“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下提高高校檔案利用效果研究

摘 要 檔案是社會發(fā)展的記憶，是各種事實(shí)、經(jīng)驗(yàn)知識的重要載體。開展提高高校檔案利用效率和水平的研究具有重要意義，可以更準(zhǔn)確地找到檔案資源，滿足用戶的基本需求;為用戶提供主動(dòng)服務(wù)，更加生動(dòng)地向用戶展現(xiàn)學(xué)校真實(shí)的歷史面貌;對于可公開的檔案資源，可以使他們很好地融入其他信息資源，提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源的生產(chǎn)力作用。

關(guān)鍵詞 高校 檔案利用 互聯(lián)網(wǎng) 措施

中圖分類號 G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-08-30

作者簡介：任天琪，天津城建大學(xué)檔案室主任，館員，碩士，研究方向?yàn)闄n案管理。

Research on Promotion of University Archives Utilization Under the Background of "Internet +"

Ren Tianqi

Abstract Archives are the memory of social development and the important carrier of various facts， experiences and knowledge of archives resources development. It is of great significance to carry out research on improving the efficiency and level of archives utilization in colleges and universities. It can find archives resources more accurately to meet the basic needs of users， provide active services to users， and display the true historical features of schools more vividly to users. Open archives resources can make them integrate well into other information resources， improve the utilization rate of archives resources， and play the productivity role of archives resources.

Keyword colleges and universities; archives utilization; Internet; measures

高校檔案館（室）是高校發(fā)展的見證部門，其保存的檔案數(shù)量巨大，種類豐富，內(nèi)容龐雜，具有不可估量的價(jià)值。對于建校歷史悠久的高校來說，一件年代久遠(yuǎn)的檔案，無論其載體，還是所記載的內(nèi)容，所蘊(yùn)含的價(jià)值是等同于文物價(jià)值的。如何使高校檔案有效地發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，是本文研究的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案需求的變化

“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為近幾年各行各業(yè)的流行語?！盎ヂ?lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果深度融合于經(jīng)濟(jì)、社會各領(lǐng)域，提升了全社會創(chuàng)新力，形成經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形態(tài)。”[1]在這一時(shí)代背景下，先進(jìn)的信息技術(shù)對高校檔案工作產(chǎn)生了深刻的影響，使高校檔案的利用需求產(chǎn)生了轉(zhuǎn)變。

在現(xiàn)代高等教育發(fā)展的背景下，高校檔案的利用需求呈現(xiàn)出以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.檔案的社會功能增強(qiáng)。一方面，高校檔案館館際之間的交流合作變得頻繁，高校之間的檔案資源能夠相互補(bǔ)充、相互借鑒，既可以厘清高校間的歷史變遷過程，也可以清晰完整地勾勒出高等教育發(fā)展歷程;另一方面，隨著檔案意識和開放檔案在社會的普及，人們對檔案的重視程度越來越高，檔案觀念越來越強(qiáng)，社會各界也都普遍承認(rèn)檔案的原始憑證功能。特別是高校的學(xué)籍檔案，在諸如就業(yè)、出國、各類考試、積分落戶、財(cái)產(chǎn)公證、職稱申報(bào)等方面，都會被人們調(diào)閱利用，充分發(fā)揮了檔案的憑證作用。

2.檔案的文化功能增強(qiáng)。檔案是最原始的文獻(xiàn)，記載的內(nèi)容是最客觀、最直接的，其中蘊(yùn)含的文化價(jià)值越來越得到人們的重視。作為高校來說，“文化底蘊(yùn)深厚，文化育人、服務(wù)社會是其承擔(dān)和肩負(fù)的重大責(zé)任，高校檔案則詳實(shí)地記載了一所學(xué)校的變遷和與之相伴的社會發(fā)展”[2]。一方面，我們可以通過對檔案的研究，挖掘出校園文化的演變過程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，去粗取精，去偽存真，總結(jié)、提煉出當(dāng)代校園文化，傳承自身優(yōu)秀文化傳統(tǒng)，不斷發(fā)揚(yáng)光大;另一方面，通過對歷史檔案、人物檔案、特色檔案、多媒體檔案、實(shí)物等檔案的運(yùn)用，可以對校園文化進(jìn)行多角度宣傳，是社會了解高校的重要手段之一。

