論公共關系管理中的辦公室接待工作

李琪

摘要：辦公室接待工作是企業(yè)經(jīng)營活動組成的重要部分，是展示企業(yè)形象、體現(xiàn)水平、彰顯實力的工作。本文圍繞如何進一步落實好中央“八項規(guī)定”精神，滿足公司高質(zhì)量發(fā)展的需要，有效解決好新形勢下辦公室接待工作面臨的新情況、新問題，做好公共關系管理中的辦公室接待工作展開論述。

關鍵詞：接待工作;重要性;創(chuàng)新

對于辦公室接待工作，主要是開展公務活動工作過程中對來訪者開展的迎送、招待、接談、聯(lián)系、咨詢等輔助管理活動，在企業(yè)經(jīng)營活動中是非常重要的組成。自從黨的十八大召開以來，為了能夠?qū)χ醒搿鞍隧椧?guī)定”精神進行嚴格貫徹和落實，黨中央對于國內(nèi)公務接待管理出臺了一系列舉措，堅決杜絕公務接待中的違規(guī)違紀現(xiàn)象。現(xiàn)階段公司發(fā)展已經(jīng)進入高質(zhì)量發(fā)展快車道，如何進一步解決公司辦公室接待工作面臨的新情況、新問題，推動接待工作向規(guī)范化、良性化方向發(fā)展，實現(xiàn)落實上級接待規(guī)定與提升接待效果的“雙贏”，是擺在我們面前的重要課題。

一、公共關系管理概念

現(xiàn)代企業(yè)公共管理有兩方面的內(nèi)容，即企業(yè)的內(nèi)部公共關系管理和企業(yè)的外部公共關系管理。其中，企業(yè)內(nèi)部的公共關系的基礎是保證企業(yè)目標的有效實現(xiàn)。而企業(yè)外部公共關系是以企業(yè)信譽和形象為主導的，需要處理好外部環(huán)境中的各種關系，比如與合作伙伴之間的關系、一些相關政府職能部門的關系、各種媒體之間的關系以及和消費群體之間的關系等。

二、提高辦公室接待工作的舉措

（一）提高對接待工作重要性的認識

辦公室接待工作是體現(xiàn)企業(yè)文化、企業(yè)形象的重要表現(xiàn)，同時通過接待工作也能夠?qū)⑵髽I(yè)知名度、美譽度有積極地作用，能夠顯著擴大企業(yè)的影響了。對于辦公室接待工作，企業(yè)應該提高接待工作重要性的認識，將優(yōu)秀的企業(yè)文化展示在社會大眾面前，體現(xiàn)出企業(yè)良好的綜合管理水平。利用好辦公室接待工作，加強與各協(xié)作單位的溝通和聯(lián)系，將企業(yè)對外影響力進一步擴大，幫助企業(yè)實現(xiàn)更好發(fā)展。

（二）建章立制，實現(xiàn)接待工作規(guī)范化運作

近年來，隨著公司市場化改革的不斷深入，接待活動日益增多，而接待工作處處涉及資金費用、體現(xiàn)管理水平，就必須在嚴格落實中央“八項規(guī)定”精神的前提下，不斷完善公司相關制度，加以控制和規(guī)范，只有這樣才能確保接待工作的效果。

按照公司運營管理體系建設要求，我們先后制定了《公共關系管理規(guī)定》《國內(nèi)公務、商務接待管理實施細則》《外賓來訪接待管理實施細則》《接待活動標準指導手冊》等管理制度，規(guī)范接待要求，明確工作標準，加強過程管控，推進規(guī)范管理，切實提高了接待工作水平，杜絕了公務接待中的各種違規(guī)違紀現(xiàn)象，更好地為公司科研生產(chǎn)經(jīng)營服務。

（三）與時俱進，實現(xiàn)接待工作規(guī)?；\作

對于接待工作來講，它是一個復雜、系統(tǒng)的工程，其中涉及到諸多環(huán)節(jié)也存在著許多變化。接待工作中任何一個關鍵點出現(xiàn)了披露，將對接待整體效果有著不良影響。所以，要求建立起完善的接待資源網(wǎng)絡和團隊協(xié)助網(wǎng)絡，為做好接待工作、確保接待效果提供重要的基礎。

首先，對內(nèi)外資源進行梳理形成一個便捷、實用的資源網(wǎng)絡體系。企業(yè)在發(fā)展過程中會積累許多接待資源，作為辦公室接待工作人員要求對這些內(nèi)外資源進行梳理，形成一個行業(yè)內(nèi)外兩種接待資源體系，利用好資源體系來開展接待工作。同時，要因時、因需、因人地制定針對性強的接待方案，方便滿足各種層次、各種需求、各種行業(yè)的來賓。

其次，將內(nèi)外力量有效融合形成一個流暢、高效的團隊網(wǎng)絡體系。作為“中國的飛機城”，閻良聚集著許多重量級的企事業(yè)單位。因此，在開展辦公室接待工作過程中，要對特色資源和發(fā)展環(huán)境進行正確認識和準確把握，對接待工作的要求能夠了然于胸，將優(yōu)勢互補、資源共享充分發(fā)揮出來，與兄弟單位辦公室建立互相支持、互相協(xié)作的工作伙伴關系，通過形成多位一體的接待團隊來應對重大接待事項，做好上下貫通、協(xié)調(diào)一致、共同策劃、協(xié)同組織來形成更大范圍的“大接待”工作局面。

（四）追求精品，實現(xiàn)接待工作品牌化運作

對于辦公室接待工作，實現(xiàn)品牌化運作是對其的提煉、升華，對于公司精神風貌、企業(yè)文化、外在形象是最直接的體現(xiàn)。對于接待工作品牌化運作，精品服務的打造重點從以下三個方面來進行：

一是業(yè)務精品化。我們制定了《公司參觀路線指導手冊》和《接待活動標準指導手冊》，通過劃分不同的接待參觀路線，實行接待標準分級管理，推進接待工作規(guī)范化、精準化。及時根據(jù)來賓提供的信息，掌握此次來訪具體目的、具體要求，制定出詳細、條理的接待方案，保證各個環(huán)節(jié)的接待工作能夠有序銜接，借助接待工作點檢表保證有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性推進工作進程。同時，針對重要接待中的不確定因素，實行預案式管理，做到應變有序、運轉高效。針對大型會議、重要接待制作會議接待手冊，努力打造精品服務，追求接待業(yè)務精品化。

二是規(guī)格精品化。推行VIP接待模式，根據(jù)來賓工作任務和職務級別，實施分級接待方案，通過對接待標準、參觀路線、接待引導、保密保衛(wèi)等方面精心設計，實現(xiàn)接待規(guī)格精品化。

三是文化精品化。通過在接待工作中融入公司簡介，播放宣傳片，觀看展廳，贈送特色紀念品，將公司文化融入到接待工作全過程，宣傳公司形象，展示文化底蘊。

三、結束語

通過健全完善公共關系管理體系，細化接待工作標準，實施精細化操作，推進規(guī)范化、品牌化運作，在繼承中不斷創(chuàng)新，推動接待工作制度化、程序化和專業(yè)化發(fā)展，更好地履行部門綜合保障職能，為公司科研生產(chǎn)經(jīng)營服務。

參考文獻：

[1]梁艷霞，提升國有企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)之我見[J].職業(yè)時空，2009，6（8）：18-19.