淺談事業(yè)單位人事檔案管理信息化

喬琳 喬旸

摘 ? 要：人事檔案管理工作在事業(yè)單位檔案管理中有著非常重要的地位，所以應該重視檔案管理工作。在社會高速發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的人力檔案管理方式，由于工作效率低、且準確率不足等原因，已經(jīng)無法適應當前社會發(fā)展節(jié)奏，事業(yè)單位認識到這一點，并在管理中引入了信息化技術，加快信息化建設，加快人事檔案信息化發(fā)展速度。但是在信息化建設過程中，人事檔案管理在信息化發(fā)展過程中仍然存在一些問題，影響到信息化人事檔案管理在企業(yè)中的發(fā)展效果。為此，本文將針對人事檔案信息化管理工作存在的問題，分析問題原因，并提出解決對策，希望對事業(yè)單位發(fā)展有所幫助。

關鍵詞：事業(yè)單位 ?人事檔案管理 ?信息化

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（b）-0155-02

自從新常態(tài)之后，事業(yè)單位也開始有了安危意識，面對競爭激烈的市場競爭環(huán)境，必須要根據(jù)社會發(fā)展形態(tài)，引入現(xiàn)代技術，完善日常工作，提升企業(yè)競爭的競爭力，這樣才能在市場中占有一席之地，且能長久、持續(xù)的發(fā)展下去。在此期間，事業(yè)單位應該重視人力資源管理工作，這是企業(yè)生存的基礎，也是企業(yè)能在市場中與其他企業(yè)相抗衡的重要因素。要想做好人事檔案管理工作，應該注重人力資源管理環(huán)節(jié)，這樣才能充分發(fā)揮出人力資源的優(yōu)勢，從而使得事業(yè)單位能夠更好的發(fā)展下去。將人事檔案管理向信息化水平發(fā)展，是事業(yè)單位在未來中應該不斷努力完善的關鍵內(nèi)容。

1 ?事業(yè)單位信息化管理現(xiàn)狀

在新技術高速發(fā)展的過程中，人們已經(jīng)重視到信息化對生產(chǎn)以及管理起到的作用，并且已經(jīng)將其引入到企業(yè)工作中，提高企業(yè)在市場中的競爭力。在信息技術不斷得到優(yōu)化的同時，也逐漸應用于企業(yè)生產(chǎn)以及管理工作的方方面面，信息技術在檔案管理中的應用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，大大提高了檔案信息管理的效率，并且還解決了由于人工操作失誤對工作造成的影響。

1.1 管理人員認識不足

在發(fā)展過程中，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理部門，由于對信息化建設缺乏基本的了解，所以在引進過程中，并沒有做好檔案信息化管理工作信息管理系統(tǒng)并不科學，從而使得人事檔案信息化管理存在較為嚴重的問題。在事業(yè)單位檔案信息化建設水平上看，遠遠無法達到信息技術的發(fā)展速度，并沒有充分利用信息化管理應有的優(yōu)勢，單位領導以及檔案管理人員對于檔案信息化建設在認知以及能力方面存在偏差，在資金方面人事單位投入不足，且信息技術設備更新沒有跟上社會發(fā)展的速度，這樣將會嚴重影響到檔案信息管理的水平。同時事業(yè)單位并沒有引入相關工作的專業(yè)人才，致使檔案管理工作效果并不理想，無法達到事業(yè)單位領導層在引入信息技術期間設想的工作目標。

