民辦高校檔案管理規(guī)范化的實(shí)踐探究

摘 要：隨著教育事業(yè)的發(fā)展以及高校教育改革的不斷深入，民辦高校也越來(lái)越重視對(duì)高校檔案的規(guī)范化管理。本文將根據(jù)高校檔案管理規(guī)范化的要求來(lái)分析當(dāng)前民辦高校檔案管理規(guī)范化實(shí)踐中存在的問(wèn)題，并基于此探討相應(yīng)的優(yōu)化措施，以此來(lái)保障民辦高校檔案管理規(guī)范化的確切落實(shí)。

關(guān)鍵詞：民辦高校;檔案管理;規(guī)范化實(shí)踐

一、引言

對(duì)于民辦高校來(lái)說(shuō)，在自身發(fā)展的過(guò)程中落實(shí)檔案管理規(guī)范化，可以使其自身在開展教學(xué)、管理、科研等工作時(shí)的效果得到明顯提升，并在此基礎(chǔ)上保證高校檔案在應(yīng)用后的完整與安全。為此，需要對(duì)民辦高校檔案規(guī)范化實(shí)踐展開探究，以提高其工作效率與質(zhì)量。

二、民辦高校檔案管理規(guī)范化實(shí)踐中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理理念問(wèn)題

一些民辦高校在發(fā)展時(shí)，因?yàn)槿狈?duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作中，仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理工作措施，缺乏對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理念的理解。而且由于一些民辦高校將自身的發(fā)展重點(diǎn)放在了對(duì)師資力量與教學(xué)資源的建設(shè)工作中，使其在進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化過(guò)程中，缺乏相應(yīng)的資金投入，認(rèn)為高校的檔案管理無(wú)法為民辦高校帶來(lái)收益，也不能提升教學(xué)水平，從而導(dǎo)致高校在進(jìn)行檔案管理規(guī)范化實(shí)踐的過(guò)程中出現(xiàn)多種問(wèn)題。例如，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)因?yàn)闆](méi)有對(duì)內(nèi)部基層部門的相關(guān)資料進(jìn)行立卷歸檔，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)信息遺漏、數(shù)據(jù)不全等問(wèn)題，并將檔案管理規(guī)范化作為額外的負(fù)擔(dān)，使得檔案管理沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)支持，影響檔案管理工作落實(shí)后的有效性。

（二）信息化水平低

互聯(lián)技術(shù)與電子技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理工作在技術(shù)水平上實(shí)現(xiàn)了不斷提升，并且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化信息檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為高校檔案管理規(guī)范化的重要內(nèi)容[1]。這就使得落實(shí)檔案信息化管理成為當(dāng)前民辦高校檔案管理工作規(guī)范化的重要內(nèi)容。目前，雖然大部分民辦高校都應(yīng)用了相應(yīng)的信息化檔案管理技術(shù)，但是其在整體建設(shè)的效果上，往往難以得到保障，并且與教學(xué)系統(tǒng)、課堂軟件、電子圖書館等信息化建設(shè)相比，檔案信息建設(shè)往往存在有滯后性、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理尚需健全、檔案查詢效率有待提升的問(wèn)題，

（三）隊(duì)伍建設(shè)不足

在規(guī)范檔案管理工作的過(guò)程中，隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題是保障其自身規(guī)范化效果的重要內(nèi)容。但是當(dāng)前部分民辦高校在進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作時(shí)，往往不是由專人專員進(jìn)行管理而是由教務(wù)人員兼職管理。然而這些教務(wù)人員雖然能夠在原有工作崗位上，保持良好的工作狀態(tài)與工作效率，但在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，由于其自身沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)且規(guī)范化的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，導(dǎo)致專業(yè)檔案管理工作的效果難以得到保障。例如，在對(duì)一些交叉學(xué)科、新興學(xué)科的教學(xué)檔案進(jìn)行管理時(shí)，因?yàn)閷?duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程尚不熟悉，導(dǎo)致兼職教師在進(jìn)行整理歸檔的過(guò)程中，無(wú)法保障整體工作的合理性，從而會(huì)影響檔案管理工作的執(zhí)行效果，使檔案的價(jià)值無(wú)法得到充分發(fā)揮。

三、加強(qiáng)民辦高校檔案規(guī)范化效果的實(shí)踐措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念

