淺談如何應(yīng)用好網(wǎng)絡(luò)會(huì)議數(shù)字化辦公載體

謝永樑

摘 要：信息化經(jīng)濟(jì)時(shí)代，越來越多企業(yè)關(guān)注利用互聯(lián)網(wǎng)工具提升辦公和管理效率，各類數(shù)字化辦公載體及方式猶如雨后春筍，正悄然走近職場人的工作中，職場人的管理思維和處事方式也隨之需重新檢視。本文主要以網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的數(shù)字化辦公載體為研究對(duì)象，探討網(wǎng)絡(luò)會(huì)議應(yīng)用基本思考點(diǎn)、過程組織中可能存在的問題及應(yīng)對(duì)措施，為會(huì)議組織者提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;辦公載體;網(wǎng)絡(luò)會(huì)議

會(huì)議作為企業(yè)部署工作、反饋問題、凝聚共識(shí)的重要協(xié)同工作載體，很多企業(yè)都在嘗試使用各種各樣以文檔共享、語音視頻為傳輸方式的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議軟件，但無論使用何種軟件，如何盡可能與線下會(huì)議效率效果保持一致是會(huì)議組織者最關(guān)心的問題。

一、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議應(yīng)用基本思考點(diǎn)

會(huì)議區(qū)別于個(gè)人事務(wù)性工作，從協(xié)同視角要充分考慮參會(huì)人員的體驗(yàn)性和價(jià)值性。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議是信息化和辦公個(gè)性化雙重發(fā)展的產(chǎn)物，它較少受制于時(shí)空限制，一定程度提高了會(huì)議組織效率，但網(wǎng)絡(luò)智能化并非能完全替代人工智能化，沒有人為科學(xué)合理的干預(yù)，效果可能會(huì)大打折扣。組織者在策劃網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，應(yīng)圍繞會(huì)議價(jià)值創(chuàng)造，從會(huì)議的性質(zhì)、任務(wù)、要求、內(nèi)容、人員等五個(gè)方面進(jìn)行充分考慮，把握好應(yīng)用基本思考點(diǎn)。

（一）根據(jù)會(huì)議性質(zhì)評(píng)估召開必要性

網(wǎng)絡(luò)會(huì)議在空間上雖然較少受約束，但是仍受制于基本信息化條件。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議一定程度上受限于軟件功能和網(wǎng)速環(huán)境，從實(shí)踐中無法完全與線下會(huì)議對(duì)比。基于此，要從重要性、及時(shí)性、可行性多維度的會(huì)議性質(zhì)，進(jìn)行會(huì)議召開的必要性評(píng)估。

（二）根據(jù)會(huì)議任務(wù)評(píng)估議程最優(yōu)性

任務(wù)是會(huì)議的靈魂，每個(gè)會(huì)議都有其核心任務(wù)主題，目的是讓參會(huì)人能把專注力聚在一起。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議是在虛擬空間舉行，參會(huì)人所處環(huán)境無法受控，其專注力是否持久決定于自身價(jià)值，因此會(huì)議議程必須充分圍繞核心任務(wù)主題進(jìn)行設(shè)計(jì)，在時(shí)間長短和內(nèi)容取舍進(jìn)行把控，盡量把議程排到最優(yōu)，價(jià)值發(fā)揮到最大。

（三）根據(jù)會(huì)議要求評(píng)估組織復(fù)雜性

會(huì)議是多人協(xié)作的辦公平臺(tái)，通常情況有發(fā)言、演示、互動(dòng)等形式。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議從普遍性而言，主要是利用手機(jī)端、平板端或是PC端來完成文檔共享、語音視頻傳輸，演示、互動(dòng)的體驗(yàn)性比較弱，因此要從組織復(fù)雜性進(jìn)行評(píng)估，從體驗(yàn)性上盡量優(yōu)先保證以文檔共享和語音傳輸為主。

（四）根據(jù)會(huì)議內(nèi)容評(píng)估軟件功能性

內(nèi)容決定了網(wǎng)絡(luò)會(huì)議軟件需要承載的功能，通常會(huì)使用的是文檔共享、語音視頻傳輸?shù)然竟δ?。?dāng)前學(xué)習(xí)強(qiáng)國、企業(yè)微信、騰訊會(huì)議、釘釘、WPS等多款免費(fèi)軟件較受各企事業(yè)單位青睞，從功能性上各具特點(diǎn)。因此要在充分了解各網(wǎng)絡(luò)會(huì)議軟件兼容性、共享性、協(xié)作性等方面特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合會(huì)議內(nèi)容，尋找最佳平衡點(diǎn)，選擇最合適軟件。