1.2 設備更新緩慢

在事業(yè)單位中發(fā)現(xiàn)硬件設備老化，同時技術并沒有及時更新。在信息化發(fā)展過程中信息技術更新速度非?？欤⑶疫€保持著迅猛的發(fā)展態(tài)勢。但是事業(yè)單位在發(fā)展過程中，并沒有及時的引進現(xiàn)代信息技術，完善信息管理工作。我國事業(yè)單位在進入互聯(lián)網(wǎng)時代中，并沒有做好技術的引進工作。自從進入信息化時代后，先進企業(yè)都非常重視信息技術的發(fā)展，一旦信息技術產(chǎn)品更換后，都會將其引入到工作中，發(fā)揮新技術的優(yōu)勢，從而提升工作的效率。但是事業(yè)單位在人事檔案管理方面的表現(xiàn)卻遠遠不及先進企業(yè)，在新的信息技術出現(xiàn)之后，不僅沒有及時引入，同時還沒有在這方面投入足夠的資金，從而使得信息管理工作無法達到優(yōu)異的表現(xiàn)。設備更新緩慢，很多事業(yè)單位仍然采用人事檔案管理的模式，這樣無疑與先進管理拉開差距，降低了信息管理的效率。檔案管理人員的信息技術水平不足，這個原因也是信息技術在人事檔案管理應用中，沒有得到較大發(fā)揮的一個重大原因。雖然信息技術在發(fā)展中得到了極大的優(yōu)化，但是事業(yè)單位并沒有及時將其引入到檔案管理工作中。事業(yè)單位在信息化發(fā)展過程中，自動化水平還是處于原來的工作狀態(tài)上，在檔案管理人員仍然按照管理工作的要求，進行信息檔案管理并沒有發(fā)揮出信息技術管理檔案的優(yōu)勢。目前，事業(yè)單位對檔案認識管理工作缺乏足夠的重視，并且沒有在其上注入足夠的資金，這樣使得檔案管理人員信息技術無法得到較大提升，只是使用計算機操作基礎工作，同時沒有定期維護、升級設備，這樣使得檔案管理工作存在較大的風險。

2 ?優(yōu)化信息化管理效果的途徑

首先，要想提高事業(yè)單位信息化管理的水平，應該重視信息化建設，領導應該重視信息化建設對于企業(yè)發(fā)展的重要意義。同時還應該在信息化建設的過程中，加大資金投入，使檔案管理部門有足夠的資金購買先進設備，引入先進技術，優(yōu)化工作質(zhì)量，提升工作效率。在此基礎上，應該發(fā)揮領導的管理作用，宣傳信息化管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義，加強相關工作人員對檔案信息化建設的重視。在工作中，注重技術的更新以及專業(yè)人才的培養(yǎng)，這樣才能使事業(yè)單位在信息化建設的過程中，加強檔案管理工作的競爭優(yōu)勢。

其次，在信息化管理的過程中，應該及時更新相關設備，同時還需要注重技術的創(chuàng)新。在提高人事檔案管理水平的過程中，應該根據(jù)事業(yè)單位的工作內(nèi)容，制定出嚴格的工作規(guī)范，同時還需要規(guī)劃好建設方案，根據(jù)計算合理的投入資金，這樣才能切實的推動人事檔案管理向現(xiàn)代化建設方向發(fā)展。在發(fā)展期間，應該注重信息化設備的引入，并且引進最新出現(xiàn)的技術。在資金投入方面，部分事業(yè)單位存在問題，也應該注重現(xiàn)有設備在軟件系統(tǒng)方面的升級工作，提高事業(yè)單位信息化管理的信息基礎建設水平，同時還應該引入當前流行的云計算，大數(shù)據(jù)等技術，這是人事檔案管理工作能夠優(yōu)化工作質(zhì)量，提升企業(yè)核心競爭力的有效方式。

最后，在信息化建設的過程中，應該提升檔案管理人員的專業(yè)能力，這是事業(yè)單位順利推進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的有效方式。同時還需要注意到檔案管理人員是事業(yè)單位人事檔案管理工作的主體，如果操作者在能力方面存在問題，那么即便引入先進技術以及先進的設備，也無法發(fā)揮技術以及設備的優(yōu)勢，所以事業(yè)單位應該重視工作人員能力的提升，定期開展培訓工作，向工作人員講解信息技術以及設備的使用方法，注重單位中管理人員隊伍的建設，提升管理人員的整體素質(zhì)。重視人才的引入提高，相關職位的報酬以及待遇，吸引到具備檔案管理經(jīng)驗以及信息技術的現(xiàn)代化復合型人才，這是確保人事檔案信息管理工作能夠順利開展，提升事業(yè)單位工作效率的有效方式，保證事業(yè)單位能在未來發(fā)展中持續(xù)有效的發(fā)展。

3 ?結(jié)語

事業(yè)單位管理人員應該重視檔案管理工作的信息化建設，同時還需要結(jié)合社會發(fā)展形態(tài)，做好信息建設規(guī)劃工作，注入足夠的資金，引入信息技術，更新硬件設備。同時還應該做好長期建設的準備工作，注重人才的引入，以及管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，這樣才能使檔案信息管理工作能夠發(fā)揮作用，使業(yè)單位在市場中蓬勃的發(fā)展。

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