探討加強(qiáng)檔案的完整性和規(guī)范性研究

李健雄

【摘要】近年來檔案管理的重要性愈發(fā)受人關(guān)注，能否完整、規(guī)范的完成檔案管理是判斷一個(gè)機(jī)構(gòu)行政能力是否出色的重要標(biāo)準(zhǔn)。本文基于檔案管理的重要價(jià)值，對(duì)檔案管理中常見的問題進(jìn)行分析，并對(duì)機(jī)構(gòu)如何建設(shè)先進(jìn)完善的檔案管理機(jī)制提出具有建設(shè)性的意見。

【關(guān)鍵詞】檔案采集;獎(jiǎng)懲機(jī)制;系統(tǒng)管理

前言：檔案是各個(gè)機(jī)構(gòu)中以紙質(zhì)或電子形式保存的重要資料文件，檔案的管理對(duì)任何一個(gè)機(jī)構(gòu)來說都是不可避免的重要工作，其管理方式應(yīng)具有完整性、規(guī)范性，且能直接體現(xiàn)機(jī)構(gòu)各個(gè)部門運(yùn)作的基本特點(diǎn)。但現(xiàn)在很多機(jī)構(gòu)都忽視了檔案管理的重要性，造成整個(gè)機(jī)構(gòu)管理陷入混亂，發(fā)展趨于停滯。

一、檔案管理工作的意義與問題

檔案具有長(zhǎng)期保存性，其能詳盡的反映出機(jī)構(gòu)的運(yùn)作情況，以及機(jī)構(gòu)各級(jí)部門的詳細(xì)信息與組織情況，是機(jī)構(gòu)制定管理措施的重要依據(jù)。根據(jù)檔案，機(jī)構(gòu)可以了解本單位內(nèi)的人事調(diào)動(dòng)、作業(yè)進(jìn)度、財(cái)政收支情況，在諸如基建工程單位中，還可以通過建立檔案完善對(duì)整個(gè)施工過程的管理，保證工程能高質(zhì)量完成。

當(dāng)前，很多機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作普遍不重視，導(dǎo)致檔案管理制度不完善，甚至十分混亂。在檔案采集整理中，存在采集率低、重復(fù)采集的情況，采集完成的檔案歸檔、移交工作不注重時(shí)效性，使得采集的信息未發(fā)揮作用便已過期。此外很多機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案收集缺乏規(guī)范性，極大的影響了檔案的收集、管理效率。

二、加強(qiáng)檔案完整性和規(guī)范性的具體措施

（一）提高對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)

我國(guó)當(dāng)前的檔案管理改革趨勢(shì)逐漸走向信息化、市場(chǎng)化，各機(jī)構(gòu)檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)，構(gòu)建符合新時(shí)代的檔案管理體系，加強(qiáng)管理意識(shí)與擔(dān)當(dāng)。檔案的很多細(xì)節(jié)要和多部門聯(lián)合制定，管理者應(yīng)與各部門加強(qiáng)溝通，注意盡可能詳盡可靠的收集信息，保證檔案制作的完整性。同時(shí)要制定規(guī)范化的管理制度，保證檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須清醒的意識(shí)到到檔案工作的重要性，明白其對(duì)機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要積極作用，樹立其大局觀、全局觀、促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案管理建設(shè)的良性發(fā)展。此外還要建立起有效的獎(jiǎng)懲制度，提高管理人員工作積極性，加大資金投入，提高管理所需要的硬件條件，以保證整個(gè)檔案管理機(jī)制的有效運(yùn)行。

（二）嚴(yán)格遵循檔案建設(shè)工作基本原則

在建立檔案管理制度時(shí)必須遵守檔案管理的基本原則，必須建立健全、完善可靠的檔案管理與檢查機(jī)制，為檔案管理的完整性、規(guī)范性提供保障。在檔案管理中，制定明確的獎(jiǎng)懲制度，保證監(jiān)察執(zhí)行力，對(duì)失誤的現(xiàn)象進(jìn)行審查，對(duì)成功的案例進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以此提高管理人員的積極性與責(zé)任心，同時(shí)獎(jiǎng)懲制度亦適用于各機(jī)構(gòu)普通工作人員，通過合理的獎(jiǎng)懲措施可以提升工作人員的責(zé)任精神，從而保證其所上交資料的真實(shí)性，消滅虛報(bào)、瞞報(bào)的行為，激勵(lì)大家自覺養(yǎng)成歸檔意識(shí)。此外檔案應(yīng)錄用專業(yè)人員管理，管理人員必須克盡厥責(zé)，注重查缺補(bǔ)漏，保證檔案的完整性，憑借其過硬的專業(yè)知識(shí)與思想意識(shí)，為機(jī)構(gòu)建成完善、規(guī)范性的檔案管理制度做出貢獻(xiàn)。

