淺談計算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

摘 要 在檔案管理中通過應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)Ω黝悪n案資料進(jìn)行快速整理分析，進(jìn)而提高檔案管理工作效率以及檔案資料查閱速度。對此，本文首先對檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行介紹，然后對計算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性進(jìn)行分析，并對計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用要點進(jìn)行詳細(xì)探究。

關(guān)鍵詞 檔案管理;內(nèi)容;計算機(jī)技術(shù)

引言

現(xiàn)如今，計算機(jī)技術(shù)已被推廣應(yīng)用于檔案管理中，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，計算機(jī)技術(shù)能夠有效保證數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)錄入方式快速便捷，同時還可對檔案資料進(jìn)行拷貝、輸入、打印、查找等，便于檔案管理人員對檔案資料進(jìn)行高效管理。因此，亟須對計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行深入研究。

1檔案管理工作內(nèi)容

在檔案管理中，要求對檔案進(jìn)行收集整理分析，并提供檔案資料利用服務(wù)功能。在收集到各類檔案資料后，要求管理人員度然后根據(jù)實際需要合理保存，便于后續(xù)使用。在整個檔案管理全過程中，檔案資料分類至關(guān)重要，各行各業(yè)檔案資料逐漸增多，只有對檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于后續(xù)快速查詢使用[1]。

2計算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

檔案管理工作難度較大，復(fù)雜程度較高，在檔案資料管理中，需保存大量信息數(shù)據(jù)，對于工作人員工作精確度的要求比較高，另外，在檔案資料管理中需耗費(fèi)大量時間和精力，并且很難保證工作效率，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，可促進(jìn)檔案管理方式轉(zhuǎn)變。在計算運(yùn)行過程中能夠創(chuàng)建分類儲存程序，對檔案資料進(jìn)行精確化分類，在利用計算機(jī)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類后，還可創(chuàng)建檢索窗口，檔案資料使用人員可根據(jù)實際需要通過檢索功能找出所需檔案內(nèi)容[2]。

3計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 利用計算機(jī)技術(shù)設(shè)計多樣化檢索工具

在計算機(jī)技術(shù)的實際應(yīng)用中，可通過多媒體顯示數(shù)據(jù)內(nèi)容，在利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理后，通過利用計算機(jī)技術(shù)，可設(shè)計檔案資料檢索工具，然后再利用多媒體技術(shù)顯示出檔案內(nèi)容。比如，在創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案時，可準(zhǔn)確提取檔案資料的分類以及關(guān)鍵詞信息，然后據(jù)此進(jìn)行檔案篩選。另外，對于實體檔案文件，可采用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行位置導(dǎo)航，及時找出檔案資料的存放位置，在計算機(jī)技術(shù)的實際應(yīng)用中，還可詳細(xì)記錄檔案取閱者的詳細(xì)資料，如果檔案出現(xiàn)安全問題，則可及時找出責(zé)任人。

3.2 創(chuàng)建檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺

在創(chuàng)建信息化檔案管理模式時，可采用計算機(jī)技術(shù)提供豐富的信息資源，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)信息化管理平臺，檔案管理人員、使用者等可通過檔案管理資源平臺實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。在創(chuàng)建信息化平臺時，要求結(jié)合實際需要選擇適宜的軟件和系統(tǒng)，并根據(jù)軟件、系統(tǒng)的使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試分析，確保計算機(jī)各類系統(tǒng)的兼容性以及科學(xué)性，進(jìn)而保證檔案資料管理合法安全。

3.3 建立數(shù)字檔案資料庫

在利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，能夠有效提升檔案數(shù)據(jù)的信息化水平，在電子檔案錄入完成后，即可對檔案資料進(jìn)行整理。在檔案錄入過程中，必須嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)范，并采用統(tǒng)一格式進(jìn)行存儲管理。對于電子數(shù)字檔案，可分為以下三個組成部分：第一，用戶終端。用戶終端是由檔案的電子數(shù)據(jù)檔案庫所組成的，可有效提升檔案用戶信息查詢便捷性，對于終端查詢功能，可通過檔案信息計算機(jī)界面來完成。第二，通信系統(tǒng)。在電子檔案庫的創(chuàng)建和使用中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信系統(tǒng)是十分重要的基礎(chǔ)內(nèi)容，為了有效提升檔案管理工作效率，必須合理應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及通信系統(tǒng)。第三，數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)系統(tǒng)。為了將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，必須創(chuàng)建檢索服務(wù)系統(tǒng)，使得檔案用戶能夠根據(jù)服務(wù)系統(tǒng)查詢所需檔案內(nèi)容。

3.4 建立電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點

在檔案資料管理中，為了實現(xiàn)計算機(jī)管理目標(biāo)，可采用計算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建檔案庫，在此過程中，必須嚴(yán)格遵循計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用特點以及網(wǎng)絡(luò)實際情況，確保所創(chuàng)建的檔案庫聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)有效。在電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點創(chuàng)建中，應(yīng)注意以下幾點：第一，為了充分展現(xiàn)出計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，要求創(chuàng)建電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點，提升計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用效率，在實際用中，其不會受到時間、空間等因素的限制，用戶只需通過信息界面即可登錄系統(tǒng)，根據(jù)實際需要查詢所需檔案資料。第二，創(chuàng)建檔案信息共享網(wǎng)站。在檔案管理中，要求創(chuàng)建高效的檔案管理系統(tǒng)，并且合理規(guī)范檔案信息的使用，確保使用者檔案信息查詢的順利進(jìn)行。

3.5 利用計算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)檔案保密

在檔案資料管理中，加強(qiáng)保密管理至關(guān)重要，如果采用傳統(tǒng)的人工保密方式，可能存在一些風(fēng)險因素，對此，可采用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案資料保密管理。通過利用計算機(jī)技術(shù)，詳細(xì)記錄重要檔案的來訪信息，確保在檔案使用過程中的安全性。比如，可利用計算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建專門的供檔案傳輸?shù)耐ǖ?，在該通道的實際應(yīng)用中，無須聯(lián)網(wǎng)即可完成檔案傳輸，另外計算機(jī)兩邊交換者也可通過檔案實現(xiàn)檔案資料交互，在該通道的交換過程中，要求使用者準(zhǔn)確錄入使用者信息，確保檔案資料在安全的情況下傳輸，避免實體檔案傳輸過程中的風(fēng)險因素。除此以外，還可通過利用計算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)編程系統(tǒng)，如果檔案資料被盜取，則可自動封鎖檔案，保障檔案資料的安全性[3]。

4結(jié)束語

綜上所述，本文主要對計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的用點進(jìn)行了詳細(xì)探究，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代，在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸暴露出很多弊端，對此，可應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，通過利用計算機(jī)技術(shù)對各類檔案資料進(jìn)行快速收集、分類、整理、傳輸?shù)?，可有效提升檔案信息收集管理檢索的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及網(wǎng)絡(luò)化。

參考文獻(xiàn)

[1] 王雪梅.計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用[J].信息與電腦：理論版，2017，378（8）：49-50.

[2] 康琛笠.計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].晉城職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2018，11（3）：26-28.

[3] 李虹.計算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性分析[J].科學(xué)與財富，2017，3（26）：12.

作者簡介

齊林峰（1984-），男，山東濟(jì)寧人;學(xué)歷：本科，職稱：助理館員，現(xiàn)就職單位：長沙縣人力資源和社會保障局，工作方向：檔案管理。