商務(wù)標書編制水平提升探討

王婷婷

摘 要：近年來，經(jīng)濟快速發(fā)展，推動了相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，其中建筑工程領(lǐng)域得到了前所未有的發(fā)展機遇。招投標作為建筑領(lǐng)域發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，商務(wù)投標文件涉及內(nèi)容較多、綜合性強等特點，需要對招標資料予以充分理解，才能夠更好地展現(xiàn)自身優(yōu)勢，因此編制出高質(zhì)量、可行性強的商務(wù)投標文件至關(guān)重要。據(jù)此，立足于商務(wù)投標文件編制重要性，從商務(wù)常用資料、組織計劃等角度探討如何提高商務(wù)投標文件編制水平與質(zhì)量的方法，以供借鑒和學習。

關(guān)鍵詞：投標;人員;業(yè)績;編制;商務(wù)標書

中圖分類號：F23 ? ? 文獻標識碼：A ? ? ?doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.18.061

1 熟練掌握商務(wù)常用資料

1.1 熟練掌握

凡是跟投標經(jīng)營相關(guān)的企業(yè)證照、 工程業(yè)績、人員證書、獲獎及工法、財務(wù)報表等資料，都是商務(wù)人員需要掌握的。公司基本信息如單位名稱、注冊地址、法定代表人姓名、注冊資本金;企業(yè)資質(zhì);財務(wù)數(shù)據(jù)如營業(yè)額、資產(chǎn)負債率、營運資金;企業(yè)常用業(yè)績?nèi)缟婕案叨?、深水、大跨橋梁、長大隧道等;信用評價如鐵路、公路、水利、各省市的等級;獲獎及工法如國家級獎勵、項目經(jīng)理獲獎等。

1.2 學會使用

會使用商務(wù)資料庫查詢?nèi)藛T證件匯總表、企業(yè)業(yè)績匯總表，熟練在商務(wù)數(shù)據(jù)庫內(nèi)查詢資料。會使用中國建造師網(wǎng)、安全人員查詢平臺、信用中國網(wǎng)站、國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網(wǎng)等常用網(wǎng)站。標書編制常常是資料積累的過程，每編一個標都積累一點資料、學到一點東西。

2 認真編制投標組織計劃

2.1 編制投標組織計劃書

需明確投標項目等級，投標組織單位、編標單位;對編標人員合理分工，確定編制人、各級復核人;合理安排編標進程。

2.2 注意事項

對重點項目，重點標段要優(yōu)先選用經(jīng)驗豐富編標人員;要針對本項目特點進行編標要點提示;編標進程安排要綜合考慮標書難易、標書遞交、電子文件上傳等影響，時間留有余地。

3 提前辦理涉外事項

3.1 涉及內(nèi)容

信貸、保函、保證金、公證的辦理;人員、業(yè)績原件的準備;交易鎖的協(xié)調(diào)與使用等。

3.2 注意事項

（1）信貸、保函等要按照招標文件給定的格式，準確填寫招標人、項目名稱、標段、有效期等信息，在符合要求的銀行辦理。

（2）編標人在選定擬用的企業(yè)業(yè)績、人員后，要及時聯(lián)系經(jīng)辦人員，辦理原件借用協(xié)調(diào)事宜。收到原件后仔細核對證件的種類和數(shù)量無誤。

（3）提前準備交易鎖并安裝好驅(qū)動程序，學習標書制作軟件的使用、招標文件及補遺答疑的下載、上傳標書、解密文件等。涉外事項的辦理，一定要打好提前量，對辦理進度進行動態(tài)跟蹤。要充分考慮證件協(xié)調(diào)和郵寄時間、銀行辦理業(yè)務(wù)內(nèi)部審批流程時間等。

4 重視答疑環(huán)節(jié)

編標人員在拿到招標文件后，要仔細研讀，對表述不清，有歧義、前后矛盾、錯誤、疏漏等問題進行記錄。提問時要注意技巧，在此我總結(jié)了四個原則。

4.1 提問的技巧

4.1.1 不該問的不問

要權(quán)衡利弊，謹慎提問，避免給自己挖坑。例如以下內(nèi)容：（1）招標文件不要求提供架子隊名單，就不要問“是否需要提供架子隊名單”。（2）招標文件中不要求營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書提供原件，就不要問“是否需核驗原件”。（3）招標文件要求在開戶銀行出具保函，就不要提問“是否需要基本戶出具”？

4.1.2 該問的一定要問

對涉及投標文件響應(yīng)性、影響標書編制的問題，要盡早提問，避免錯過答疑時間陷入被動。例如以下內(nèi)容：（1）招標人名稱、項目名稱及標段號;（2）投標人資質(zhì)、財務(wù)、業(yè)績、人員等的強制要求;（3）信貸證明、保證金、公證書的辦理要求;（4）投標文件格式、組成;（5）標書打印裝訂、蓋章包封、遞交事項等。

4.1.3 提問要力求嚴謹

提問時要做到措辭準確，提問本身無異議、無疏漏。例如以下內(nèi)容：（1）提問是“我單位自有營運資金不滿足要求，是否需要辦理信貸證明？”，業(yè)主回答“需要”?；卮鸩]有解決“投多個標段，信貸證明是否按標段辦理？信貸證明額度是否累計？”的疑問。（2）提問是“副本是否可以為正本的復印件？”，業(yè)主回答“可以”。并沒有解決“簽字蓋章是否可以復印？副本是黑白還是彩色復印件？”的問題。