（五）根據(jù)會(huì)議網(wǎng)絡(luò)評(píng)估信息流暢性

預(yù)判網(wǎng)絡(luò)信息傳遞流暢性是策劃網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的重要思考點(diǎn)，雖然大公司網(wǎng)絡(luò)會(huì)議軟件在服務(wù)器配置和信息流處理都有較好的支撐，都設(shè)計(jì)了較高的網(wǎng)速或用戶理論極限值，但從時(shí)空視角看，理論和實(shí)踐往往會(huì)出現(xiàn)較大的偏差。因此充分考慮諸如參會(huì)人員數(shù)、網(wǎng)絡(luò)使用量等時(shí)空因素，來科學(xué)評(píng)估網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的信息流暢性。

當(dāng)然網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的召開方式因各企業(yè)實(shí)際情況不同，會(huì)議策劃者在考慮以上五個(gè)思考點(diǎn)的基礎(chǔ)上，選擇何種會(huì)議軟件，何種流程召開，還要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)、文化、技術(shù)和管理者偏好等方面進(jìn)行綜合考慮，但其核心歸根結(jié)底是要讓參會(huì)人員能感受對(duì)自身的價(jià)值，進(jìn)而給企業(yè)帶來價(jià)值。

二、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議過程組織中可能存在的問題及應(yīng)對(duì)措施

任何會(huì)議都包括會(huì)前策劃、會(huì)中組織、會(huì)后落實(shí)等三個(gè)基本程序。科學(xué)策劃是成功召開會(huì)議的前提，而過程組織妥當(dāng)是保證會(huì)議效果、效率的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議雖然是一種很好的數(shù)字化辦公載體，但在會(huì)中組織中對(duì)會(huì)議主持人控場及應(yīng)對(duì)能力和參會(huì)人員數(shù)字化辦公協(xié)作能力提出更高的要求。對(duì)比線下會(huì)議，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議組織過程中可能存在著會(huì)場環(huán)境失控、發(fā)言銜接不暢、網(wǎng)絡(luò)傳輸中斷等三個(gè)主要問題。

（一）會(huì)場環(huán)境失控方面

在網(wǎng)絡(luò)虛擬化會(huì)場環(huán)境下，沒有現(xiàn)場氛圍監(jiān)督和面對(duì)面溝通條件，致使出現(xiàn)賬號(hào)在線人不在線、發(fā)言分散目標(biāo)偏離、話筒未關(guān)雜音不斷等會(huì)場環(huán)境失控問題。因此，會(huì)議組織者在會(huì)前策劃階段，必須把會(huì)議要求清楚傳達(dá)到每個(gè)參會(huì)人員，確保所有人會(huì)基本使用會(huì)議軟件。

（二）議程銜接不暢方面

網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的其一弊端，就是主持人無法有效察看發(fā)言人言行舉止，來基本判斷是否發(fā)言結(jié)束;同時(shí)，會(huì)議文檔等支撐材料缺乏統(tǒng)一管理，致使出現(xiàn)會(huì)場靜默、搶占發(fā)言、文檔切換不及時(shí)等議程銜接不暢問題。因此，會(huì)議過程中最好設(shè)置網(wǎng)絡(luò)主持人，并由會(huì)議組織者來擔(dān)任，進(jìn)行會(huì)議文檔等支撐材料切換和下發(fā)發(fā)言指令。

（三）網(wǎng)絡(luò)傳輸中斷方面

各企業(yè)在使用公共網(wǎng)絡(luò)會(huì)議軟件時(shí)，網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)通常無法進(jìn)行把控，只能盡可能去適應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)傳輸中斷的現(xiàn)象在所難免。因此，會(huì)議組織者應(yīng)提前做好預(yù)案，制定涵蓋諸如切換wife網(wǎng)絡(luò)、重新建立會(huì)議房間等措施的應(yīng)急處理機(jī)制，確保在異常問題處理上，會(huì)議組織者和參會(huì)人員在思想上能統(tǒng)一，避免煩躁和焦慮情況。

當(dāng)然問題本身就是一種風(fēng)險(xiǎn)，存在著隨機(jī)性特點(diǎn)，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中無法完全窮盡其可能存在的所有問題，以上所總結(jié)的三個(gè)方面問題是根據(jù)數(shù)字化辦公特點(diǎn)，在實(shí)踐中得出，并未詳盡。因此，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議組織者要正確看待問題，擁抱隨機(jī)性，把問題想得充分一些，把隨機(jī)性問題變成可控性問題。

總體上說，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議形式對(duì)于很多企業(yè)還很陌生，但只是一個(gè)過程，只要能從摸索中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，也許網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的數(shù)字化辦公載體會(huì)隨時(shí)代工作節(jié)奏的加快，變得更加頻繁和普及，并創(chuàng)造更大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭慧英.企業(yè)辦公應(yīng)用數(shù)字化模式淺析[M].電腦知識(shí)與技術(shù)，2011，07（5）：1201.

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