩色可能表示灰度的區(qū)別，8位有256級的灰度，24位信息能夠提供1.6千萬個可能的顏色。位深是數(shù)字圖像反映顏色精度的重要指標，使用位數(shù)越高，描述的灰度級越高。

（二）醫(yī)院音頻檔案數(shù)字化的內(nèi)容、步驟及方法。1.前期準備。首先醫(yī)院要研究錄音磁帶的數(shù)字化計劃，合理安排數(shù)字次序;然后對擬進行數(shù)字化的錄音磁帶的質(zhì)量和完整性查驗。2.確定轉(zhuǎn)錄參數(shù)。根據(jù)聲音質(zhì)量選擇參數(shù)，采樣頻率可選擇44.1Hz或更低的;聲音樣本的大小可選用16位或更低的。

3.數(shù)字化轉(zhuǎn)錄。通過錄音機播放磁帶，進行轉(zhuǎn)錄。轉(zhuǎn)錄過程實際就是把模擬聲音信號變成數(shù)字信號。4.生成文件并刻錄光盤備份、填寫文件說明。

三、構(gòu)建醫(yī)院聲像檔案管理的機制及工作思路

目前，我國醫(yī)院的聲像檔案管理中還普遍存在意識不強、重視不夠、職責不明晰、收集不齊全、制度和管理不健全等相關(guān)問題。下面筆者從夯實制度保障、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)、提高聲像檔案保管水平以及打造高素質(zhì)人才隊伍四個方面展開探討。

（一）提高重視，夯實醫(yī)院聲像檔案制度保障。1.提高重視是關(guān)鍵。據(jù)調(diào)研，有些醫(yī)院管理中對于聲像照片檔案的管理不夠重視，沒有意識到聲像檔案的重要作用和重要價值。聲像檔案的管理工作僅僅依靠檔案館（室）的力量是遠遠不夠的，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、檔案室人員的宣傳以及用戶檔案意識的提高三方面的共同努力。2.制度保障。醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)相關(guān)的《檔案法》、國家檔案局頒布的《磁性載體檔案的管理與保護規(guī)范》以及《照片檔案管理規(guī)范》等檔案法規(guī)，并依據(jù)各個醫(yī)院自身的特點和具體情況制定并實施適合自己的聲像檔案管理制度，只有制定了明確、詳細的聲像檔案管理條例，才能讓聲像檔案管理工作有法可依、有據(jù)可查。

（二）加強保密建設(shè)醫(yī)院聲像檔案管理系統(tǒng)。首先，開發(fā)完善的、標準的聲像檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，遵循檔案的文件生命周期理論，從源頭上確保聲像檔案的收集齊全完整。同時，建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，將聲像檔案按照類別、年度、內(nèi)容、形成時間進行有序的結(jié)構(gòu)性整理，并且要對重要的聲像檔案加強保密管理，網(wǎng)絡(luò)管理員要定期對聲像檔案管理系統(tǒng)進行維護、更新。其次，對于在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)上保管的聲像檔案，要保留電子檔案運行的原數(shù)據(jù)和提供利用的記錄，有穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)確保聲像檔案能夠運行和保存，在聲像檔案相關(guān)數(shù)據(jù)合理轉(zhuǎn)化的過程中，要保證聲像檔案的安全，防止病毒入侵。檔案保管外包機構(gòu)要經(jīng)常對管理軟件、防火墻軟件等進行升級，在一定程度上，可設(shè)置檔案上傳和下載的安全等級。

（三）經(jīng)費保障提升醫(yī)院聲像檔案的保管水平。1996年1月1日，國家檔案局頒布的《磁性載體檔案的管理與保護規(guī)范》中對磁性載體檔案的保存環(huán)境、管理制度等進行嚴格規(guī)定。一般情況下，庫房溫度控制在15℃-27℃范圍內(nèi)，濕度控制在40%-60%范圍內(nèi);每晝夜波動幅度溫度在±3℃范圍之內(nèi)、相對濕度在±5%范圍之內(nèi)。同時做好防潮、防光、防污染、防蟲等工作。另外，聲像檔案的保管條件比較高，因此，醫(yī)院應(yīng)該盡全力改善聲像檔案的庫房保管條件，投入經(jīng)費保障。

（四）終身學(xué)習加強醫(yī)院檔案管理者人才隊伍建設(shè)。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理給醫(yī)院檔案管理者提出更高的要求，醫(yī)院檔案管理者只有不斷地豐富自己、提升自己，才能在信息化浪潮中不被淘汰，才能適應(yīng)時代發(fā)展的需要。首先，打造一批高素質(zhì)的醫(yī)院檔案工作者隊伍，提高檔案工作者的主觀能動性和積極性，增強檔案工作者的專業(yè)知識水平和信息化水平。其次，結(jié)合聲像檔案管理的模式，定期組織醫(yī)院檔案工作者參加培訓(xùn)，聽專家講座，增強他們的職業(yè)素養(yǎng)。最后，聲像檔案管理者應(yīng)樹立終身學(xué)習的思想，用豐富的理論知識武裝自己，掌握最新的聲像檔案管理動態(tài)，關(guān)注信息領(lǐng)域的更新與升級。

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