4.1.4 多讓業(yè)主做判斷題

從簡化編標的角度，提問時帶出我們希望的答案。例如這樣提問：（1）投多個標段，擬投入主要管理人員是否可以重復用一套？（2）資格預(yù)審期間原件已核驗過，投標時是否不需要再次核驗？（3）人員證件掃描件等在資格預(yù)審時已經(jīng)提供過，投標文件中是否只附人員簡歷表，不再附人員證件、業(yè)績材料等掃描件？

4.1.5 兩個建議

（1）對提問要進行復核。提問在發(fā)出前，要經(jīng)過商務(wù)負責人檢查。涉及資審強制要求的，影響資審通過的問題，需要經(jīng)過領(lǐng)導審核。

（2）安排專人負責收發(fā)和回執(zhí)。注意要跟招標人核對答疑文件數(shù)量、避免遺漏。

答疑期已過，又發(fā)現(xiàn)新的問題如何處理？

①電話詢問業(yè)主或招標代理，爭取口頭答復或書面說明。

②按最保險方案處理問題。寧可麻煩，不冒風險。

4.2 準確理解資格審查條件

準確理解招標文件，對項目經(jīng)理和總工的資格要求，是編標的重點之一。

（1）注意項目經(jīng)理總工的執(zhí)業(yè)資格、年齡、經(jīng)驗等方面的要求。

（2）是否核驗人員證件原件的要求。

對企業(yè)業(yè)績要求的理解，也十分重要。

（1）注意描述中表示范圍的詞。例如，大于、以上、高于、超過;至少、及以上、不少于、不小于、不低于;或;和、與;同時、并且（且）;之前;之后等。

（2）可否使用子公司業(yè)績？一般以集團名義投標，子公司中標業(yè)績無效。

（3）如何理解“近X年”？一般指遞交投標文件截止日往前推X年范圍內(nèi)（X年X月X日至X年X月X日）。招標文件另有明確的從其要求。

4.3 熟悉編標注意事項

（1）人員方面。

按要求選配投標擬用人員，要綜合考慮證件匹配、個人業(yè)績、在建項目、參保單位、平臺備案等方面問題。既要滿足強制要求，爭取得分，也要避免高配使用。

擬用的項目經(jīng)理、總工、項目副經(jīng)理、各負責人等，力爭與實際準備上場人員一致，減少中標后，因人員更換而帶來的履約失信風險。

招標文件對人員沒有詳細要求的。人員配備一定要合理，要覆蓋工程各專業(yè)，人員數(shù)量也要根據(jù)工程量來配置。這種情況，建議找技術(shù)標的同事來協(xié)助，確定各專業(yè)的人員和數(shù)量。

鐵路項目投標，一般要求標段之間人員不重復?？砂慈藛T類別、分標段把姓名列入EXCEL表中，進行人員查重。人員發(fā)生變化時，及時更新表格，避免重復。

（2）業(yè)績方面。

業(yè)績選配時，要留有余量。在滿足強制要求，爭取最高得分的基礎(chǔ)上，要多配1-2兩個業(yè)績。

注意對“項目描述”中的特征指標加粗顯示，方便專家進行評審。

如要求提供業(yè)績證明時，需注意開具業(yè)績證明注意事項。

①業(yè)績證明中至少應(yīng)包括：項目名稱、施工單位、合同金額、設(shè)計標準、開工時間、竣工時間、主要工程量等信息。

②“主要工程量”需要包括：路基、橋梁跨度、隧道長度、斷面、地鐵車站基坑深度、營業(yè)線施工、轉(zhuǎn)體施工、開通運營時間等招標文件要求的業(yè)績指標。（內(nèi)容描述盡量全面，方便多個項目投標使用）。

③注重業(yè)績指標的積累。在收集本單位業(yè)績時，需全面、準確填報工程概況，深挖業(yè)績的閃光點。對日常投標出現(xiàn)的新指標注意積累。

（3）其他注意事項。

嚴格按照招標人給出的“投標文件格式” 來編制投標文件。表格、文字等內(nèi)容避免未經(jīng)核對，直接從其他標書中拷貝使用。

需提供原件的，要注意核對原件與掃描件一致。比如說，原件是教授級高工，而標書中的掃描件卻是高級工程師;原件是新開的業(yè)主證明，掃描件用的還是之前的。

標書中各類掃描件清晰、關(guān)鍵信息頁齊全;證件需本單位的、在有效期內(nèi)。

對招標文件、答疑補遺中需要投標人響應(yīng)，但沒有在“投標文件格式”中體現(xiàn)的內(nèi)容。注意要通過自行增加“承諾函” 等形式進行響應(yīng)。比如鐵路資審文件，申請人須知前附表中對“增值稅”的要求，就需要進行承諾。

4.4 嚴格執(zhí)行標書復核流程

嚴格執(zhí)行標書復核流程。誰編完標書，也不敢保證一點問題都沒有。因此標書復核十分有必要。標書復核，依據(jù)是招標文件、答疑和補遺文件。核對答疑。從頭到尾，對標書檢查完成后。為了避免遺漏復核的目的是消滅錯誤、全面響應(yīng)招標文件、確保標書質(zhì)量。整理檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給標書編制人修改。如有存在爭議的問題，提請領(lǐng)導研究確定。

5 結(jié)語

根據(jù)上文所述，商務(wù)標書是整個招標文件的基礎(chǔ)和前提，也是確保投標文件編制質(zhì)量的關(guān)鍵。因此在編制標書過程中，工作人員要保持認真的態(tài)度、高度責任心，加強對專業(yè)知識的學習和更新，最大限度上減少標書編制的錯誤。嚴格按照要求和標準進行標書的編制，提高編制有效性，從而推動建筑工程項目進一步發(fā)展。

參考文獻

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