試論如何做好醫(yī)院檔案管理保密工作

劉艷軍

【摘要】檔案是醫(yī)院重要的資料，也是醫(yī)院重要的資源，其中還包括許多保密性的資料，是醫(yī)院寶貴的財(cái)富，因此有必要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的保密性工作?；诖耍疚闹饕接懙氖侨绾巫龊冕t(yī)院檔案管理的保密工作，希望能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院的檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;保密

檔案是人們各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的不同形式的、具有保存價(jià)值的原始記錄，因此醫(yī)院檔案也是醫(yī)院各項(xiàng)工作產(chǎn)生檔案，包括醫(yī)療檔案、人事檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等等，這些都對醫(yī)院管理層決策及醫(yī)院的發(fā)展有著巨大的價(jià)值，也對醫(yī)院后續(xù)各項(xiàng)活動(dòng)開展有著重要的指導(dǎo)作用。

一、醫(yī)院檔案管理保密的重要性

在檔案管理工作中，檔案保密是重要的內(nèi)容之一。在信息時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案信息越來越多，而且涉及范圍非常廣，是醫(yī)院重要的財(cái)富，其關(guān)乎著醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的切身利益，也影響著醫(yī)院的發(fā)展，是醫(yī)院管理層進(jìn)行相關(guān)決策的重要依據(jù)。同時(shí)，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院檔案的不同性質(zhì)，具體分為病例檔案、人事檔案、辦公室檔案等幾類，再根據(jù)檔案的類型還可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種?？梢?，醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療工作、人事資源、內(nèi)部管理的重要記錄，是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。比如，關(guān)于醫(yī)學(xué)成果的檔案資料，關(guān)系著醫(yī)院的專利申請，屬于醫(yī)院保密性非常強(qiáng)的檔案信息;人事檔案與醫(yī)院檔案也包含著醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員及患者的私人信息，這些信息如果不能妥善進(jìn)行保密管理，則很有可能會(huì)損害個(gè)人的權(quán)益，甚至影響醫(yī)院在群眾心中的形象。因此，在當(dāng)前背景下，醫(yī)院必須要做好檔案管理的保密工作，要采取科學(xué)合理的措施妥善管理，以此提高醫(yī)院檔案管理的水平，從而提高醫(yī)院在競爭激烈的市場環(huán)境中的核心競爭力。

二、醫(yī)院檔案管理保密工作主要存在的問題

（一）檔案保密意識(shí)薄弱

目前在醫(yī)院檔案管理工作中，相關(guān)人員的檔案保密意識(shí)較為薄弱，在實(shí)際的檔案管理工作中，未能正確地認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性，缺乏警惕性，尤其是在信息大爆炸的時(shí)代背景下，如果缺乏檔案保密意識(shí)，勢必會(huì)衍生出許多信息泄露、信息安全的問題，不僅不利于醫(yī)院檔案管理保密工作的效率與質(zhì)量，而且也會(huì)影響醫(yī)院運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性。

（二）檔案保密制度不完善

《保密法》是檔案管理保密工作的重要法律法規(guī)，但是實(shí)際的工作中，大多數(shù)醫(yī)院基本不會(huì)依據(jù)現(xiàn)行的法律法規(guī)要求及醫(yī)院的實(shí)際情況制定出行之有效的檔案管理保密制度，往往存在檔案信息泄露的問題，也難以采取有效的解決措施。因此還需要醫(yī)院檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案保密的重要性，在實(shí)際的工作中采取有效的保密措施，妥善解決醫(yī)院檔案保密工作中存在的問題。

三、做好醫(yī)院檔案管理保密工作的措施

（一）明確保密檔案的范圍

要想做好醫(yī)院檔案管理保密工作，首先應(yīng)當(dāng)明確保密檔案的范圍，就是要對醫(yī)院當(dāng)前所有的檔案資料進(jìn)行整理和歸類，劃分出哪些檔案資料屬于保密性資料，哪些屬于非保密性資料，然后再依據(jù)重要程度將劃分出的保密性資料進(jìn)行保密等級(jí)的劃分，最后再依據(jù)保密檔案的范圍及保密等級(jí)針對性的進(jìn)行管理，利用各種不同的管理措施和技術(shù)手段加強(qiáng)保密檔案的管理，確保這部分保密檔案不會(huì)泄露。

（二）制定完善的檔案保密管理制度

做好醫(yī)院檔案管理保密工作，還需要醫(yī)院組織相關(guān)檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《保密法》，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求，建立完善的檔案保密管理制度，同時(shí)也要在實(shí)際工作中認(rèn)真落實(shí)和貫徹，以此做好醫(yī)院檔案管理保密工作。此外，醫(yī)院還需要通過檔案保密管理制度對檔案管理人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范，明確其工作職責(zé)，使其能夠正確地認(rèn)識(shí)到檔案管理保密的重要性，從而做好檔案管理的保密工作。

（三）落實(shí)檔案保密工作職責(zé)

