淺析如何做好組織溝通管理，有效提升管理水平

許康

摘要：組織溝通則是在企業(yè)組織結構以及框架中完成組織成員之間的信息傳遞以及交流，是在一種企業(yè)情境環(huán)境下發(fā)展人際溝通與人際關系。組織溝通具有傳遞信息、心理保健、發(fā)展組織文化等重要的作用。在本文中，筆者主要選擇組織管理環(huán)境中常見的溝通障礙因素進行重點分析，從組織架構、心理認知以及溝通網絡等方面尋找組織溝通管理的不足，并因地制宜提出相應的發(fā)展措施和方法。

關鍵詞：組織管理;溝通水平;組織架構

組織是管理活動產生的關鍵性環(huán)境，是分工明確的員工按照一定的工作秩序完成既定的工作目標的系統(tǒng)。在現(xiàn)代經營環(huán)境中，隨著組織架構的復雜性演變以及管理信息的爆炸式發(fā)展，組織溝通是組織運作的重要基礎以及前提。組織溝通在人際溝通基礎上具有自身的功能和特性，因此在管理模式以及方法上也需要因地制宜。

一、組織溝通的概念以及作用

1.組織溝通的概念

溝通一詞常用于人際交往的環(huán)境，是人與人之間的信息傳遞以及交流。而組織溝通則是在企業(yè)組織結構以及框架中完成組織成員之間的信息傳遞以及交流，是在一種企業(yè)情境環(huán)境下發(fā)展人際溝通與人際關系。

2.組織溝通的作用

組織溝通具有傳遞信息、心理保健、發(fā)展組織文化等重要的作用。第一，組織溝通的主要功能是為了更加高效、及時、高質量的傳遞組織信息，在組織架構中形成信息的及時流動與反饋。在組織架構中，信息通過一定的溝通路徑進行傳播，一般包括自上而下、自下而上、同級之間的溝通鏈條。第二，組織溝通能夠對成員起到心理保健的重要作用。根據馬斯洛的需求理論，員工在工作環(huán)境中仍舊具有社會交往需求。因此組織溝通為員工建立良好的社會工作關系提供必要的條件，從而滿足了員工的社會性需求，起到心理保健的功能。第三，良好、高效的組織溝通能夠更好的達成一致，獲得一致的、正向的工作觀念、意志、價值觀念等，從而在潛移默化中發(fā)展了企業(yè)文化，提升了組織成員之間的凝聚力和參與性。

二、組織溝通管理存在的障礙

在溝通過程中，主要劃分為編碼階段、傳遞階段、解碼階段以及反饋階段這四個主要環(huán)節(jié)。從溝通流程來看，企業(yè)組織溝通存在的問題可以從上述四個環(huán)節(jié)進行分析。在編碼階段，語言的選擇、管理者的溝通能力以及溝通雙方的認知差異等，均會造成溝通上的障礙。在傳遞階段，溝通信息傳遞的時間、地點以及渠道的選擇都會影響溝通的效果。在解碼階段，傾聽者的理解能力和傾聽能力都會影響信息的獲得程度。最后，在溝通反饋階段，上下級之間的反饋渠道的有效性以及上級的傾聽態(tài)度等都會影響最終溝通反饋的成果。對此，在本文中，筆者主要選擇組織管理環(huán)境中常見的溝通障礙因素進行重點分析。

1.組織結構障礙

在企業(yè)管理中，組織結構的建設便于組織分工、溝通以及運作。并且，不同類型的組織結構直接影響了組織溝通的高效性。在組織結構中，根據溝通的方向可以劃分為縱向的溝通結構以及橫向的溝通結構。其中縱向的溝通方向可以細分為自上而下的溝通模式以及自下而上的溝通模式。在組織結構中，管理層級的數量直接影響了溝通信息傳播的真實性和全面性。在企業(yè)中，過多的管理層級不僅拉長了溝通信息傳播的時間，同時更容易造成溝通信息的失真。在管理組織結構的具體類型中，常見的職能型的架構不利于自下而上以及橫向部門的溝通，沒有建立便利的溝通通道以及方式。在項目制的組織架構中，容易出現(xiàn)多領導管理以及多溝通渠道的方式，過度的選擇性容易讓各個溝通渠道產生一定的矛盾。

2.心理認知障礙

在上述的溝通流程中，下級以及同級之間的信息反饋存在較為明顯的缺陷。當上一領導層級將目標、工作內容等信息傳遞下去，下一層級的執(zhí)行者欠缺及時反饋的意識和行動，使得管理問題不斷累積，溝通的過程出現(xiàn)斷層。對此，其主要的問題在于上下級之間的心理認知障礙。一方面，上一層級的領導人員在聽取溝通意見、主動溝通等方面做的并不充分。另一方面，組織員工也欠缺敢于發(fā)問、敢于質疑的心理意識和行動。

3.溝通網絡障礙

在溝通網絡建設中，企業(yè)面臨著正式溝通網絡與非正式溝通網絡之間的矛盾。非正式的溝通普遍存在于企業(yè)管理環(huán)境中，是企業(yè)組織成員在正式溝通之外的一種交流方式，也被稱為“小道消息”。非正式的溝通在一定程度上會對正式溝通造成威脅，影響組織成員之間的溝通行為和效率，并進而影響企業(yè)的文化風氣以及價值取向。

三、建設高效組織溝通管理的措施

1.改善組織結構

為了提升組織溝通的及時、有效，企業(yè)應該盡量縮減縱向的管理層級，消除不必要的溝通層級，提升溝通的效率。除了管理層級過多之外，機構重疊也是企業(yè)組織架構設計中的重要問題。因此，企業(yè)需要主動、及時的精簡重復的組織機構，降低溝通的重復性。除了縱向的組織架構完善，在橫向的部門與部門之間的溝通中，企業(yè)需要建立更加豐富、多樣的溝通渠道，實現(xiàn)部門與部門之間的橫向的有效夠用。

2.克服心理認知障礙

在組織有效溝通中，上級人員應該做好充分的準備，以身作則，發(fā)揮示范性的作用。在溝通的過程中，上級人員應該使用精簡、有效、準確的語言和非語言，來提升信息編碼過程的有效性。其次在溝通中，上級人員要注意自身的言行一致，提升自身的領導力和信服力。

3.完善溝通網絡

在正式的溝通網絡中，管理者需要協(xié)同自上而下、自下而上的溝通方式，建設雙向的溝通網路。在自上而下的溝通網絡中，上級能夠通過指示、通報、通知、企業(yè)刊物等形式進行公開的或者私人的溝通。在自下而上的溝通網絡中，借助企業(yè)內部的匯報制度、建議制度等，員工能夠有充分的機會與上級領導進行工作交流，同時借助員工信件、委員會議等形式，員工也便于及時向上級反饋。

正式溝通網絡的建設需要符合企業(yè)的組織架構以及人員布局，同時也要協(xié)同企業(yè)內部的非正式溝通渠道。非正式渠道具有存在的必然性。因此管理者需要加強正式渠道的使用頻率以及程度，提升組織縱向以及橫向的溝通成果以及效率，降低非正式渠道的使用機會。在正確的引導下，非正式渠道能夠起到協(xié)助、輔佐正式渠道的重要作用。

四、結束語

在組織管理中，溝通管理不僅僅是一種人際交往與交流的管理，同時也是分工管理、目標管理的重要工具。無效溝通、單向溝通等問題仍舊普遍存在于各種組織管理環(huán)境中。對此，企業(yè)的管理者需要從組織架構改善、心理認知發(fā)展以及溝通網絡完善等方面促進組織溝通的效率，提升溝通的質量。

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