電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的思考措施

余菊

摘 要：伴隨著信息化時代的來臨，信息技術(shù)逐漸滲透到生活和工作的各個方面，正在逐步打破傳統(tǒng)模式，建立全新的生活、工作模式。檔案管理工作也正面臨著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)狀。在當(dāng)前的檔案管理工作中，該如何妥善處理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案的關(guān)系，推動檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。本文將通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、現(xiàn)代電子檔案優(yōu)缺點進(jìn)行客觀分析，闡述兩種檔案共存的必要性，并進(jìn)一步提出促進(jìn)兩種檔案長期共存、優(yōu)勢互補(bǔ)、共同發(fā)展的思考措施。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案;現(xiàn)代電子檔案;優(yōu)缺點分析;互補(bǔ)共存;思考措施

科技的快速發(fā)展，推動著信息技術(shù)正不斷推動著生產(chǎn)方式的變革。信息技術(shù)為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供了必要的技術(shù)支持，促進(jìn)檔案管理工作逐步向著信息化、技術(shù)化發(fā)展，檔案管理正從手工管理朝著信息化管理過渡。當(dāng)前，兩種檔案管理技術(shù)都具有不可忽視的歷史價值，加強(qiáng)對兩種檔案管理方式的完善，有助于推動檔案管理工作的現(xiàn)代化、多元化發(fā)展。

1 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點分析

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，是在對相關(guān)的信息進(jìn)行了收集、篩選、整理、分類、歸檔等一系列工作后，由專門的管理機(jī)構(gòu)專人管理的一種信息載體。在漫長傳統(tǒng)檔案管理中形成了不可替代的優(yōu)勢。首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理需相關(guān)的檔案管理人員對檔案的信息進(jìn)行整理、核對、確認(rèn)，有效的保證的檔案信息的有效性與真實性，同時也一定程度上保持了檔案所具有的法律效力;其次，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有較高的文化價值。紙質(zhì)檔案作為信息資料記錄的載體，會隨著時代的發(fā)展，成為見證歷史變化的珍貴文字、圖像資源;再者，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對專業(yè)素養(yǎng)要求較低，檔案管理人員不需要具備較高的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的有點并存是其自身不可忽視的缺點，第一，紙質(zhì)檔案需要大量的紙質(zhì)材料作為信息記錄的載體，因此在保存中需要占據(jù)較大的儲存空間，并且對所存放空間的濕度、溫度較高，然而在滿足儲存要求后，還存在著一旦損毀將無法恢復(fù)的情況，一旦發(fā)生火災(zāi)或者儲藏室漏水，紙質(zhì)檔案被毀壞，相關(guān)的信息就將不復(fù)存在，珍貴歷史信息也將消失殆盡。第二，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、利用不便，短時間內(nèi)難以準(zhǔn)確找到多需要的檔案信息，大大降低了檔案信息的利用效率和歷史作用。

2 電子檔案優(yōu)缺點分析

快速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)，為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供了可能?，F(xiàn)代電子檔案管理以其無可比擬的先進(jìn)性和高效性，在檔案管理的工作中占有不可替代的地位。第一：電子檔案管理模式促進(jìn)信息查詢、獲取、利用、共享等更為便利快捷，檔案信息的利用率增加，檔案資料的價值在更大程度的開發(fā)、更深廣度的利用;第二：相對于紙質(zhì)檔而言電子檔案保存便捷，占用空間小，而且檔案信息的查詢速度快，能夠及時快速的對檔案信息進(jìn)行更新和補(bǔ)充完善;第三：電子檔案的保存更為安全，對保存環(huán)境的要求降低，有效的避免到了外界環(huán)境對檔案內(nèi)容造成的不可逆轉(zhuǎn)的損毀，同時還進(jìn)一步的避免了檔案資料的丟失。眾所周知，新技術(shù)的產(chǎn)生與應(yīng)用，不是一蹴而就的，需要不斷完善升級才能滿足生產(chǎn)發(fā)展的需求，因此，電子檔案技術(shù)在實際應(yīng)用中也存在不足，主要體現(xiàn)在檔案信息的安全性上。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)完全受到黑客技術(shù)的威脅，一些機(jī)密信息一點被黑客竊取，并惡意利用，就將對國家和社會產(chǎn)生不良影響。除此之外，電子檔案以計算機(jī)為載體，并產(chǎn)生嚴(yán)重依賴性，無法獨(dú)立存在，一旦計算機(jī)出現(xiàn)故障或收到惡意更改，檔案信息的儲存將面臨嚴(yán)重的威脅。

