分析企業(yè)檔案管理工作存在的問題與對策

史立娜

摘 要：一個企業(yè)如果想發(fā)展地更好首先就要進(jìn)行檔案管理工作，檔案的管理工作與企業(yè)的行政、經(jīng)營都有密不可分的關(guān)系，企業(yè)檔案管理的對象包括整個企業(yè)的資產(chǎn)和機密，所以對企業(yè)的經(jīng)濟效益和發(fā)展前景都會產(chǎn)生很大的作用，但是在當(dāng)前的企業(yè)檔案的管理中還存在一些問題，只有解決了這些問題，才能讓企業(yè)更有活力，不斷地前進(jìn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問題;對策

引言

檔案，顧名思義，就是對我們所生活的社會的記錄。企業(yè)檔案就是指企業(yè)對公司各項資料的記錄，以便為以后的工作提供依據(jù)。如今企業(yè)之間面臨的競爭壓力越來越大，企業(yè)的檔案管理工作也對企業(yè)的發(fā)展起著越來越重要的作用，所以企業(yè)必須找出自身在檔案管理工作中的問題，提高檔案管理工作的水平。

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)進(jìn)行檔案管理的意識比較弱

在很多企業(yè)管理者的思想中，企業(yè)的主要任務(wù)就是進(jìn)行生產(chǎn)和經(jīng)營，目的就是為了獲取利潤，檔案管理的工作通常不被重視，沒有專業(yè)的人員進(jìn)行管理，就是一些其他職務(wù)的工作人員順帶進(jìn)行整理和管理，比如文秘等對其進(jìn)行管理，而且一般情況下也不會在檔案管理工作中用很長的時間，所以很多企業(yè)的檔案管理都比較雜亂。

（二）檔案管理制度十分不完善

企業(yè)的檔案管理工作實際上非常繁瑣，而且每個企業(yè)都有自己的獨特性，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身設(shè)計一套科學(xué)合理的檔案管理制度，這樣便可以讓企業(yè)更加井井有條，隨著經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展，很多的企業(yè)不斷進(jìn)行摸索，已經(jīng)建立起了一些檔案管理方面的制度，然而這樣的制度還存在許許多多的不完善性和漏洞，比如在檔案的保存方面，沒有將檔案放置于十分隱秘的地方，如保險箱等，只是放在了普通的檔案柜里，甚至沒有上鎖，這樣就會造成檔案丟失和泄露的風(fēng)險。一些檔案可以允許很多員工借閱，而由于沒有完善的制度規(guī)定，很多員工在檔案上涂涂改改，隨意亂畫，影響了檔案的準(zhǔn)確性。

（三）檔案管理方式落后

目前，我國現(xiàn)在的很多企業(yè)對檔案的記錄仍然是讓員工進(jìn)行手工或者手動的記錄，而隨著企業(yè)的發(fā)展，面臨的需要整理的數(shù)據(jù)將會越來越多，面對海量的數(shù)據(jù)，人工很難避免漏輸或者輸錯數(shù)據(jù)的情況，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，企業(yè)也很難發(fā)現(xiàn)，到最后可能會影響到整個企業(yè)的發(fā)展，將企業(yè)置于尷尬的境地，面對信息化的飛速發(fā)展，雖然一些企業(yè)進(jìn)行了改進(jìn)，但是員工沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，實際上效率也很低。

（四）企業(yè)檔案不完整，信息利用率低下

很多企業(yè)的檔案是紙質(zhì)的形式，非常多，員工在進(jìn)行收納和整理時面臨很大的困難，有時候就會隨意堆放，新的員工再次接手時會更摸不著頭緒，然后這樣一代一代傳下去，幾乎全部的檔案都被打亂了，想要找到一份檔案可能就是大海撈針，還有的雖然是建立起了計算機系統(tǒng)由于是公開的，但是系統(tǒng)也很不完善，輸入的檔案不全，或者是查閱機器失靈的情況常有出現(xiàn)，這樣就導(dǎo)致信息利用率十分低下。

二、加強企業(yè)檔案管理工作水平的對策

（一）依靠法律來加強企業(yè)檔案管理工作的水平

企業(yè)可以通過學(xué)習(xí)《檔案法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)范》等法律中的規(guī)定與舉措來建立一套制度，加強對企業(yè)檔案的管理，同時還要設(shè)計一個符合自身企業(yè)規(guī)律的科學(xué)的檔案網(wǎng)絡(luò)，這個網(wǎng)絡(luò)必須保證所有的檔案都能被記錄進(jìn)去，容易查找，不易破解等，該檔案網(wǎng)必須是公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，以防他人盜竊公司機密，同時還要對所有檔案進(jìn)行分類，編排目錄，便于查找。

（二）讓檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)和利用

檔案信息資源的開發(fā)和利用關(guān)乎企業(yè)的發(fā)展，在如今的信息化時代更是如此，哪個公司和企業(yè)能夠把檔案信息資源利用好，哪個企業(yè)就能得到又好又快的發(fā)展，所以一個求進(jìn)的企業(yè)必須把檔案信息資源管理重視起來，企業(yè)在信息化管理檔案中要把人、物、財、產(chǎn)、銷、供等結(jié)合起來集中到檔案中，同時還要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們對自己的業(yè)務(wù)熟練起來，變得更加專業(yè)，這樣才能讓死板的檔案變得更加鮮活，讓檔案更能發(fā)揮自己的作用，為公司和企業(yè)的發(fā)展注入一份新的力量。

（三）提高企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識，從心里重視企業(yè)檔案的管理

目前的很多企業(yè)都存在對檔案管理的不重視現(xiàn)象，檔案隨意放置、隨意涂畫的現(xiàn)象十分普遍，要想真正提高企業(yè)高層及普通員工對檔案管理的重視，就必須要將檔案管理工作設(shè)為一項獨立的工作，并且負(fù)責(zé)人必須具備高度的檔案責(zé)任感，定期整理檔案，加以分類，同時還要向上司及其他相關(guān)部門匯報檔案情況，讓整個企業(yè)都對檔案管理工作重視起來，負(fù)責(zé)人除了要有責(zé)任感還要有上進(jìn)心，企業(yè)應(yīng)該多多組織有關(guān)檔案管理的培訓(xùn)，讓檔案管理的負(fù)責(zé)人和員工參加，讓他們學(xué)到更多的關(guān)于檔案管理工作的知識，更好的運用到他們的工作中，在經(jīng)費方面給予他們一定的補助或者是報銷，讓他們能沒有壓力地進(jìn)行深造，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

（四）加強檔案管理人員的素質(zhì)要求

檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感，還要具備很強的政治素質(zhì)，因為對于一個企業(yè)來說，有的檔案是必須公開的，有些檔案是絕對機密的，還有些檔案是可以公開但不能全部公開的，作為一名檔案管理人員必須要堅守自己的原則，不能違反公司的規(guī)定販賣機密檔案。

結(jié)束語

企業(yè)的檔案管理工作對于企業(yè)來說是最基本的工作，但同時也是最容易被忽略的工作，如果企業(yè)不重視檔案管理，只重視經(jīng)濟效益，企業(yè)將會在未來面臨很大的挑戰(zhàn)，本文通過闡述檔案管理工作中人員檔案管理意識不強，檔案管理制度不完善，檔案管理信息化程度低等問題，提出了一些增強員工檔案管理意識，健全檔案管理制度的一些辦法，希望對企業(yè)的檔案管理有所幫助。

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