現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

何維智

摘要：現(xiàn)代人事檔案建設(shè)，要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)積極建立和完善適度透明的人事檔案內(nèi)容體系。以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理和服務(wù)。如果人事變動(dòng)通過(guò)微博發(fā)布，不僅可以提高社會(huì)關(guān)注度和知名度，還可以提供一個(gè)全新的展示平臺(tái)。創(chuàng)新人事檔案管理模式，建立和完善人事檔案信息適當(dāng)披露制度，將更有利于人事檔案的規(guī)范化管理、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)，從而更好地為社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代;人事檔案;管理;對(duì)策

1人事檔案的特點(diǎn)及重要性

人事檔案是檔案中一個(gè)重要分類(lèi)，在干部動(dòng)議、考察、任前公示、綜合考核和干部錄用、人才引進(jìn)等工作環(huán)節(jié)具有重要參考價(jià)值。尤其黨的十八大以來(lái)，人事檔案工作受到各級(jí)組織的重視，在中組部會(huì)議中提出："干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，也是干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)”。在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能的時(shí)代條件下，推動(dòng)人事檔案管理的制度化信息化建設(shè)，科學(xué)管理檔案、高效利用檔案是現(xiàn)階段重要課題。在總臺(tái)建立、三臺(tái)融合的大背景下，建立總臺(tái)的數(shù)字化科技化檔案管理系統(tǒng)也是當(dāng)前重要課題。

2當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1重視程度不足

目前檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作的重要性還沒(méi)有深刻認(rèn)知，首先，現(xiàn)代人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力相對(duì)不足，在不具備精深的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的情況下開(kāi)展人事檔案管理工作，很容易導(dǎo)致相關(guān)人事檔案丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。同時(shí)，一些單位的人事檔案管理人員并未將把檔案管理視為自身主要職業(yè)，因此在這方面投入的時(shí)間與精力相對(duì)較少，這對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理實(shí)際功能的發(fā)揮形成了較大阻礙，也對(duì)人事變動(dòng)方面造成不良影響。另外，不少人事檔案管理人員沒(méi)有較強(qiáng)的安全意識(shí)，無(wú)法有效保護(hù)各項(xiàng)人事檔案材料，從而給人事檔案帶來(lái)較多的火災(zāi)、丟失或潮濕等風(fēng)險(xiǎn)。

2.2現(xiàn)代人事檔案管理方式不規(guī)范

人事檔案具有真實(shí)性、保密性、嚴(yán)謹(jǐn)性的特點(diǎn)，高質(zhì)量現(xiàn)代人事檔案管理工作，能夠?yàn)槿耸聶n案的利用做好鋪墊工作，企業(yè)在日常的管理工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)予以高度重視。但是不可忽略的是現(xiàn)階段企業(yè)在現(xiàn)代人事檔案管理工作中仍存在很多的疏漏之處。現(xiàn)代人事檔案管理理念較落后，比如在管理過(guò)程中未做好檔案的分類(lèi)工作，對(duì)檔案的管理目錄設(shè)置不合理，在檔案使用、借閱的過(guò)程中未做好相應(yīng)的記錄，諸多管理方式上的微小漏洞，都可能降低檔案得利用率，甚至影響檔案存放安全，出現(xiàn)疏漏、丟失現(xiàn)象。其次，管理方式也包括硬件上的支持，檔案存放需要適宜的溫度環(huán)境，部分企業(yè)管理方式不夠?qū)I(yè)，未能做好檔案的管理防潮、防水、防火等措施，危機(jī)了檔案的完整性，一旦發(fā)生事故可能造成檔案損毀[2]。

2.3 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足

很多單位對(duì)于檔案管理隊(duì)伍都缺乏建設(shè)，甚至一些單位還割舍掉了專(zhuān)職的管理人員，采用兼職的模式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣一崗多職將會(huì)導(dǎo)致檔案工作不能順利和專(zhuān)注。而且兼職情況下，很多管理人員會(huì)被頻繁的進(jìn)行更換，這樣人員的頻繁更換也不利于整體檔案工作的開(kāi)展。因?yàn)闄n案是一類(lèi)復(fù)雜的文件，需要長(zhǎng)久的進(jìn)行保存，如果沒(méi)有系統(tǒng)的管理模式，將會(huì)很快就陷入到混亂。兼職情況很難兼顧完全，就會(huì)出現(xiàn)檔案管理整體呈現(xiàn)混亂的情況。而且檔案的歸類(lèi)和排放也都需要固定的一種模式，才有助于查閱和提取。管理隊(duì)伍的建設(shè)缺失導(dǎo)致根本沒(méi)有專(zhuān)員來(lái)進(jìn)行管理。

2.4人事檔案現(xiàn)代化水平低

隨著現(xiàn)代化信息的快速發(fā)展，科技信息手段在檔案管理工作中得到了廣泛運(yùn)用，但是，實(shí)體管理仍然是部分單位人事檔案管理工作的重心，還存在著大量紙質(zhì)檔案的管理工作，工作人員對(duì)檔案電子信息化建設(shè)沒(méi)有得到重視導(dǎo)致信息化水平低，造成工作效率不高，對(duì)人事檔案的利用帶來(lái)負(fù)面影響。同時(shí)，檔案管理硬件設(shè)施的缺乏也給工作帶來(lái)了諸多不便。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在很多缺點(diǎn)，比如不易保存、極易丟失等。人事資料的記錄、復(fù)印、掃描有難度，各種資料不能常年有效保存。