（三）完善檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)

檔案管理的規(guī)范性建設(shè)主要靠建立完備的規(guī)章制度，機(jī)構(gòu)要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定適合于自身的管理制度，保證整個(gè)檔案整理工作穩(wěn)步、有序進(jìn)行。檔案的管理制度應(yīng)覆蓋全機(jī)構(gòu)工作的各個(gè)方面，明確檔案的收集、審核、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體流程，明確檔案管理人員的工作步驟、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，使得整個(gè)檔案工作制度化科學(xué)化，得以建立健全的管理體系。管理體系一旦建成，其優(yōu)點(diǎn)顯而易見，例如在杭州市規(guī)劃局，館藏檔案2.4萬卷，但通過制定先進(jìn)的管理制度，將檔案分門別類的保存，人們至今都可以很輕易的找到所需檔案。此外在管理制度完善的同時(shí)，我們還應(yīng)注意各部門之間的檔案交流制度，完善各部門在檔案采集管理中的職責(zé)與義務(wù)，在更大范圍內(nèi)完善檔案管理制度。

（四）提升檔案管理人員的專業(yè)性

我國(guó)并不缺少檔案管理相關(guān)人才，但很多機(jī)構(gòu)卻沒有聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人才管理檔案，忽視檔案管理的重要意義，造成檔案管理混亂、遺失，甚至有部分機(jī)構(gòu)沒有建立專門的檔案管理部門，沒有建立科學(xué)、系統(tǒng)而規(guī)范化的檔案管理體系。領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理，任用富有經(jīng)驗(yàn)的管理專職人員總攬整個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案管理。管理人員應(yīng)富有責(zé)任感，在處理檔案時(shí)要保持原則性，注意保密，遵守國(guó)家法律，做到不泄密，不外傳。此外還能適應(yīng)枯燥乏味的工作，默默耕耘，從而為整個(gè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展添磚加瓦。同時(shí)還要注意對(duì)專業(yè)管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)教育，優(yōu)化管理意識(shí)，更新管理方法，使全機(jī)構(gòu)管理工作逐步完善化，規(guī)范化。

（五）建立完備的檔案分發(fā)監(jiān)管機(jī)制

機(jī)構(gòu)在正常運(yùn)作中，經(jīng)常由于各部門工作性質(zhì)不同，資料種類繁雜，所記錄內(nèi)容各不相同，造成檔案管理部門工作量增加，分類歸檔管理困難，工作失誤增多。各級(jí)管理部門在運(yùn)作中既要照顧工作，又要進(jìn)行信息采集，使得檔案遺失事件時(shí)有發(fā)生，很多檔案一旦遺失，再進(jìn)行收集就十分困難，這不僅降低了檔案收集的完整性，有時(shí)還會(huì)造成不可挽回的后果。為了減少工作中出現(xiàn)的失誤，兼顧各個(gè)工作流程中的材料收集與管理程序，應(yīng)在各部門建立成熟的分發(fā)監(jiān)管系統(tǒng)，明確分發(fā)監(jiān)管機(jī)制，通過系統(tǒng)性的監(jiān)察與合理的機(jī)制，對(duì)整個(gè)信息采集過程進(jìn)行監(jiān)控，杜絕工作失誤的發(fā)生，最終達(dá)到提升檔案材料收集的完整性的效果。

三、結(jié)論

綜上所述，當(dāng)今社會(huì)檔案管理的重要性逐漸凸顯。各機(jī)構(gòu)要明確檔案管理的重要性，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理相關(guān)人員要提升檔案管理意識(shí)，任用具有專業(yè)性的檔案管理人才，堅(jiān)持檔案管理原則，全面提升檔案管理水平，建成具有完整性與規(guī)范性的典范檔案管理制度。

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