在規(guī)范民辦高校檔案管理工作的過(guò)程中，民辦高校管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的檔案管理工作觀念，并在此基礎(chǔ)上通過(guò)將以人為本的觀念落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作中，來(lái)完成對(duì)高校檔案的統(tǒng)合整理。民辦高校應(yīng)根據(jù)招生、教學(xué)、科研、管理等工作的具體需求，轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念的內(nèi)涵，使其逐漸具備系統(tǒng)性、持久性、連續(xù)性、長(zhǎng)期性的特征。同時(shí)，在規(guī)范管理制度與政策法規(guī)制度的過(guò)程中，民辦高校要堅(jiān)持以人為本的管理理念，使檔案管理工作的效果得到充分發(fā)揮。此外，在轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念的過(guò)程中，民辦高校需要通過(guò)采取對(duì)應(yīng)的措施來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范與約束，同時(shí)要尊重檔案管理人員個(gè)人的發(fā)展需求，使其可以積極主動(dòng)地參與檔案管理工作，提升檔案管理人員的工作效率，并以此為基礎(chǔ)使檔案資源的需求者可以提供人性化、專業(yè)化的檔案服務(wù)，逐漸健全民辦高校的檔案服務(wù)體系，使民辦高校檔案管理的規(guī)范化效果得到明顯提升。

（二）做好檔案管理宣傳工作

民辦高校要想進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量和效率，必須做好檔案管理宣傳工作，積極組織并構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，民辦高校應(yīng)在人力、物力、資金、技術(shù)等方面給予支持，幫助檔案管理部門構(gòu)建更加先進(jìn)的檔案管理平臺(tái)，并通過(guò)定期維護(hù)與宣傳，來(lái)轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的觀念，提升高校檔案管理工作的專業(yè)管理水平，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案資源管理信息共享[2]。

（三）完善檔案管理制度

為了保障檔案管理工作的效果，需要從制度上進(jìn)行約束與調(diào)整，以此使其標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平得到提升。而且為了保障高校檔案管理制度的調(diào)整能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案在整理、收集、儲(chǔ)存、利用等環(huán)節(jié)上的優(yōu)化，民辦高校有必要將檔案管理制度落到實(shí)處，并通過(guò)多元化的培訓(xùn)方式來(lái)提升檔案管理人員的工作能力，重視增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與法律意識(shí)，使其在檔案管理規(guī)范化實(shí)踐的過(guò)程中，做到依法辦事、循規(guī)辦事。同時(shí)，想要落實(shí)檔案管理制度，提高規(guī)范化管理水平，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也需要完善并制定監(jiān)督制度，做到嚴(yán)格檢查、量化考核，通過(guò)制定獎(jiǎng)懲措施，在規(guī)范員工日常工作行為的同時(shí)對(duì)其進(jìn)行激勵(lì)，使民辦高校規(guī)范化管理的質(zhì)量得到提升。例如，在大連市某民辦高校落實(shí)檔案管理規(guī)范化的實(shí)踐過(guò)程中，便根據(jù)當(dāng)前高校在檔案管理規(guī)范化的需求，對(duì)檔案管理工作涉及的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了量化處理，并以此對(duì)檔案管理人員的工作效果進(jìn)行評(píng)定，保障檔案管理規(guī)范化能夠得到確切落實(shí)。

（四）提升信息化建設(shè)效果

在高校檔案規(guī)范化管理的過(guò)程中，通過(guò)提升信息化建設(shè)的效果，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量。為此，民辦高校需要通過(guò)引入現(xiàn)代化、信息化辦公設(shè)備以及改進(jìn)工作方法，達(dá)到提高檔案管理規(guī)范化水平的目的。以天津市某民辦高校提升信息化建效果的實(shí)踐過(guò)程為例，其通過(guò)積極引入現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了教務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)據(jù)化的管理目標(biāo)，以此減輕了檔案管理工作者所需要承擔(dān)的工作量，并降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，有效提升了檔案管理規(guī)范化后的工作效率。同時(shí)，為了使檔案管理人員能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境，民辦高校應(yīng)當(dāng)定期組織學(xué)校中的檔案管理人員參加網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作流程培訓(xùn)，使檔案管理人員逐漸掌握電子檔案管理工作涉及的存儲(chǔ)、傳遞、調(diào)取、歸納等工作內(nèi)容;可采用個(gè)人與集體學(xué)習(xí)相結(jié)合的實(shí)踐培訓(xùn)方法，定期對(duì)專職、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能進(jìn)行培訓(xùn)，以改善其知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)提升綜合素質(zhì)的目標(biāo)[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

在對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的過(guò)程中，民辦高校在管理理念、信息化水平、隊(duì)伍建設(shè)等方面仍然存在很多問(wèn)題。為此，民辦院校需要根據(jù)當(dāng)前民辦高校的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，采取轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念、做好檔案管理宣傳工作、調(diào)整制度、提升信息化建設(shè)效果等策略，使民辦高校的檔案管理規(guī)范化得到落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙東龍.高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑與保障措施[J].山東檔案，2019（5）：47-49.

[2]王海珍.高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑[J].城建檔案，2019（8）：81-82.

[3]楊宏峰.民辦高校中教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2018，29（24）：292.

作者簡(jiǎn)介：黃莉琴（1982—）女，漢族，四川眉山人，本科，中級(jí)職稱，研究方向：高校檔案管理。