3現(xiàn)代人事檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1完善人事檔案管理制度

正所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，構(gòu)建科學(xué)完善的人事檔案管理制度，才能夠使管理人員的工作有章可循。構(gòu)建完善的檔案管理制度，主要是將管理機(jī)制與管理人員進(jìn)行結(jié)合，管理人員必須要有較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠?qū)n案的源頭、交接與轉(zhuǎn)移工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并且要做好日常維護(hù)和人員登記，對(duì)于長(zhǎng)期借閱檔案的必須進(jìn)行存檔，且上報(bào)上級(jí)人員。要做到對(duì)人事檔案絕對(duì)保密，不向無(wú)關(guān)緊要的人員透露信息。構(gòu)建科學(xué)完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于違反機(jī)制的檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)肅處罰，同時(shí)結(jié)合信息化發(fā)展需求，進(jìn)一步明確檔案信息化建設(shè)工作流程，構(gòu)建科學(xué)完善的工作機(jī)制。

3.2吸引專(zhuān)業(yè)人才，建設(shè)高效隊(duì)伍

可以引進(jìn)高學(xué)歷與豐富經(jīng)驗(yàn)并存的專(zhuān)業(yè)人才，幫助本單位建立高效的人事檔案管理室。而且要對(duì)本單位的人事檔案的工作人員定期舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立科學(xué)的考核制度。對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的員工應(yīng)該進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，最大限度的激發(fā)員工的學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)該幫助工作人員與時(shí)俱進(jìn)，熟練地操作各現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。只有這樣才能保證本單位的人事檔案管理部門(mén)的專(zhuān)業(yè)性與高效性，給各個(gè)部門(mén)提供高效的信息查詢(xún)服務(wù)。

3.3建立現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)

伴隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代企事業(yè)單位可以建立一套完善、人性化且符合自身發(fā)展的人事檔案管理系統(tǒng)，為使單位內(nèi)部人事檔案管理工作更為便捷，可將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融入工作中。不斷提高人事檔案管理的連續(xù)性以及可查閱性，進(jìn)而拓寬人事檔案管理的使用范圍，以科學(xué)化、信息化檔案管理模式為基準(zhǔn)，建立一套現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)，以滿(mǎn)足進(jìn)一步提升人事檔案管理實(shí)效性的要求。

3.4增強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理

由于事業(yè)單位面臨的項(xiàng)目較多，在人手不足的情況下，會(huì)招聘一些臨時(shí)工幫助事業(yè)單位完成相關(guān)事務(wù)，事業(yè)單位稱(chēng)他們?yōu)榱鲃?dòng)人員。在人事檔案管理過(guò)程中，流動(dòng)人員檔案的確定成為了檔案管理人員的難點(diǎn)，由于流動(dòng)人員具存在不確定性的因素，因此，人事檔案管理人員必須在短時(shí)間內(nèi)完成這類(lèi)人員的檔案收集、歸納工作，使其在有效的時(shí)間內(nèi)能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在流動(dòng)人員離開(kāi)相關(guān)單位之后，不得透露該人員的個(gè)人信息，不得扣押該人員的檔案。國(guó)家針對(duì)流動(dòng)人員檔案的整理工作提出了“集中統(tǒng)一、歸口管理”的體制，為流動(dòng)人員提供了保障，使相關(guān)單位不敢再扣壓流動(dòng)人員的檔案。

4結(jié)語(yǔ)

改進(jìn)人事檔案管理工作其實(shí)最重要的一點(diǎn)就是要與社會(huì)的發(fā)展同步。社會(huì)的發(fā)展與人事檔案管理工作的發(fā)展有著直接的聯(lián)系。我國(guó)社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)了人事檔案管理制度的發(fā)展。從商朝的譜牒（類(lèi)似于人事檔案管理）一直到現(xiàn)在。人事檔案管理制度越來(lái)越健全，而且人事檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多，涉及的范圍也越來(lái)越廣。社會(huì)的不斷進(jìn)步也促使了人事檔案管理的發(fā)展。同樣，人事管理制度依賴(lài)于社會(huì)的發(fā)展，是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物。我們堅(jiān)信，在不遠(yuǎn)的將來(lái)，我國(guó)在人事檔案管理工作上也可以做到更加規(guī)范，更加全面，更加實(shí)用。那時(shí)網(wǎng)絡(luò)化的廣泛應(yīng)用與普及將成為人事檔案管理工作中一項(xiàng)重要管理手段。我國(guó)人事檔案管理制度的改革與發(fā)展將向著更高層次的信息化大步邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] ?趙洋.論現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題與策略[J].清遠(yuǎn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，10（03）：69-71.

[2] ?劉濤.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：119.

[3] ?高薪.現(xiàn)代人事檔案管理初探[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（04）：118.

[4] ?陳秀潔.我國(guó)人事檔案管理改革若干問(wèn)題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（03）：157.

（作者單位：淄博市政務(wù)服務(wù)中心）