檔案管理問(wèn)題及整改措施

韓冬青　張巖

摘 要：現(xiàn)階段傳統(tǒng)手工的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)今時(shí)代快速發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。諸多問(wèn)題的存在制約著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展：檔案管理意識(shí)淡薄、工作不重視;檔案管理觀念落后、操作不規(guī)范;檔案管理設(shè)備奇缺、資金不到位;檔案管理素養(yǎng)偏低、學(xué)習(xí)不積極、專業(yè)知識(shí)匱乏。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)階段;檔案管理;整改措施

一、檔案管理意識(shí)淡薄工作不重視

檔案管理工作是每個(gè)單位內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作，然而許多單位檔案管理意識(shí)淡薄，不受重視是普遍存在的。對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，致使檔案的利用價(jià)值體現(xiàn)不出來(lái)，致使檔案管理工作停滯不前。

首先，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視，認(rèn)識(shí)還是相當(dāng)?shù)哪：赫J(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)期的文件材料，工作的主要形式就是停留在對(duì)資料的整理層面，也僅僅是表面功夫，使得檔案管理工作的作用只發(fā)揮出對(duì)資料的管理功能;甚至有的認(rèn)為檔案管理工作既出不了政績(jī)，又沒(méi)有為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，是得不償失的徒勞;大多數(shù)沒(méi)出多少人力、物力、財(cái)力去管理，沒(méi)有把檔案管理工作放到重要位置加以認(rèn)識(shí)，在檔案管理方面沒(méi)有與單位的發(fā)展相互聯(lián)合起來(lái)?；谶@些片面認(rèn)識(shí)，所以單位的檔案管理人員通常是身兼數(shù)職或是分散在各個(gè)部門(mén)收集資料，使得檔案管理工作處于一個(gè)非常微妙的局面。檔案管理基礎(chǔ)工作量大，不但需要檔案管理人員自身的責(zé)任心，也需要單位其他科室人員的配合，更需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，只有得到領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)可，才能確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，才能體會(huì)到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值。

其次，檔案管理員只盡到了保管員的責(zé)任，對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，沒(méi)有正確的管理意識(shí)，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。個(gè)別人員以為檔案管理可有可無(wú)，常出現(xiàn)工作閑散，缺乏主動(dòng)性，只是為了完成上級(jí)交給的任務(wù)，幾份歸檔文件的收集保管，工作毫無(wú)建樹(shù)。無(wú)法體現(xiàn)檔案的使用價(jià)值，檔案管理質(zhì)量一直不佳，使得檔案管理存在的位置相當(dāng)尷尬。所以要擺脫當(dāng)前檔案管理的困境，必須加強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)，從而提升檔案管理工作在單位中的地位。

二、檔案管理觀念落后操作不規(guī)范

現(xiàn)階段大多數(shù)單位對(duì)檔案管理工作觀念落后，操作不夠規(guī)范，沒(méi)有建立一個(gè)相對(duì)健全和完善的管理制度。觀念的落后嚴(yán)重的制約著檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)。在許多單位，檔案管理人員在檔案的收集整理過(guò)程中存在諸多不完整、不規(guī)范的問(wèn)題，使得很多歸檔材料不齊全、不合格?，F(xiàn)階段還有許多單位的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，譬如檔案的收集、整理、編目等工序幾十年來(lái)仍上承下效，沒(méi)跟上時(shí)代的節(jié)拍，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找困難效率低下。管理手段比較落后，有的單位沒(méi)有設(shè)立檔案室，也沒(méi)有專職檔案管理員，檔案的收發(fā)及借閱均無(wú)登記造冊(cè)，造成檔案文件丟失的現(xiàn)象，這不利于單位檔案的全面建設(shè)。檔案資料的收集、整理應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，把文件材料的形成、收集、歸檔和整理等作為檔案管理人員的職責(zé)，不斷提升檔案管理工作水準(zhǔn)。建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，為做好檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這樣檔案管理工作才能有章可循、有法可依，也只有這樣才能保證檔案管理工作規(guī)范有序地開(kāi)展。檔案管理之所以存在著一系列不規(guī)范的問(wèn)題，就是沒(méi)有制定相關(guān)的檔案管理流程和檔案管理規(guī)章制度，有的雖然制定了，但制度不健全，且執(zhí)行得不嚴(yán)，這些都是導(dǎo)致檔案管理既效率低又質(zhì)量差，檔案管理問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮的重要原因。再而現(xiàn)階段檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地推陳出新，致使檔案管理工作局面比較混亂。