3.編研成果呈現(xiàn)多元化趨勢。編史修志始終都是檔案發(fā)揮其歷史價(jià)值的基本手段之一。由于高校檔案數(shù)字化比例越來越高，可利用的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)挖掘手段越來越多。除了大事記、組織沿革、年鑒等傳統(tǒng)文字成果外，還可以從已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息中或者科研、多媒體等檔案中開發(fā)出各種形式的編研成果。比如，量化高校的學(xué)生、教師、辦學(xué)條件等各類數(shù)據(jù)，可以編纂成數(shù)字匯編;從科研檔案中挖掘某類技術(shù)的演變過程，為后續(xù)研究提供佐證。

二、高校檔案利用工作中存在的問題

在數(shù)字化的大背景和大方向下，高校檔案信息化工作逐步開展。一方面，加大對電子文件的歸檔力度;另一方面，依靠現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，對已有紙質(zhì)檔案進(jìn)行回溯掃描。但即便如此，數(shù)字化檔案所占的比例仍然偏低，整體速度緩慢。檔案的利用服務(wù)多為線下服務(wù)，沒有充分利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)手段，更沒有很好地將檔案的歷史價(jià)值最大限度地發(fā)揮出來，檔案利用效果難以達(dá)到人們的期望。通過調(diào)研，作者認(rèn)為主要原因有以下幾個(gè)方面：

1.檔案利用方式相對單一。當(dāng)前，高校檔案管理多處于基本的原始積累階段。檔案的利用方式還基本沿襲傳統(tǒng)方式，仍然以翻閱紙質(zhì)材料等傳統(tǒng)手段為主。雖然絕大多數(shù)高校檔案管理部門都建立了自己的門戶網(wǎng)站或者微信、微博公眾號，但內(nèi)容多為政策制度法規(guī)、全宗介紹、對外服務(wù)指南等，或者提供一些甄選的照片檔案、實(shí)物檔案影像。先進(jìn)一些的網(wǎng)站可以對接本校的檔案管理系統(tǒng)，查詢公開檔案目錄，可是涉及檔案具體內(nèi)容的利用，則只能到檔案館（室）進(jìn)行人工調(diào)閱?？陀^上，這種情況相較之前沒有利用網(wǎng)絡(luò)手段的傳統(tǒng)方式有了一定進(jìn)步，但是與交互式、智能式等信息化利用方式還是有不小距離的。從服務(wù)模式角度看，當(dāng)前檔案的利用工作仍以被動(dòng)服務(wù)為主，相對缺少一些有針對性的特色服務(wù)，檔案工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識比較薄弱。這既不符合現(xiàn)代服務(wù)工作理念，更在一定程度上造成了有價(jià)值的檔案無人問津，需要利用檔案的人無處查找，客觀上降低了檔案的利用率。

2.服務(wù)定位相對狹隘?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：“凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。”應(yīng)該說，相較于規(guī)定中的服務(wù)對象，高校檔案遠(yuǎn)沒有達(dá)到面向全社會開放的程度。從廣度上看，在所調(diào)研的高校中，檔案利用主要涉及以下方面：對外出具學(xué)籍的相關(guān)材料;為學(xué)歷認(rèn)證中心和學(xué)位認(rèn)證中心出具認(rèn)證材料;校內(nèi)發(fā)文、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、基建圖紙、財(cái)務(wù)憑證等檔案的查詢服務(wù)。利用對象多為本校師生員工或是校友，對社會人員的開放度相對較小。正是這種服務(wù)定位制約了高校檔案工作的發(fā)展。一方面，因?yàn)殚_放度越小，我們越無法了解社會大眾對檔案的真正需求，無法正確、有效地開發(fā)開放檔案資源，從而使大量珍貴的檔案束之高閣;另一方面，由于無法準(zhǔn)確了解社會大眾的需求，可能會錯(cuò)過對一些珍貴檔案的收集，造成無法挽回的損失。

