關(guān)于國有企業(yè)辦公室管理人員面臨的挑戰(zhàn)分析及對策

劉燕敏

【摘要】現(xiàn)在社會和時代的發(fā)展速度之快，對很多企業(yè)的管理工作是一個挑戰(zhàn)，尤其是國有企業(yè)的辦公管理工作。國有企業(yè)辦公室作為企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和上傳下達(dá)的關(guān)鍵部門，管理人員自然也面臨著一些新的問題和要求。國企的轉(zhuǎn)型，首先要對辦公室的管理模式和理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使之繼續(xù)發(fā)揮核心的作用。本文以當(dāng)前時期為背景，淺析了國企辦公室管理人員面臨的新挑戰(zhàn)以及如何正確應(yīng)對，是相關(guān)人員需要認(rèn)真思考的主要問題。

【關(guān)鍵詞】國企辦公室;管理人員;挑戰(zhàn)

在計劃經(jīng)濟(jì)時代國有企業(yè)為當(dāng)時的經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)了巨大的力量。而現(xiàn)在與其它類型的企業(yè)相比，在管理體制、工作方式、服務(wù)意識上存在著一些不足，在適應(yīng)當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)需要國企正視現(xiàn)在所面臨的問題并進(jìn)行積極整改，制定出行之有效的對策，提高辦公室管理人員的各項能力，以此適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的速度。

1、國企管理人員面臨的挑戰(zhàn)

1.1工作內(nèi)容繁雜

雖然目前的市場經(jīng)濟(jì)體系得到很大程度的完善，可是由于國有企業(yè)在計劃經(jīng)濟(jì)時代的歷史性，導(dǎo)致了國企內(nèi)部的管理理念轉(zhuǎn)變較為緩慢。國企工作的核心部門就是辦公室，而工作的內(nèi)容又較為細(xì)瑣和緊密。如行業(yè)協(xié)會、地方政府乃至國務(wù)院的工作要求;如企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營、規(guī)劃及各項工作的調(diào)協(xié)等等。國有企業(yè)的辦公室就像是一個信息處理和調(diào)度中心，不僅承擔(dān)著上傳下達(dá)、辦文、辦會等細(xì)瑣的工作，還有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、服務(wù)各部門職責(zé)。

1.2更高的服務(wù)意識

服務(wù)性是國有企業(yè)辦公室管理工作的一個重要特質(zhì)。服務(wù)一詞于工作中在一定程度上代表的是一個人對工作的態(tài)度。辦公室的工作都是一環(huán)扣著一環(huán)，工作內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性很高，一旦中間有哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)一點小問題，都會影響整體工作的進(jìn)度。如果管理人員缺乏較強(qiáng)的服務(wù)意識，往往是對工作沒有太高的熱情，心態(tài)松散，做事拖拉，這樣與同事間的工作配合度自然也不會好。而在一項工作的進(jìn)行過程中，只有每一位參與者積極的配合，才能使工作任務(wù)順利的完成并達(dá)到要求。另外，國企的辦公室屬于行政部門，而行政部門對人員的基本要求就是政治覺悟高、組織能力強(qiáng)、協(xié)調(diào)能力好。所以增強(qiáng)服務(wù)意識是對辦公室工作人員的基本要求[1]。

1.3管理職能的提高

目前國有企業(yè)在辦公管理中還存在一個管理職能發(fā)揮滯后的問題。例如：國企的辦公室現(xiàn)在幾乎淪為了后勤部，多是忙于一些簡單重復(fù)性的瑣碎事務(wù)，都快忘了自己還有制定計劃、搜集信息、組織監(jiān)督等職能。國企的辦公職能不是僅負(fù)責(zé)日常的繁瑣事務(wù)，更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中的核心部門，對企業(yè)內(nèi)部的具體生產(chǎn)情況和銷售經(jīng)營狀況的數(shù)據(jù)都要第一時間的掌握，這樣才能在企業(yè)內(nèi)部做決策時，提供可行的建設(shè)性意見，而不是一個簡單的執(zhí)行者。

隨著社會的進(jìn)步、科技的創(chuàng)新，國有企業(yè)制度和體系也在不斷的整改、完善。為了跟上新經(jīng)濟(jì)時代，辦公室管理工作需要有更嚴(yán)格的要求。即要發(fā)揮好為各部門協(xié)調(diào)、服務(wù)的作用，更要發(fā)揮職能中指導(dǎo)、決策的重要作用，這對國企管理層領(lǐng)導(dǎo)部署工作有著積極的作用。

2、面對挑戰(zhàn)的對策

2.1加強(qiáng)規(guī)章制度

一個先進(jìn)的企業(yè)，需要一套與之匹配的辦公管理體系作為支撐，來保證各項工作任務(wù)按照既定目標(biāo)要求完成。國有企業(yè)辦公室想要適應(yīng)這個激烈的市場環(huán)境，就應(yīng)該下決心加大整治力度，摸索出一套完善可行的管理體制。辦公室各項規(guī)章制度需要制定的更加完善，強(qiáng)化辦公室管理人員的約束力，讓辦公室管理真正正規(guī)化，而不只是表面形式?？梢圆捎秘?zé)任制，使辦公室中每一個人員的工作內(nèi)容清晰有邊界，做到權(quán)責(zé)分明，獎懲分明。其次，制定工作流程。按照制定好的工作流程辦公，是提高工作效率，避免拖延、推諉的現(xiàn)象發(fā)生。

