新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

史曉東

【摘要】檔案管理工作是一項復(fù)雜、繁瑣的事務(wù)，在檔案管理工作中不僅要保證檔案資料的真實(shí)準(zhǔn)確可靠，也要保證檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、專業(yè)，為此，就要不斷的提升檔案管理人員的水平，為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。在新形勢下信息技術(shù)得到了長足的發(fā)展，為檔案管理的智能化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化創(chuàng)造了條件，因此，做好新形勢下的檔案管理工作已成為一個重要的話題?，F(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范性進(jìn)行探討，以促進(jìn)新形勢下檔案管理水平的提升。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;規(guī)范化;工作

其實(shí)檔案管理工作是一項十分重要的工作，是事關(guān)單位人才管理和各項活動的基礎(chǔ)，是對單位歷史足跡的記錄。良好的檔案管理工作有助于單位的發(fā)展和進(jìn)步，也是新形勢下對檔案管理工作的要求。不過，由于人們的傳統(tǒng)的觀念的影響，很多的單位對檔案管理工作不重視，這樣也導(dǎo)致了檔案管理的不規(guī)范、不專業(yè)，存在檔案丟失、遺漏、保管不當(dāng)?shù)葐栴}，對檔案的正常使用造成很大的影響，因此，在新形勢下要與時俱進(jìn)做好檔案的管理工作，使其為單位的發(fā)展和建設(shè)提供更好的服務(wù)。

一、檔案管理工作的重要意義

在新時期下檔案的管理工作也發(fā)生了重要的變化，檔案在單位的發(fā)展過程中的作用越來越明顯。因此，必須要做好檔案的管理工作，使檔案資料能夠更好的為單位的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。檔案資料是對單位歷史的真實(shí)記錄，從檔案資料中單位的決策者可以充分了解單位的發(fā)展變化情況，從而能夠制定出相應(yīng)的對策措施，以促進(jìn)單位的各項事務(wù)的發(fā)展。同時，完善、規(guī)范的檔案資料可以為單位的決策者提供重要的依據(jù)，為單位的長遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)展創(chuàng)造條件，對提高單位的競爭力有重要的作用。在新的歷史條件下，更要更新檔案的管理形式，充分發(fā)揮檔案管理的功能與效應(yīng)，使檔案管理為單位的發(fā)展提供有利的證據(jù)，因此，作為一名檔案管理工作人員也要更新管理理念，采用多樣化的檔案管理手段，充分發(fā)揮檔案管理的作用，為提升單位的整體形象服務(wù)。

二、新形勢下檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理的各項規(guī)章制度

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中人們的思想觀念比較落后，把檔案管理看成是一項可有可無的工作，也沒有專門的檔案管理人員，即使有檔案管理員也是兼職的，致使檔案管理工作不規(guī)范，同時，檔案管理的規(guī)章制度也不健全，不能發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作越來越受到重視，并且檔案管理在單位的各項事務(wù)中的作用也越來越明顯。因此，人們逐漸意識到了檔案管理工作的重要性。另外，為了規(guī)范檔案管理，各單位也制定了完善的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循有制度可依。檔案管理規(guī)章制度在制定時要根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行，從檔案的人員分配、檔案工作的主要內(nèi)容、對檔案工作的具有要求、檔案管理的軟硬件設(shè)施等方面進(jìn)行管理，使檔案管理工作的制度能夠滿足社會形勢的需求。

（二）更新檔案管理理念

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的理念也發(fā)生很大的變化。傳統(tǒng)的檔案管理只是把檔案當(dāng)做一種文字資料進(jìn)行保管，一般情況下檔案信息只是作為一種憑證，因而對檔案管理人員的要求也不高，既使沒有專業(yè)化的檔案知識也能應(yīng)付檔案的管理工作，而在信息技術(shù)下檔案資料正為單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來更大的效益，檔案資源的理念價值已經(jīng)發(fā)生改變。因此，在新形勢下作為一名檔案管理人員要不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以改變過去那種檔案管理不規(guī)范、不專業(yè)的現(xiàn)象，隨著檔案管理的信息化的推進(jìn)，新知識、新技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛的運(yùn)用，為此，檔案管理人員一定要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，提高檔案管理的專業(yè)化水平，以適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理的信息化工作

在現(xiàn)階段隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)在各行各業(yè)都得到了長足的發(fā)展和應(yīng)用。檔案管理工作也不例外，在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理能有效的提升檔案的管理水平，提高檔案的管理效率，為適應(yīng)時代的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。為此，在檔案管理過程中要探索采用檔案管理軟件，找出適合本單位的管理方式，以提高檔案管理的有效性。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中很多的操作都是人工進(jìn)行的，例如檔案的錄入和查閱等，不僅工作量大、效率低，而且紙質(zhì)的文檔也不容易保存，更不容易備份，一旦出現(xiàn)丟失將無法彌補(bǔ)，或者是保存時間久了出現(xiàn)字跡不清的現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響著檔案的使用。而通過對檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理，采用計算機(jī)進(jìn)行操作，在檔案的錄入、查閱、更改等方面更加的方便快捷，有效的提高了檔案的管理效率。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理不僅要加大信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，大力推進(jìn)數(shù)字化的管理體系，建設(shè)館藏檔案數(shù)據(jù)庫，以網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理體系為基礎(chǔ)，對檔案管理進(jìn)行科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理，同時，為了方便各單位檔案管理之間的信息交流，要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，推動新形勢下的檔案管理的信息化的進(jìn)程。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中對檔案管理人員的要求也不是很高，甚至有些單位的檔案管理人員都是兼職的，因而造成檔案的管理水平也不是很高，檔案管理工作不規(guī)范，不標(biāo)準(zhǔn)。而在信息化的檔案管理形式下，對檔案管理人員的要求比較高，不僅要求檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、規(guī)范化，也要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識，能夠適應(yīng)新形勢下的信息化發(fā)展的要求，能夠利用計算機(jī)對檔案資料進(jìn)行信息化的管理，因此，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，或者是定期不定期聘請檔案方面管理的專家進(jìn)行講座，使他們能夠掌握檔案管理專業(yè)的新要求、新規(guī)范、新工藝，從而能夠為適應(yīng)檔案管理的發(fā)展服好務(wù);同時，在實(shí)際的工作過程中還要對檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，以規(guī)范其工作的工序和流程;不同的單位之間還可就檔案管理進(jìn)行交流，相互溝通檔案管理的方法、策略，以發(fā)現(xiàn)工作中的不足從而能夠有針對性的進(jìn)行改進(jìn)，以保證檔案管理工作的規(guī)范化。

總的說來，在新形勢下隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位要探索檔案管理的信息化之路，推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，以規(guī)范檔案的管理工作。在新形勢下檔案管理是事關(guān)單位的發(fā)展和進(jìn)步的大事，通過對檔案資料的規(guī)范化管理，以保證檔案的真實(shí)性與完整性，提升檔案的利用率，為更好的做好各單位的人員管理和經(jīng)濟(jì)活動奠定基礎(chǔ)。

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