3.檔案編研成果深度不夠。“檔案編研是檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著?！盵3]從所調(diào)研的高校來看，很多高校都在積極進(jìn)行編研工作，特別是歷史悠久的高校，組織編撰了校志、年鑒、大事記、組織沿革、檔案利用效果典型事例、數(shù)字匯編等多種類編研材料，取得了很好的效果。但是，綜合來看，這些編研成果都只是對檔案原始材料進(jìn)行直接運(yùn)用，或復(fù)制，或摘錄，編研手段落后。只有極少數(shù)的，比如對校內(nèi)機(jī)構(gòu)改革和任職情況等內(nèi)容加以總結(jié)，可以綜合了解學(xué)校發(fā)展的成果。大多數(shù)的編研成果都缺少對檔案內(nèi)容較為系統(tǒng)、深入的綜合分析，沒有運(yùn)用到數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)技術(shù)分析手段，僅僅是從工作需要出發(fā)，只發(fā)揮了檔案的憑證作用，檔案的文化功能并沒有有效地發(fā)揮出來。

三、提高高校檔案利用效果的措施

高等教育的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為高校檔案利用工作實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展提供了重要條件。

1.檔案管理制度體系是建立“開放生態(tài)的新環(huán)境”的基礎(chǔ)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，高校檔案如何滿足社會對高校檔案的需求，這是我們關(guān)注的一個(gè)問題?！啊ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代的開放生態(tài)不應(yīng)只強(qiáng)調(diào)開放特征，還應(yīng)從生態(tài)角度保持檔案開放與開發(fā)的有機(jī)平衡，構(gòu)建和諧的專業(yè)生態(tài)?！盵4]“開放與開發(fā)的有機(jī)平衡”歸根到底還是要建立起規(guī)范的、真正可操作的制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，尤其是檔案銷毀、解密、開放等相關(guān)制度。

高校檔案制度建設(shè)的基礎(chǔ)，是教育部和國家檔案局于2008年聯(lián)合發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。在吃透“辦法”條款的基礎(chǔ)上，結(jié)合各高校工作特點(diǎn)，健全相應(yīng)制度，完善工作程序。這個(gè)工作看似老生常談，但是真正做到切合實(shí)際的少之又少。高校檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)復(fù)雜，除了《辦法》中涉及的十一類紙質(zhì)和電子檔案外，實(shí)物檔案、專項(xiàng)工作的專題檔案等都是高校檔案的重要組成部分，直觀地展示了學(xué)校的發(fā)展變遷和每個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)、大事要事。因此，我們要結(jié)合學(xué)校實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，逐類梳理歸檔流程，明確歸檔范圍和保管期限表。檔案保管期限表并非一成不變，我們要根據(jù)檔案利用率、社會對檔案的需求、實(shí)際工作中的新情況等，對檔案保管期限表進(jìn)行定期更新，這點(diǎn)是很重要的。從收集角度來說，一是使應(yīng)進(jìn)館的檔案無一遺漏，確保重要、珍貴檔案收集的完整度;二是杜絕沒有保存價(jià)值的文件混入檔案，做到“全而不濫”，以免浪費(fèi)人力、物力資源。從所管檔案的質(zhì)量來說，更新保管期限表，是對已保管檔案的二次鑒定，對已到期且沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀，對已解密檔案進(jìn)行開放并劃定保管期限，都是在優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，使檔案不僅“全”，而且“準(zhǔn)”，保證檔案質(zhì)量。

2.開發(fā)適用的檔案管理系統(tǒng)是提高檔案利用效果的重要手段。前文提及，大多數(shù)高校檔案信息化程度不高，即便有一定信息化基礎(chǔ)的高校，也難以達(dá)到人們對檔案利用的理想程度。如何開發(fā)適用的檔案管理系統(tǒng)，是高校檔案管理乃至檔案界的一個(gè)重要課題。檔案不同于圖書，不能僅僅只是對檔案信息進(jìn)行簡單著錄、分類，“檔案的實(shí)質(zhì)在于：它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程”[5]。所以，我們在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要抓住檔案“與歷史同構(gòu)性的本質(zhì)”[6]，必須尊重檔案記錄歷史的功能。換言之，就是尊重歷史原則。