現(xiàn)階段要進(jìn)一步健全檔案管理體制，明確分工職責(zé)能使檔案管理工作呈現(xiàn)井然有序的局勢(shì)。建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制能有效的提高檔案管理的質(zhì)量和使用價(jià)值，對(duì)檔案管理工作一直沒(méi)有得到有效提高、管理出現(xiàn)一系列的差錯(cuò)、甚至是管理工作變得混亂不堪的現(xiàn)象都能得到很好的解決。因此，我們必須要立足于時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)充分考慮單位內(nèi)部的具體發(fā)展情況，建立起長(zhǎng)期有效的檔案管理體制和規(guī)章制度，檔案管理工作才能朝著有序的方向蓬勃發(fā)展。

三、檔案管理設(shè)備奇缺資金不到位

隨著科技的發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)步入了信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，深入到我們的生活工作中，在檔案管理工作中，檔案信息化工作要求越來(lái)越高，利用好現(xiàn)代技術(shù)成為現(xiàn)階段檔案管理工作的重頭戲，進(jìn)行數(shù)字化管理必然需要一定的投入，而數(shù)字化的設(shè)備是不可或缺的部分，比如檔案資源數(shù)字化的建立，這些都需要大量技術(shù)設(shè)備的配套完善。雖然目前許多單位不同程度地實(shí)行檔案管理信息化，但絕大部分只是初步使用了檔案管理軟件進(jìn)行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒(méi)有把其擁有的檔案信息全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，這些檔案信息數(shù)字化的前提還需要大量的硬件的配套，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等等，因此需要改善技術(shù)設(shè)備、加強(qiáng)硬件建設(shè)。通過(guò)建立完整的檔案信息，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的存儲(chǔ)傳輸?shù)?，?shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上資源共享，提高檔案資源利用率，體現(xiàn)了檔案在社會(huì)中的需求作用。因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，加大對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，將檔案工作的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支納入預(yù)算中，改善檔案管理工作環(huán)境，才能提升檔案管理的工作效率和與時(shí)俱進(jìn)的科技水平。資金保障不到位源于許多單位辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入微乎其微，硬件配套難以完善使檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為空談，在很大程度上障礙了現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

四、檔案管理素養(yǎng)偏低學(xué)習(xí)不積極

現(xiàn)階段有些單位的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，專業(yè)知識(shí)不完善，這就是檔案管理意識(shí)淡薄、管理觀念落后，操作不規(guī)范的重要原因，嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)展。有些單位沒(méi)有依據(jù)檔案管理的特點(diǎn)篩選合適的檔案員，把檔案管理工作簡(jiǎn)單化，負(fù)責(zé)檔案工作的人員專業(yè)化程度不高，通常身兼數(shù)職，因此檔案管理不一定是檔案員工作的重心，沒(méi)時(shí)間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，更沒(méi)有時(shí)間補(bǔ)充掌握檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的技能，存在著不懂了也不問(wèn)、不會(huì)了也不學(xué)的現(xiàn)象，致使檔案整理、管理的無(wú)序。許多單位的檔案管理人員一般由辦公室勤雜人員兼任，他們不但沒(méi)有專業(yè)的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)心，使檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)，檔案管理的處境如同雞肋。而且檔案管理人員變數(shù)頻繁，使得檔案的收集、整理、歸檔等方面出現(xiàn)紕漏、不規(guī)范等現(xiàn)象，這對(duì)于各項(xiàng)工作的開(kāi)展是極為不利的。現(xiàn)階段應(yīng)建立高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)，既具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，又有計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。

檔案人員應(yīng)該更新觀念，不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技能，對(duì)紛繁復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行分類、標(biāo)引的有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的社會(huì)利用價(jià)值。為了提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，要定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和實(shí)操能力，而且應(yīng)定期開(kāi)展檔案管理交流會(huì)，讓工作人員之間相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短提高工作效率。

要建立長(zhǎng)效的約束、激勵(lì)機(jī)制使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感，才能積極地學(xué)習(xí)，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平和能力。提高檔案人員技術(shù)管理的素質(zhì)，這就要求檔案管理人員既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)又要有高度的工作責(zé)任感和求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，還要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法的基本技能。

檔案管理工作既復(fù)雜繁冗又簡(jiǎn)單枯燥，難以激發(fā)人的積極性，這更要求檔案管理人員對(duì)本職工作重要性有充分的理性認(rèn)識(shí)，明確工作目標(biāo)，兢兢業(yè)業(yè)地做好工作。

參考文獻(xiàn)

[1]劉爽.提升檔案管理科學(xué)化、信息化水平探討[J].黑龍江科技信息，2016，（27）：49-50.