公文中幾種常見錯誤解析

李寒冰

公文是企業(yè)重要的管理工具，不僅能傳達政策意圖、布置任務、指導下級單位開展工作，還起到規(guī)范行為、宣傳教育、傳遞信息、聯(lián)系公務、憑證記載的作用。做好公文處理工作，關乎一個企業(yè)、一個單位的形象，體現(xiàn)各級領導和文秘人員的素質，更為重要的是，公文對于企業(yè)提升管理效率、加強內部控制、促進科學決策具有十分重要的作用。筆者在多年公文審核工作中，發(fā)現(xiàn)在公文格式、行文規(guī)則、公文內容等方面經常出現(xiàn)一些問題，而且是反復出現(xiàn)，得不到公文起草人員的重視，在一定程度上影響公文的運轉效率，損害了公文的時效性、準確性、嚴肅性和政治性，也在一定程度上影響了企業(yè)良好形象的樹立。

一是發(fā)文字號不規(guī)范。發(fā)文字號用法不規(guī)范是公文中常見的問題，也是最不應該出現(xiàn)的錯誤。常見的問題主要是順序號和年份括號使用不當。如某公司發(fā)一份文件，發(fā)文字號標注為“（2015）××公司第01號”。按照《黨政機關公文格式》要求，發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文順序號3個要素組成，要編排在發(fā)文機關標志下空兩行位置，居中排布，既不可缺項，也不可以顛倒順序。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”擴入;發(fā)文順序號不能加“第”自，不虛編位，在阿拉伯數(shù)字后加“號”。上述事例中，發(fā)文要素齊全，看似沒有問題，但是三個要素隨意調換位置，括號也沒有按照要求使用，還人為增加“第”和虛位數(shù)，正確的寫法應該是“公司××〔2015〕1號”。

二是正文格式不規(guī)范。《黨政機關公文格式》中規(guī)定，公文正文格式一般每面排22行，每行排28個字，行距一般為固定值28磅，特定情況下可以適當調整，但至少同一頁公文行距應該保持一致;公文正文中不得有表格、示意圖、結構圖等形式，可以以附件的形式來處理。筆者所在單位為國有企業(yè)，日常工作中工作匯報、報告、總結、分析等文字材料較多，由于這些材料對格式要求不如正式公文嚴格，只要求方便閱讀、讓大家一目了然即可，導致個別文稿起草人員習慣成自然，在起草公文也“不拘小節(jié)”，按照自己的起草其他文稿時的習慣，自己方便怎么排版就怎么排版，在一份公文里表格、圖片、文字“相輔相成”，失去了公文統(tǒng)一格式的嚴肅性。頁邊距、行距也是容易忽略的地方，需要公文起草和審核人員給予關注，頁邊距不能按照word軟件中默認的“上2.54mm”，“左3.17mm”，行距隨意設置成“單倍行距”或者“最小值28磅”等。必須按照國標要求，頁邊設置為“上37mm”，“左28mm”，沒有特殊情況行距設置“固定值28”，在一個頁面沒有空間蓋章，而下一頁又是空白頁時，可以上當增加或減少行距值，但也要保證同一頁面上行距一致。

三是結構層次序數(shù)使用不規(guī)范。正確規(guī)范使用結構層次序數(shù)，不僅能讓公文層級清晰明了，還能準確反映出公文的構架，讓閱讀者便于理解和接受。按照《黨政機關公文格式》要求，公文結構層次序數(shù)可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，一般盡量逐級使用，也可以越級使用，但最多越一級。如公文只有兩個層級，第一層級用“一、”，第二層級既可用“（一）”，也可以用“1.”。筆者在公文審核過程中，常常發(fā)現(xiàn)一級標題序數(shù)用“1.”標注，二級標題序數(shù)用“①”或者“（一）”來標注，也有一級標題序數(shù)用“一、”，二級標題序數(shù)用“1、”或者“一是”等問題，還有在三級序數(shù)“1.”下面，仍然使用“（一）”的問題出現(xiàn)，這些常見錯誤，雖然不能影響文意的表達，但卻影響了公文的嚴肅性，希望引起公文起草與審核人員的重視。

四是數(shù)字使用不規(guī)范。數(shù)字幾乎在每篇公文中都能出現(xiàn)，在公文中存在一些數(shù)值使用不規(guī)范、數(shù)字使用不恰當?shù)葐栴}，由于不影響閱讀，也往往被公文起草者和閱讀者所忽視。如“2016銷售收入預計50億～60億人民幣，比2015年增加10%～20%”，往往被寫成“50-60億人民幣或50～60億人民幣和10-20%或10～20%”。按照國標規(guī)定，在表示數(shù)值的范圍時，若省略數(shù)值的附加符號或者計量單位會造成歧義時，不應省略其附加符號。另外，國標規(guī)定數(shù)字在表述年代時要用阿拉伯數(shù)字，“20世紀90年代”也不能寫成“20世紀九十年代”。

五是時間表述不具體。在一些匯報類的文章或總結中，往往會出現(xiàn)“去年以來”“在上年的基礎上”“今年我們要”等等模糊的寫法，由于匯報工作和總結工作是在一個特定的時間段內，不需要進行存檔，習慣性的使用上述模糊寫法不傷大雅。但是在正式公文表述中，時間必須要表述具體準確，有可追溯性，不能出現(xiàn)諸如“去年”“今年”等模糊的寫法，要直接使用“2015年”“2016年”。在公文中出現(xiàn)年份時也必須頁要標注全稱，使用四位年代號，不能簡化。如不能使用“98年”“15年9月”等簡化寫法，應使用“1998年”和“2015年9月”。

俗話說，一字入公文，九牛拉不出。公文所表達的觀點必須符合上情下情，符合客觀實際和發(fā)展規(guī)律;所使用的論據要有說服力、經得起推敲;所使用的語言、數(shù)字、標點符號甚至行距和字符間距等都要符合要求，不能隨意自選動作，自創(chuàng)格式。“沒有規(guī)矩，不成方圓”。對于公文的“規(guī)矩”，《黨政機關公文處理工作條例》（中發(fā)辦〔2012〕14號）和《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012）都提出了明確要求，進行了嚴格規(guī)范，只要公文起草和審核人員認真對待，做到細之又細、嚴之又嚴，一些熟視無睹的錯誤就會避免，就能保證公文的準確性，體現(xiàn)出公文的嚴肅性。