對高校智能財務(wù)報銷工作的思考

陳張瑩

摘 要：隨著數(shù)字化及AI技術(shù)的廣泛應(yīng)用，并深刻影響著全國各行各業(yè)，包括對財務(wù)工作方式及財務(wù)行業(yè)帶來新的思考與考驗。本文旨在從提升財務(wù)信息化水平的角度，提出對智能財務(wù)報銷工作的建議，助力高校財務(wù)流程再造，實現(xiàn)云報銷，便捷財務(wù)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：智能報銷 ?數(shù)字化

財務(wù)信息化推廣所體現(xiàn)的便利與高效性，正在逐步引起高校財務(wù)行業(yè)的重視，但距離智能財務(wù)報銷與數(shù)字化財務(wù)服務(wù)，還有一定的差距。本文主要從高校財務(wù)報銷目前的現(xiàn)狀、發(fā)展的趨勢、具體建議及需要提供的保障這幾方面加以論述。

一、高校財務(wù)報銷的現(xiàn)狀

財務(wù)行業(yè)經(jīng)過多年的發(fā)展，從會計電算化已過渡到財務(wù)信息化的時代，很多高校已實現(xiàn)了財務(wù)報銷網(wǎng)上預(yù)約、收入申報線上操作或是系統(tǒng)成功對接等財務(wù)報銷基本配置工作，雖也購置了自助投遞設(shè)備，但依舊是線下審批簽字后直接投遞，返單率較高，在給教職工提供一定便利的同時，極大的增加了財務(wù)的返工工作量。目前隨著高校事業(yè)發(fā)展，許多高校存在多個校區(qū)，報銷單據(jù)經(jīng)費負責(zé)人跑簽成為困擾教職工的一個亟待解決的問題。遇到緊急情況，通過微信截圖或者郵件審批打印作為附件，后續(xù)的整理工作量巨大，非長久之計。智能財務(wù)報銷雖喊了幾年，未見整體行業(yè)的實質(zhì)性舉動，如遇公共危機事件，有可能引發(fā)的各種影響，有必要引起財務(wù)行業(yè)的重視。

二、推行智能財務(wù)報銷是高校財務(wù)事業(yè)發(fā)展的重要方向

隨著數(shù)字化與AI技術(shù)在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，未來的財務(wù)事業(yè)發(fā)展方向必然與數(shù)字化和AI智能強相關(guān)。許多建立共享財務(wù)模式的集團或者是跨國企業(yè)，已在此AI領(lǐng)域率先嘗試，線上傳遞單據(jù)、移動審批、銀企直連、財稅聯(lián)通，無需面對面，遠程一步到位，顯示了智能財務(wù)報銷強大的優(yōu)越性。未來財務(wù)的發(fā)展，更是不受時間和空間地理位置的限制，推行智能財務(wù)報銷是適應(yīng)這一趨勢，也是高校財務(wù)事業(yè)重要發(fā)展方向。

三、推行智能財務(wù)報銷的具體舉措

（一）依托信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

線上提交單據(jù)。從面對面教職工送單據(jù)至財務(wù)處，財務(wù)人員審核單據(jù)，當(dāng)面或者電話溝通問題，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^延伸網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)功能，將每項報銷業(yè)務(wù)類型分類，需要哪些附件進行類型鎖定，上傳附件照片，手機終端端或者pc端提交。

線上審批。完成線上單據(jù)提交后，業(yè)務(wù)流程直接轉(zhuǎn)到項目所屬的經(jīng)費負責(zé)人線上審批流程，這個流程也需要根據(jù)各個高校既定的財務(wù)授權(quán)審批制度結(jié)合內(nèi)部控制制度進行合理精準的設(shè)計，實現(xiàn)從線下轉(zhuǎn)移到線上的高效嚴格執(zhí)行，這個環(huán)節(jié)也是需要耗費大量時間和精力。

線上財務(wù)審核。待業(yè)務(wù)審批流程結(jié)束后自動跳轉(zhuǎn)至財務(wù)人員審核流程。從筆者近兩年的具體財務(wù)實踐中，這里可以有一個細節(jié)的改進操作。網(wǎng)上審核系統(tǒng)需要借助AI智能識別技術(shù)，將上傳的票據(jù)提取關(guān)鍵信息，例如差旅費中的機票行程單，提取乘機人姓名、人數(shù)、行程、金額。增值稅發(fā)票提取開票信息、開票內(nèi)容及金額等，實現(xiàn)原始單據(jù)的數(shù)字化，提升財務(wù)人員審核效率與準確率。

配合自助單據(jù)投遞。待線上財務(wù)審核無誤后，方可打印制式審核無誤確認單，將原始單據(jù)一并投遞至自助投遞機。此確認單作為財務(wù)人員辨識此單據(jù)前期已經(jīng)過審核的重要依據(jù)可以有效地與線下單據(jù)作區(qū)分。財務(wù)人員每天定時至指定地點領(lǐng)取單據(jù)，真正實現(xiàn)財務(wù)報銷全程零接觸。

