檔案管理信息化建設(shè)研究

張悅

摘 要：目前，我國(guó)的信息技術(shù)大范圍普及和應(yīng)用，基于此種大背景下，檔案管理的內(nèi)容也開(kāi)始對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行有效的利用，從而可以在一定程度上減少檔案管理工作方面投入的人力和物力，并且在很大程度上增強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范化。所以，在實(shí)際工作中應(yīng)該主動(dòng)對(duì)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用加以探索研究，更進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。本文主要從檔案管理信息化建設(shè)的重要性入手分析，總結(jié)出可以有效提高檔案管理信息化建設(shè)的舉措。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)

針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化處理，不僅可以有效發(fā)揮檔案資源的相關(guān)功能，為開(kāi)展相關(guān)工作提供良好的信息參考，而且可以更加有效地落實(shí)相應(yīng)的管理工作。將新時(shí)代信息技術(shù)廣泛的應(yīng)用在檔案管理工作中的現(xiàn)實(shí)進(jìn)行分析，強(qiáng)化檔案管理信息化的建設(shè)力度，從而能夠?yàn)闄n案資源的有效利用提供有利條件[1]。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

目前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢(shì)，檔案管理的重要性也隨之增強(qiáng)，同時(shí)對(duì)具體的檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理的信息化，不僅對(duì)于檔案原文檔的完整性和真實(shí)性有保證，而且對(duì)于檔案資料的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用具有推動(dòng)效果。目前，全球都處于信息化的進(jìn)程中，檔案管理工作同樣應(yīng)該把握有利的發(fā)展機(jī)會(huì)，將辦公信息化進(jìn)程提速，落實(shí)檔案管理信息化的建設(shè)。通過(guò)執(zhí)行有效的檔案管理信息化，不僅能夠提高原有的工作效率，而且節(jié)省辦公投入和空間，也更加利于查找工作[2]。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）加大檔案信息化建設(shè)設(shè)備支持

目前，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)普遍認(rèn)可信息技術(shù)的應(yīng)用，所以在保證檔案管理工作效果良好的前提下，更進(jìn)一步地針對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化利用，創(chuàng)造良好的條件，確保其在檔案管理的過(guò)程中充分發(fā)揮信息技術(shù)的功能，最終有效加快檔案管理工作信息化的相關(guān)建設(shè)進(jìn)程。工作過(guò)程中應(yīng)該合理增加資金投入，對(duì)于先進(jìn)的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施適當(dāng)?shù)囊?，落?shí)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)軟件的相關(guān)配制，確保檔案管理信息化建設(shè)工作可以順利有效的開(kāi)展。在實(shí)行的信息技術(shù)支持的同時(shí)，將檔案管理的目標(biāo)進(jìn)一步拓展，可以將現(xiàn)有的電子文件、視頻資料等統(tǒng)統(tǒng)歸入其中，從而有效保障檔案資源的全面性特點(diǎn)。而在整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)的流程中，必須有效提高針對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)程度，確保能夠搜集大量的檔案信息，并且針對(duì)檔案的類別分別進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，這樣更便于日后工作中查詢和利用檔案資源。除此之外，為了促進(jìn)檔案管理信息化工作的順利開(kāi)展，必須重視人才的培養(yǎng)，保證工作人員能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中[3]。

（二）提高檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)當(dāng)中檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)屬于整個(gè)檔案信息化管理工作中的重要方面，實(shí)際工作主要包括對(duì)于相關(guān)檔案的收集、整理和統(tǒng)計(jì)與服務(wù)等標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)確定的前提下才可以有效提高相應(yīng)的工作效率與實(shí)際工作質(zhì)量，最終能夠確保檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中檔案的真實(shí)性與可靠性。但是如果沒(méi)有確定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，則很難在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中建立相應(yīng)的檔案信息。所以，在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該將檔案管理信息化和傳統(tǒng)檔案的管理方法進(jìn)行有效的結(jié)合。但是如今我國(guó)大部分的檔案管理方法都延續(xù)著傳統(tǒng)的方式，不能在非常短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，所以，就要求工作人員在管理檔案的工作過(guò)程中將傳統(tǒng)方法與信息化方式相結(jié)合，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的信息化建設(shè)內(nèi)容。

此外，平時(shí)還應(yīng)該定期組織工作人員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，更進(jìn)一步增強(qiáng)人員掌握的檔案管理信息化的水平，可以通過(guò)在單位內(nèi)部組織開(kāi)展提高專業(yè)水平的競(jìng)技活動(dòng)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的和諧，并且在一定程度上幫助工作人員對(duì)檔案管理信息化的內(nèi)容有更全面的了解，推動(dòng)信息化與傳統(tǒng)管理方式的結(jié)合速度，促進(jìn)檔案管理的方向朝著信息化的方式過(guò)渡。

