紙質(zhì)檔案整理存放中的問題及對策

王薇薇

摘 要：檔案是人們在各類生產(chǎn)生活過程中形成的歷史記錄，檔案無論對于社會組織還是個人都有重要的價值。檔案主要包括紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案和實(shí)物檔案四種載體形式，紙質(zhì)檔案是較為傳統(tǒng)的檔案形式，受檔案特點(diǎn)影響，紙質(zhì)檔案在管理存放中存在的問題，影響到紙質(zhì)檔案管理質(zhì)量。本文將對紙質(zhì)檔案整理存放中問題進(jìn)行探究，并提出紙質(zhì)檔案管理問題解決對策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;管理存放;問題;對策

紙質(zhì)檔案是較為傳統(tǒng)的檔案形式。紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性和安全性強(qiáng)，能夠完整實(shí)現(xiàn)檔案憑證功能，具有較強(qiáng)的憑證效力和法律效力。因此，在當(dāng)前檔案數(shù)字化管理時代依然具有較高的利用價值，在檔案館藏中，占有重要的主導(dǎo)地位。

一、檔案主要載體形式

（一）紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案是較為傳統(tǒng)和最為常見的檔案管理形式。紙質(zhì)檔案包括的內(nèi)容較為廣泛，大到國家紅頭文件，小到私人信件、文稿都可以被視為紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的突出優(yōu)點(diǎn)在于它很難進(jìn)行無痕修改，紙質(zhì)檔案內(nèi)容具有較高的可信度，體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的真實(shí)性。

（二）音像和數(shù)字化檔案

音像檔案通常被稱為視聽檔案，包括照片、唱片、錄像單和錄音帶等。數(shù)字化檔案則是近年來出現(xiàn)的比較先進(jìn)的檔案管理形式，是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上形成的，數(shù)字化檔案管理中，利用數(shù)字化設(shè)備對檔案內(nèi)容進(jìn)行閱讀和處理，并且能夠通過數(shù)據(jù)信息形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，讓檔案管理更加便捷。

二、紙質(zhì)檔案整理存放中的問題

（一）歸檔中存在的問題

1.保管期限問題

紙質(zhì)檔案從保管期限劃分上包括永久保存、長期保存和短期保存。其中長期保存的檔案通常是國家建設(shè)或歷史研究具有重要利用價值的檔案，保存的期限為50年以上;長期保存界定在15-50年之間，這些紙質(zhì)檔案大多是社會組織或機(jī)關(guān)單位形成的人事管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等一般性文件;短期保管的紙質(zhì)檔案大多為下級機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性文件或社會組織和機(jī)關(guān)單位一般事務(wù)性資料，保存的年限為15年以內(nèi)。隨著社會不斷發(fā)展，社會各界對檔案管理要求也在不斷提高，紙質(zhì)檔案的歸檔范圍和保管期限是否能夠符合當(dāng)前社會發(fā)展需求，將關(guān)系到紙質(zhì)檔案的完整性[1]。

2.歸檔人員素質(zhì)問題

檔案是一種具有較高價值的信息資源，許多檔案信息關(guān)系到國家建設(shè)或社會組織的長期發(fā)展。因此，檔案管理對檔案歸檔工作人員綜合素質(zhì)要求較高。歸檔人員需要具備較高的政治素質(zhì)，具備良好的職業(yè)道德和組織性、紀(jì)律性，同時還需要?dú)w檔人員具備較高的敬業(yè)精神和業(yè)務(wù)能力，這樣才能確保歸檔的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。然而，近年來，隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理逐漸向著數(shù)字化方向發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理人才培養(yǎng)存在不足，管理人員隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大，缺乏新生力量的注入。

（二）保管中存在的問題

目前，許多社會組織對檔案管理缺乏重視。一方面，在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中缺乏資金投入，一些檔案館基礎(chǔ)條件無法滿足紙質(zhì)檔案保管條件。防火、防蟲、防潮等措施不夠完善。而紙質(zhì)檔案的保管中，環(huán)境因素影響比較大。在惡劣的環(huán)境下，紙質(zhì)檔案很容易出現(xiàn)紙張老化、字跡擴(kuò)散以及遭到蟲蛀、鼠啃等情況;由于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施老化，防火條件有限，增加了紙質(zhì)檔案保管風(fēng)險。另一方面，由于缺乏對紙質(zhì)檔案管理的重視，檔案管理人員收入偏低，檔案管理人才流失嚴(yán)重，降低了紙質(zhì)檔案保管質(zhì)量。