（二）云端操作，簡化審核與報銷手續(xù)

云辦公。借助遠程連接和vpn設(shè)置，實現(xiàn)財務(wù)人員與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不受地域限制影響，不在辦公室一樣也能完成財務(wù)相關(guān)操作。同時內(nèi)嵌財務(wù)管理規(guī)則，將標準轉(zhuǎn)化為程序語言，用系統(tǒng)代替人為判斷，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提單環(huán)節(jié)即設(shè)置“關(guān)卡”，確保單據(jù)的準確性，提高財務(wù)人員處理單據(jù)的效率與準確率。

減業(yè)務(wù)。聯(lián)動商旅、采購平臺，從源頭減少審核與報銷數(shù)量。通過引入第三方商旅服務(wù)平臺解決教職工差旅問題，引入日常辦公用品及固定資產(chǎn)采購平臺，不再進行逐單報銷付款，采用定期結(jié)算的方式，教職工無需墊付資金，采用凍結(jié)項目經(jīng)費卡的方式，由財務(wù)處定期與供應(yīng)商結(jié)算，極大的降低業(yè)務(wù)量。

（三）以智能財務(wù)報銷為依托，不斷擴展外延功能

預(yù)借發(fā)票系統(tǒng)。隨著高校事業(yè)發(fā)展，科研與非科研業(yè)務(wù)對發(fā)票的需求量劇增，依靠傳統(tǒng)手工開票，無法再滿足業(yè)務(wù)的需求，教職工的痛點之一也往往來自于此。使用預(yù)借開票系統(tǒng)，并與財務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)遠程批量開票。預(yù)借開票系統(tǒng)提供票據(jù)的原始資料上傳，內(nèi)置財務(wù)和科研院等相關(guān)部門的審核流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)人員與財務(wù)人員零接觸。開票信息使用excel表格導(dǎo)入，實現(xiàn)批量開票，滿足大型會議的開票需求量。

合同管理系統(tǒng)。實現(xiàn)前端業(yè)務(wù)管控，合同信息對接財務(wù)報賬系統(tǒng)，通過合同號等字段與財務(wù)報銷單據(jù)關(guān)聯(lián)，免去教職工重復(fù)提交合同等附件。同時提取合同中關(guān)鍵付款信息，財務(wù)系統(tǒng)自動匹配校驗報銷付款數(shù)據(jù)，確保資金安全，降低付款風(fēng)險。

電子檔案系統(tǒng)。財務(wù)憑證檔案電子化，為高?？蒲许椖拷Y(jié)題審計、上級各項檢查提供遠程線上支持，節(jié)約學(xué)校的時間和人力。電子檔案分類管理，需要與實物管理一體化。建議可以由專業(yè)第三方服務(wù)機構(gòu)介入，提供憑證電子化的掃描上傳系統(tǒng)并且與實物的憑證管理。

四、推行財務(wù)智能報銷的幾點思考

AI技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化應(yīng)用，就像是一把科技的雙刃劍，在提高財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率，享受信息化提供便利的同時，也需要警惕系統(tǒng)安全等潛在風(fēng)險問題。

（一）系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性

需要重點考慮系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性以及做好數(shù)據(jù)備份。網(wǎng)上審批系統(tǒng)考慮通過CA認證、短信授權(quán)簽字等方式確保經(jīng)費負責(zé)人本人授權(quán)使用。紙質(zhì)單據(jù)的簽字應(yīng)考慮水印等不可輕易被仿制的方式杜絕人為造假。

（二）系統(tǒng)配置與穩(wěn)定性

根據(jù)系統(tǒng)運行對服務(wù)器配置，包括存儲空間、內(nèi)存、CPU的需求，提供足夠的高配置與服務(wù)器容量，支持系統(tǒng)的高配置需求，滿足高峰時段系統(tǒng)的正常運行以及系統(tǒng)升級和數(shù)據(jù)傳輸?shù)男枰?，同時，密切關(guān)注每一次系統(tǒng)升級后對服務(wù)器性能的耗用情況，及時提升配置。

（三）人員與經(jīng)費的持續(xù)投入

財務(wù)信息化是一個系統(tǒng)工程，需要從頂層設(shè)計進行系統(tǒng)化的思考，需要管理者從根本上予以重視，設(shè)備、系統(tǒng)都需要專項資金作保障，同時建議高校能夠成立信息化科室或者是專項工作小組，專職服務(wù)于高校智能財務(wù)報銷系統(tǒng)的研究與推進。

五、結(jié)束語

隨著數(shù)字化及AI智能的逐步應(yīng)用，使我們更加認識到財務(wù)信息化的重要性。筆者通過對智能財務(wù)報銷工作的思考，拋磚引玉，希望有更多財務(wù)信息化專業(yè)人員投入到此進行更加深入的研究與實踐。

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