（三）建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。

根據(jù)檔案管理工作中的實(shí)際狀態(tài)，建立具有實(shí)用性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，在具體工作中屬于重要推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的方式。通過(guò)檔案信息網(wǎng)站的建立可以更好的利用網(wǎng)頁(yè)形式提供檔案信息的服務(wù)，對(duì)于網(wǎng)上檔案的查詢、整理以及針對(duì)電子檔案的下載和其他瀏覽提供服務(wù)。所以，在實(shí)際工作中為更進(jìn)一步提高檔案信息化的建設(shè)能力，就必須不斷提高建設(shè)檔案信息化的能力，同時(shí)還要提高共享檔案信息資源的速度，更加有效地將檔案管理與檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展趨勢(shì)有效的融合，有力推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)方面的工作內(nèi)容。除此之外，在實(shí)際工作中還應(yīng)該主動(dòng)與國(guó)內(nèi)外技術(shù)實(shí)力較強(qiáng)的軟硬件公司聯(lián)系，以期能夠打造一整套針對(duì)檔案管理的操作系統(tǒng)，以便適應(yīng)檔案管理工作方式的發(fā)展，更進(jìn)一步提高檔案在信息更新?lián)Q代方面的頻率，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理中相關(guān)數(shù)據(jù)信息的有效使用和管理。

（四）完善檔案信息化監(jiān)督制度

對(duì)于檔案的信息化監(jiān)督制度進(jìn)一步加以完善，從而保障檔案管理在信息化的過(guò)程中可以得到相應(yīng)的制約條件和監(jiān)督管理，這樣能夠確保實(shí)施檔案管理信息化的整個(gè)過(guò)程符合國(guó)家的法律法規(guī)規(guī)定。還能夠在合理的范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)從事檔案管理工作人員在工作方面的積極性和主動(dòng)性，針對(duì)工作人員在管理工作創(chuàng)新方面的意識(shí)加以培養(yǎng)，從而在很大程度上提高檔案資料的信息安全水平。相關(guān)的單位必須對(duì)內(nèi)外部的監(jiān)督進(jìn)行充分的利用，保證兩者可以良好的進(jìn)行結(jié)合、補(bǔ)充，同時(shí)發(fā)揮相互合作的效果，在實(shí)際工作中更加及時(shí)且準(zhǔn)確的掌握檔案管理信息化過(guò)程中存在的威脅因素，然后針對(duì)錯(cuò)誤的工作方法進(jìn)行調(diào)整和修改，確保檔案管理信息化系統(tǒng)安全的建立[4]。

（五）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)與檔案的信息化管理工作聯(lián)系非常緊密，所以要求從事檔案管理的工作人員應(yīng)該意識(shí)到實(shí)際的工作意義，盡量通過(guò)多個(gè)方面的實(shí)施，尋找有效合理的檔案管理方法，依據(jù)信息時(shí)代的大環(huán)境而健全相關(guān)的檔案管理模式，從而建立相對(duì)比較完整的管理體系，有效推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)以及相應(yīng)的發(fā)展，并且做好檔案資源利用率的基礎(chǔ)工作。實(shí)際的檔案管理工作中，為了有效提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，首先應(yīng)該定期組織工作人員開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，促使其更快的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，自身樹(shù)立積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，依托完整的檔案資源更進(jìn)一步地完善檔案管理工作中的主動(dòng)服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，最終可以有效提高開(kāi)展檔案管理工作的效率;其次，適當(dāng)提供給工作人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，將信息技術(shù)合理應(yīng)用在檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中，最終可以全方位提高檔案管理工作人員的技術(shù)水平;最后，單位應(yīng)該根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況結(jié)果信息化特點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員在學(xué)習(xí)方面的意識(shí)和能力，確保工作人員可以在實(shí)際工作中掌握國(guó)家形式的新發(fā)展，并且加入到檔案管理的學(xué)習(xí)和探索活動(dòng)中，增強(qiáng)主人翁意識(shí)，在實(shí)際工作中維持良好的工作態(tài)度，從而創(chuàng)建符合現(xiàn)代發(fā)展需求的檔案管理方式。

（六）創(chuàng)建檔案管理信息化應(yīng)用模式

在執(zhí)行檔案管理工作的過(guò)程中應(yīng)該針對(duì)管理途徑進(jìn)行必要的開(kāi)發(fā)，有效貫徹并落實(shí)有效的檔案管理模式，從而確保檔案管理的信息化建設(shè)在實(shí)際工作中發(fā)揮良好的功能。根據(jù)實(shí)際工作情況完善檔案管理的信息平臺(tái)，公開(kāi)檔案信息的同時(shí)要保證優(yōu)質(zhì)的服務(wù)于大眾。檔案管理工作人員在實(shí)際工作中可以利用信息平臺(tái)來(lái)管理相應(yīng)的檔案信息，共享并且共用檔案信息的同時(shí)，在很大程度上提高了檔案管理的使用率?，F(xiàn)階段，伴隨著我國(guó)整體信息技術(shù)水平的逐漸增強(qiáng)，通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立可以更好地針對(duì)檔案信息加以收集和整理，并且給檔案管理工作提供有效的參考依據(jù)[5]。

三、結(jié)語(yǔ)

目前，我國(guó)整體的經(jīng)濟(jì)水平呈現(xiàn)出不斷上升的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)針對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)措施進(jìn)行系統(tǒng)的分析，更進(jìn)一步地了解檔案管理工作相關(guān)的信息化模式，同時(shí)確保其更加符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律，最終實(shí)現(xiàn)推動(dòng)單位順利發(fā)展的目標(biāo)。不同單位根據(jù)實(shí)際情況開(kāi)展檔案管理工作關(guān)于信息化的整體規(guī)劃過(guò)程當(dāng)中，必須提前將規(guī)劃的流程制定好，將安全工作落實(shí)到位，并且對(duì)全新的檔案管理方式加以有效的利用。

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