落實(shí)檔案保密工作職責(zé)也是做好醫(yī)院檔案管理保密工作的重要舉措之一。具體而言，醫(yī)院管理層要重視檔案管理及檔案保密工作的開展，并落實(shí)檔案保密工作相關(guān)責(zé)任人，明確檔案管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)為主要負(fù)責(zé)人，并成立領(lǐng)導(dǎo)小組，指導(dǎo)進(jìn)行醫(yī)院檔案的保密蓋公章，保證檔案保密工作的有效性。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)小組要明確檔案保密工作的部署和要求，針對檔案保密工作中存在的問題，要采取有效的措施加以解決。此外，應(yīng)當(dāng)將檔案保密工作作為醫(yī)院年度考核管理中重要內(nèi)容，以此充分落實(shí)檔案保密工作的開展。

（四）加強(qiáng)保密檔案歸檔及保管

（1）醫(yī)院檔案管理人員要正確認(rèn)識(shí)檔案保密期限及保管期限兩個(gè)不同的概念，在實(shí)際的檔案管理工作中，要正確地劃分出各項(xiàng)檔案資料的重要性程度，以此明確檔案資料的保密期限和保管期限。通常情況下，保密檔案大致分為三個(gè)保密等級(jí)，分別是秘密、機(jī)密、絕密，檔案管理人員要根據(jù)這三個(gè)保密等級(jí)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行分別保管，不得私自更改其保密期限、保密等級(jí)及保管期限。根據(jù)我國相關(guān)的檔案保密期限的法律規(guī)定，各個(gè)保密等級(jí)的保密檔案的保密期限不同，秘密檔案的保密期限不得超過10年，機(jī)密檔案的保密期限不得超過20年，而絕密檔案的保密期限則是不得超過30年。因此，醫(yī)院檔案管理人員在對保密檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，首先要明確保密檔案的保密等級(jí)，在實(shí)際的保管工作中，要嚴(yán)格按照保密文件的保管要求進(jìn)行，也要按照檔案利用的要求進(jìn)行。

（2）醫(yī)院檔案管理人員要加強(qiáng)保密檔案的日常管理，要嚴(yán)格按照保密檔案管理制度的規(guī)定，首先要明確檔案借閱人員是否具有調(diào)閱保密檔案的權(quán)限，然后就是要嚴(yán)格要求借閱人員進(jìn)行簽字，不遺漏任何環(huán)節(jié)。同時(shí)，檔案管理人員要定期檢查保密檔案，包括保密檔案數(shù)量的清點(diǎn)、保存環(huán)境的檢查等，查看是否存在保密檔案丟失、損壞及保存環(huán)境變化等情況，如果存在這些情況要及時(shí)采取有效的措施解決。此外，對于電子保密檔案，在計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存過程中要設(shè)置密碼和系統(tǒng)防火墻，避免保密檔案被泄露、被盜，應(yīng)當(dāng)要求電子保密檔案在存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)時(shí)不得聯(lián)網(wǎng)。

（五）做好檔案利用時(shí)的保密工作

首先，要加大檔案利用的監(jiān)管力度，在相關(guān)人員借閱保密檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行簽字程序，明確借閱人員的身份、借閱權(quán)限及借閱目的等，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)向借閱人員說明清楚保密檔案的有關(guān)規(guī)定，并強(qiáng)化保密檔案借閱過程中的監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)借閱人員存在不合規(guī)行為，要及時(shí)制止并上級(jí)部門匯報(bào)。其次，檔案管理人員要正確處理檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系，在實(shí)際的工作中，應(yīng)當(dāng)以保密為前提進(jìn)行保密檔案的利用，尤其是絕密性的檔案，更要強(qiáng)調(diào)檔案的保密性，應(yīng)當(dāng)不能夠隨便給予參考和閱覽。

（六）加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

（1）完善檔案室的保密設(shè)施，醫(yī)院要加強(qiáng)檔案室保密設(shè)施的建設(shè)，首先是要將檔案管理人員的辦公室與檔案室隔離開，其次是要將檔案室和借閱室隔離開，避免閑雜人等進(jìn)入檔案室，然后就是要安裝相應(yīng)的防盜裝置，如監(jiān)控系統(tǒng)、防盜門窗等，實(shí)現(xiàn)全方位的24小時(shí)監(jiān)控，最后就是要落實(shí)檔案管理人員的職責(zé)，不得允許無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，防止保密檔案被泄露

（2）加強(qiáng)信息保密技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，但是由于電子信息技術(shù)更新?lián)Q代的速度較快，所以在實(shí)際應(yīng)用過程中，還需要注重各種安全風(fēng)險(xiǎn)的防范，加強(qiáng)信息安全的管理。首先，要加大信息建設(shè)的投入，在完善基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)應(yīng)當(dāng)充分考慮各項(xiàng)硬件軟件的質(zhì)量及先進(jìn)性，避免硬件損壞或者軟件漏洞使得保密資料丟失;其次是要做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)工作，可以聯(lián)合相關(guān)的技術(shù)型企業(yè)，定期對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，從而保障保密檔案的安全。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案管理保密工作非常重要，關(guān)系著醫(yī)院的發(fā)展，因此醫(yī)院要重視檔案保密工作的開展，針對檔案保密工作中存在的不足，要采取有效的措施解決，以此提高檔案保密工作的水平。

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