2.2優(yōu)化人員配置

每個人的能力因為受到家庭環(huán)境、教育程度及實踐經(jīng)驗等不同因素的影響，形成了個體上差異。在工作安排上，盡可能地按個體差異來分配與之相適應(yīng)的崗位，使個人能力與崗位職責(zé)的要求相匹配。

用適合的人，做適合的事。因此，以國企辦公室現(xiàn)有人員的能力和特點進(jìn)行綜合評估，根據(jù)實際的評估結(jié)果，分析組織架構(gòu)內(nèi)人員使用的效果，根據(jù)現(xiàn)有人力資源的使用情況和可能造成的人員浪費，以辦公事務(wù)的性質(zhì)、特點，選擇有相應(yīng)專長的人員來完成。優(yōu)化人員配置也有提高工作效率的作用，讓工作人員在自己最能發(fā)揮專長的崗位上，工作效率自然就提高了。

2.3加強(qiáng)辦公室自動化的建設(shè)

工欲善其事，必先利其器。想要做好一件事，先要讓自己使用的工具鋒利，為所做之事起到必要的輔助作用。一些國有企業(yè)的辦公基礎(chǔ)設(shè)備確實存在設(shè)備老化、陳舊。如有些電腦鍵盤的按鍵不靈敏，需要按三四次才會出現(xiàn)字來;還有的電腦主機(jī)硬盤容量太小，打開一個界面需要等好幾秒的時間。用這樣的設(shè)備辦公，不僅工作效率低，更是拖延了工作的進(jìn)度，阻礙了辦公室工作的正常進(jìn)行。

在所處的科技互聯(lián)時代，企業(yè)有必要購置一些先進(jìn)、高效的自動化辦公設(shè)備及辦公軟件（如：OA），提高國企辦公室管理工作的質(zhì)量，使辦公室工作變的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。另外，現(xiàn)在知識的更新速度越來越快，需要注重培養(yǎng)員工的學(xué)習(xí)能力。自動、精細(xì)化的辦公設(shè)備和軟件是否能發(fā)揮其快捷的作用，使用的工作人員是主要因素，只有工作人員熟練掌握了自動化辦公設(shè)備的技能，主動學(xué)習(xí)和應(yīng)用OA等辦公軟件，這些辦公設(shè)備和軟件才能真正為國企的發(fā)展發(fā)揮強(qiáng)大的作用[3]。

2.4管理人員綜合能力的提高

企業(yè)是否有強(qiáng)勁的競爭力，產(chǎn)品的重要性是其一，其二則是為企業(yè)服務(wù)的每一個人。國企辦公室的管理能力，其實就是辦公室里每一個工作人員能力的整體體現(xiàn)。國有企業(yè)要對辦公室進(jìn)行改革，需要做好對管理人員綜合能力的提高。綜合能力是需要在具有專業(yè)知識的同時，還需具備相關(guān)技能（如：溝通能力、應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力等）和發(fā)展?jié)摿σ约昂椭C發(fā)展的個性。我們現(xiàn)在處在一個知識融合，學(xué)科交叉、技術(shù)集成的時代，這一時代特征決定每個人都需要從自身的知識、能力、思維等多方面提高，既要不斷調(diào)整自己的心態(tài)還要變革慣有的思維，成為一名多功能人才，在崗位中發(fā)揮積極、重要的作用。

2.5鼓勵創(chuàng)新

創(chuàng)新是一個企業(yè)持久發(fā)展的根本。國企想要在激烈的市場中站的更穩(wěn)，自然是離不開創(chuàng)新這個主題?，F(xiàn)在有些企業(yè)在提倡創(chuàng)新時進(jìn)入到了一個非良性的狀態(tài)，就是一方面企業(yè)大談創(chuàng)新有多么重要，但是員工的創(chuàng)新意識不夠;而另一方面又有意無意壓制了員工創(chuàng)新的積極性。如，忽視員工提出的創(chuàng)新方案。實際上員工的創(chuàng)新精神是需要培養(yǎng)和鼓勵的，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)鼓勵工作人員在工作中積極創(chuàng)新。如果國企沒有形成創(chuàng)新的氛圍，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)可以組織一些創(chuàng)新的討論活動，讓大家根據(jù)工作的實際情況，提出創(chuàng)造性建議，大家一起進(jìn)行討論。另外，設(shè)立創(chuàng)新獎項，鼓勵為公司提出優(yōu)秀創(chuàng)新建議的工作者。這樣也能同時提高管理人員對工作的熱情和工作成就感[4]。

結(jié)語：

在新的經(jīng)濟(jì)時代下，國企辦公室管理工作內(nèi)容的復(fù)雜程度在升級，工作人員也面臨諸多的挑戰(zhàn)，以往依賴于人力的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)新型的網(wǎng)絡(luò)信息時代。國有企業(yè)辦公室管理人員應(yīng)該清晰的認(rèn)識到當(dāng)前工作中所面臨的問題，消除陳舊的管理觀念，積極尋找新的工作模式和理念，不斷創(chuàng)新，在實踐中促進(jìn)國企辦公室管理工作質(zhì)量的提升，使國企辦公室的面貌煥然一新。

參考文獻(xiàn)：

[1]王云.淺談做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理[J].中國經(jīng)貿(mào)，2016（10）：80.

[2]張珮琨.大型國企：輿情管理如何優(yōu)化機(jī)制、良性互動[J].中國記者，2017（02）：116.