事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策分析

楊霞

摘? ? 要：檔案管理工作在開展時(shí)，不僅是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的基礎(chǔ)，而且也是其中非常重要的組成，一旦檔案管理出現(xiàn)問題，很有可能會直接導(dǎo)致事業(yè)單位無法實(shí)現(xiàn)正常穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)。新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作必須要進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，這樣才能夠滿足事業(yè)單位的個(gè)性化發(fā)展要求。本文針對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對當(dāng)前存在于其中的問題，提出有針對性的解決對策，對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平提升提供有效保證。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;管理現(xiàn)狀;解決對策

事業(yè)單位在日常運(yùn)營和發(fā)展過程中，對于檔案管理的重視程度非常高。檔案管理一直以來都是事業(yè)單位管理中必不可少的重要內(nèi)容，檔案管理工作的有序開展，不僅能夠保證事業(yè)單位的協(xié)調(diào)發(fā)展，而且還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)大學(xué)良好基礎(chǔ)。尤其是在當(dāng)前我國網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和快速發(fā)展的背景下，電子信息化技術(shù)越來越成熟，促使檔案管理工作在開展時(shí)，逐漸朝著信息化、數(shù)字化的趨勢發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)以及數(shù)字化管理模式被廣泛應(yīng)用到事業(yè)單位內(nèi)部管理中，尤其是在檔案管理中的應(yīng)用具有實(shí)質(zhì)性意義。但是在當(dāng)前數(shù)字化檔案管理具體實(shí)施過程中，仍然存在很多問題，導(dǎo)致管理水平無法實(shí)現(xiàn)有效提升。針對這一現(xiàn)象，必須要提出有針對性的解決措施，這樣才能夠提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的水平。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

（一）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的工作制度

雖然現(xiàn)階段我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化技術(shù)的普及對很多領(lǐng)域的發(fā)展具有實(shí)質(zhì)性作用。當(dāng)前很多事業(yè)單位已經(jīng)逐漸認(rèn)識到檔案管理的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展具有一定的必然性，但是在具體實(shí)施過程中，整體實(shí)施效果并不是很理想。導(dǎo)致該問題出現(xiàn)的主要原因之一就是由于現(xiàn)階段缺乏對數(shù)字化管理的認(rèn)識程度，對如何實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理沒有進(jìn)行深入的分析和研究。尤其是在對當(dāng)前的工作制度進(jìn)行制定和實(shí)施時(shí)，由于無法實(shí)現(xiàn)具體內(nèi)容的量化處理，所以很難在實(shí)踐中對其提出有針對性的工作標(biāo)準(zhǔn)。工作人員在檔案管理工作開展時(shí)，對于數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)和利用，會處于非常矛盾的狀態(tài)，想要引進(jìn)卻不知道具體如何操作。所以，要想從根本上轉(zhuǎn)變該問題，就必須要在實(shí)踐中，與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，構(gòu)建和落實(shí)符合實(shí)際要求的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠在實(shí)踐中推動檔案數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展，而且還能夠?qū)?shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值最大化發(fā)揮出來。

（二）檔案管理技術(shù)、設(shè)備過于老舊

數(shù)字化管理理念在事業(yè)單位檔案管理工作中的提出以及實(shí)施，管理的效果將會直接受到數(shù)字化技術(shù)的影響。但是在與現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建設(shè)以及發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位在利用和操作數(shù)字化技術(shù)時(shí)，無法實(shí)現(xiàn)新型技術(shù)手段在其中科學(xué)合理的應(yīng)用，沒有遵循與時(shí)俱進(jìn)的基本原則。這樣就會導(dǎo)致數(shù)字化技術(shù)與當(dāng)前的檔案管理之間存在著嚴(yán)重的不匹配問題[1]。與此同時(shí)，現(xiàn)有的技術(shù)手段也處于落后的狀態(tài)，部分事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)的投入上存在問題，導(dǎo)致現(xiàn)有的很多設(shè)備以及軟件、硬件等都過于老舊。由于事業(yè)單位無法實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有技術(shù) 、設(shè)備及時(shí)有效的更新處理，所以根本不能夠保證數(shù)字化技術(shù)以及數(shù)字化對應(yīng)設(shè)備的高效利用，不僅會影響檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，而且很難保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、針對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理問題的對策