（三）利用中存在的問題

近年來，隨著社會不斷發(fā)展，檔案利用頻率不斷提高，不僅增大了檔案管理人員工作量，一些檔案被多次借閱后，經(jīng)過傳遞和復(fù)制，提高了檔案損壞的幾率。檔案借閱過程中，檔案遺失情況也時有發(fā)生，有些檔案被用戶借閱后，出現(xiàn)超期歸還情況，在脫離有效的管理情況下，增加了檔案損壞和遺失風(fēng)險，提高了管理難度。

（四）數(shù)字化存在的問題

科技的發(fā)展讓數(shù)字化檔案成為未來檔案管理的主要方向。但是紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化的過程中，往往受到計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施和工作人員技術(shù)能力的限制，出現(xiàn)檔案字跡模糊、掃描效果不佳等情況，影響到檔案的完整性，一些長期保存的紙質(zhì)檔案，由于紙張老化嚴(yán)重，損壞部分無法正常修復(fù)，無法通過掃描形成數(shù)字化檔案[2]。

三、紙質(zhì)檔案整理存放問題的解決對策

（一）加強(qiáng)檔案管理相關(guān)制度建設(shè)

紙質(zhì)檔案歸檔中，歸檔范圍和保管期限是歸檔中重要考量指標(biāo)，決定了檔案能夠獲得長效利用。目前采用的歸檔范圍和保存期限是基于原有的社會環(huán)境和經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)下而制定的，符合以往的時代需求。但是，社會發(fā)展到今天，大數(shù)據(jù)和信息時代的來臨，社會各界對檔案信息的利用率更高，需求量更大，以往制定的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足信息時代下用戶的需求。

（二）加強(qiáng)檔案管理投入

檔案的數(shù)字化管理在很大程度上緩解了紙質(zhì)檔案管理的壓力，但是，目前紙質(zhì)檔案管理還不容忽視。尤其對于一些長期保管、具有珍貴歷史價值的檔案，需要加大管理力度。一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)需要加大紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和配套設(shè)施的資金投入，對原有的檔案保管環(huán)境進(jìn)行修建或改善，降低環(huán)境給紙質(zhì)檔案帶來的安全風(fēng)險;另一方面，要加大檔案管理人員培養(yǎng)力度，吸納一些德才兼?zhèn)?，具有紙質(zhì)檔案和數(shù)值化檔案管理能力復(fù)合型人才，提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)。

（三）強(qiáng)化紙質(zhì)檔案原件保護(hù)意識

要提升紙質(zhì)檔案管理質(zhì)量，需要加強(qiáng)檔案的監(jiān)管，完善檔案利用相關(guān)制度，對于檔案原件，需要結(jié)合檔案具體情況制定借閱細(xì)則，明確管理人員責(zé)任和用戶借閱權(quán)限，明確用戶借閱權(quán)利和義務(wù)。

（四）加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)程

紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化的進(jìn)程需要不斷加快，做好紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化整體規(guī)劃，確定優(yōu)先轉(zhuǎn)化的檔案范圍，制定完善的轉(zhuǎn)化計(jì)劃，合理安排損壞紙質(zhì)檔案的修復(fù)與檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化流程，降低紙質(zhì)檔案在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中損壞幾率，從而提高紙質(zhì)檔案真實(shí)性和完整性。

結(jié)束語

紙質(zhì)檔案是社會發(fā)展過程中積累下來的寶貴資料，在信息化時代，紙質(zhì)檔案管理依然不容忽視，需要結(jié)合時代發(fā)展需求，完善相關(guān)管理制度，壯大管理隊(duì)伍，完善管理設(shè)施，提高管理意識，只有這樣才能夠讓紙質(zhì)檔案得到有效管理，確保紙質(zhì)檔案自身價值。

參考文獻(xiàn)

[1]童莊慧，孟娜，徐凡媛.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2019，556（02）：50-52.

[2]崔瑩.機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題及對策[J].卷宗，2017（22）