筆者參加過教育部人文社會科學(xué)研究項(xiàng)目“‘魂系歷史主義的檔案元數(shù)據(jù)核心集的構(gòu)建研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號：15YJC870007）的相關(guān)研究，“檔案元數(shù)據(jù)核心集是檔案歷史聯(lián)系數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)集合”[7]。項(xiàng)目對檔案元數(shù)據(jù)核心集的構(gòu)建機(jī)理、模型、內(nèi)部要素及關(guān)系進(jìn)行研究，并給出以檔案元數(shù)據(jù)核心集為基礎(chǔ)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)框架，歸納出檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。如果能將這一設(shè)計(jì)理念用于檔案實(shí)踐，則可以根據(jù)檔案用戶的需求，更準(zhǔn)確、快速地找到相應(yīng)的檔案資源，最大限度地發(fā)揮檔案的憑證作用，“對于公開的檔案資源，可以使它們很好地融入其他信息資源，提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源的生產(chǎn)力作用”[8]。

3.拓展檔案利用渠道，以達(dá)到“跨界融合、以人為本、文化休閑”的目的。黃霄羽教授將國外檔案利用服務(wù)的特征總結(jié)為四點(diǎn)，即“跨界融合的新態(tài)勢、以人為本的新理念、文化休閑的新導(dǎo)向、開放生態(tài)的新環(huán)境”[1]。前文已經(jīng)對“開放生態(tài)的新環(huán)境”建立的基礎(chǔ)進(jìn)行了闡述。如何利用其他三點(diǎn)特征，做好檔案利用服務(wù)工作，也是高校檔案工作者需要積極思考的一個(gè)問題。如今，各大高校都在梳理自己的歷史，編史修志，特別是歷史悠久的高校，已經(jīng)建立起自己的校史館，開發(fā)出很有價(jià)值的編研成果，但這只是發(fā)揮檔案文化價(jià)值的第一步，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有將檔案的價(jià)值發(fā)揮到極限。

作為高校檔案工作人員，要善于結(jié)合學(xué)校教學(xué)、科研等中心工作，特定時(shí)間開展的重要工作、重大活動(dòng)，以及師生關(guān)注的熱點(diǎn)問題，積極組織、開展檔案材料的研究和挖掘，做到以史資政。我們還可以在完備的檔案管理系統(tǒng)中建立館際互借通道，不光是檔案館之間，包括和圖書館、博物館之間，積極開發(fā)檔案與其他領(lǐng)域的融合，使開放的檔案信息動(dòng)起來、活起來。

切實(shí)提高高校檔案利用效率和水平離不開高校廣大師生乃至全社會的廣泛參與和大力支持。要充分發(fā)揮高校資源優(yōu)勢，在校內(nèi)開設(shè)檔案選修課程，為學(xué)生普及檔案利用工作知識。要積極利用學(xué)校開展的“校園開放日”等大型活動(dòng)，通過布置展臺、宣傳櫥窗等做好檔案法律法規(guī)、知識的普及，幫助人們熟悉、掌握檔案利用工作的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]黃霄羽，管清瀠.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代國外檔案利用服務(wù)的前沿特征[J].檔案與建設(shè)，2018（10）.

[2]王莉娜.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案文化價(jià)值的研究與拓展[J].山東檔案，2019（1）：14.

[3]百度百科.“檔案編研”詞條[DB/OL]. https：//baike.baidu.com/item/%E6%A1%A3%E6%A1%88%E7%BC%96%E7%A0%94/4637621？fr=aladdin，2018-04-20.

[4]黃霄羽.國外檔案事業(yè)步入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代——2016年國際檔案界回眸[J].中國檔案，2017（2）：72-75.

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[7]崔杰.基于同構(gòu)性檔案本質(zhì)的檔案元數(shù)據(jù)核心集元問題研究[J].蘭臺世界，2019（7）：49.

[8]任天琪. 檔案元數(shù)據(jù)核心集內(nèi)部要素及關(guān)系研究[J].檔案與建設(shè)，2016（8）： 15.