（一）構(gòu)建和落實(shí)符合要求的數(shù)字化檔案管理制度

現(xiàn)如今我國已經(jīng)全面進(jìn)入到數(shù)字化、信息化時(shí)代，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)對很多領(lǐng)域的發(fā)展都具有非常重要的推動影響和作用。檔案管理工作在事業(yè)單位的日常運(yùn)營和發(fā)展中，具有非常重要的影響和作用。新時(shí)代背景下，對于事業(yè)單位而言，要想在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展，就必須要與事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行有效結(jié)合。通過信息技術(shù)在其中科學(xué)合理的應(yīng)用，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的基本發(fā)展理念，而且還能夠保證現(xiàn)有檔案管理工作的先進(jìn)性和有效性，實(shí)現(xiàn)與時(shí)代的同步發(fā)展。檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，有利于實(shí)現(xiàn)檔案快速有效的收集、整合和歸檔處理，同時(shí)還能夠保證各環(huán)節(jié)在操作時(shí)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)踐中，還要最大限度保證管理制度的有效落實(shí)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一有效的管理。在對檔案進(jìn)行調(diào)取或者是閱覽時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行實(shí)施，同時(shí)還要制定和落實(shí)新時(shí)代背景下檔案數(shù)字化管理的制度和體系，這樣不僅能夠方便日常管理工作的有序開展而且還能夠保證檔案數(shù)字化管理效率的有效提升[2]。與此同時(shí)，還要在實(shí)踐中不斷加強(qiáng)對文件集成檔案的一體化建設(shè)，將信息資源作為建設(shè)的基礎(chǔ)，保證硬件與軟件在其中的功能作用能夠真正有效的發(fā)揮出來。在保證日常辦公效率能夠得到有效提升的基礎(chǔ)上，能夠最大限度避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)嚴(yán)重的丟失等問題。同時(shí)，還要制定和落實(shí)責(zé)任制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，這樣才能夠?qū)θ藛T起到良好的約束作用，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的有序開展打下良好基礎(chǔ)。

（二）加大資金投入實(shí)現(xiàn)設(shè)備及時(shí)的更新

數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)和利用，必須要與對應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備作為支持才能夠?qū)崿F(xiàn)高效的使用。事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理時(shí)，勢必要在其中投入大量的人力、物力以及資金作為支持。針對這一現(xiàn)狀，必須要與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，加大對數(shù)字化管理的建設(shè)力度，滿足對于資金的個(gè)性化需求，保證各項(xiàng)工作的有序開展。同時(shí)，事業(yè)單位還要與其自身的實(shí)際情況進(jìn)行有效結(jié)合，針對現(xiàn)存的問題提出有針對性的解決措施。同時(shí)還要對數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行及時(shí)有效的更新，這樣不僅能夠保證設(shè)備的使用效果，而且還要加大日常的維護(hù)、保養(yǎng)力度，實(shí)現(xiàn)設(shè)備使用壽命的延長。在保證數(shù)字化設(shè)備應(yīng)用效果的基礎(chǔ)上，能夠提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的水平和效率，為檔案資源的利用率提升提供保證。

三、結(jié)束語

數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐漸成為當(dāng)前各大領(lǐng)域發(fā)展過程中非常重要的技術(shù)手段之一，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)的高效利用，而且還能夠保證管理工作的有序開展。該技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展，而且還能夠提高管理效率，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦紫英.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點(diǎn)方法[J].科技風(fēng)，2020（11）：242.

[2]鄭芙蓉，盧玉梅.OA環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理思路探究[J].機(jī)電兵船檔案，2020（02）：84-85.