3 兩種檔案管理模式并存的必要性

兩種檔案管理模式并存，是由兩種檔案管理模式的優(yōu)缺點所決定。通過上述對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和新興電子檔案各自優(yōu)缺點的分析，不難發(fā)現(xiàn)，兩種檔案管理模式在一定程度上相輔相成，更好地促進(jìn)當(dāng)前檔案管理平穩(wěn)發(fā)展，有序改善。在兩種檔案模式的共存中，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的安全可靠的優(yōu)勢，彌補(bǔ)電子檔案受到黑客威脅的不足;通過對電子檔案高效快捷的開發(fā)利用優(yōu)勢，完善紙質(zhì)檔案信息利用率的現(xiàn)狀。由此可見，將兩者的優(yōu)勢充分開發(fā)，能夠有效的“補(bǔ)短板”，促進(jìn)檔案管理工作有效推進(jìn)，有序改善。

4 兩種檔案模式并存發(fā)展的思考措施

4.1 實行“雙模式”發(fā)展并存

在當(dāng)前傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與新興電子檔案實行并存發(fā)展，需要根據(jù)兩種檔案管理模式自身的優(yōu)缺點，因地制宜，制定出符合各自的管理措施。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案之間搭建起相互聯(lián)系的橋梁，促進(jìn)不同載體的檔案信息相互轉(zhuǎn)換，在滿足信息獲取、資源共享需求的同時確保檔案信息的安全性，更好地為檔案信息查詢者、利用者提供高效便捷、優(yōu)質(zhì)真實的檔案信息服務(wù)。

4.2 提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

面對當(dāng)前傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案長期并存的新趨勢，檔案管理人員需要不斷適應(yīng)檔案發(fā)展的特點，不斷充實自身的專業(yè)理論知識，提升自身計算機(jī)應(yīng)用專業(yè)技能。在實際工作中，靈活運(yùn)用各項檔案管理技術(shù)，推動檔案管理模式的改進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作朝著多元化、現(xiàn)代化發(fā)展。

4.3 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)代電子檔案，對在一定程度上對資料保存空間、設(shè)施上有一定要求，如此一來才能更好保證檔案資料的安全性、完整性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在著，隨著時間推移，對儲存空間需求逐漸增大的特點，同時對儲存空間的外在環(huán)境的溫度、濕度要求較高，就給檔案管理人員，引進(jìn)相關(guān)設(shè)備除濕、防潮、防火、防盜，保證紙質(zhì)檔案資料不發(fā)霉、不失火、不被盜取，信息記錄清晰、資料保存完整。而對于現(xiàn)代電子檔案，以光盤作為主要載體，雖然不需要較大的儲存空間，但是對電子設(shè)備、計算機(jī)系統(tǒng)卻要求較高，需要檔案管理工作人員配電子掃描儀、復(fù)印機(jī)以及檔案刻錄所需的光盤等現(xiàn)代化電子設(shè)備。

4.4 同步歸檔，兩種模式并存發(fā)展

面對傳統(tǒng)紙檔案與現(xiàn)代電子檔案在未來一段時間將長期共存發(fā)展新形勢，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案安全管理和檔案的有效利用，作為工作的出發(fā)點和落腳點，對各類有價值的檔案內(nèi)容，進(jìn)行充分的記錄，實現(xiàn)兩種檔案管理模式優(yōu)勢互補(bǔ)，提升檔案資料利用價值，促進(jìn)檔案信息的高效共享，這一切的實現(xiàn)是建立在對紙質(zhì)檔案和電子檔案共同歸檔的基礎(chǔ)上的。檔案管理工作人員通過對紙質(zhì)檔案的掃描、復(fù)印，將紙質(zhì)資料向電子信息轉(zhuǎn)換，保存;同時，將電子檔案的部分重要信息，通過復(fù)制、打印，將電子信息轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件進(jìn)行保存。進(jìn)一步促進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案之間的聯(lián)系與互補(bǔ)，有效提升檔案信息的安全性，保證檔案信息的完整性。

5 結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案，將會在未來很長一段時間共存發(fā)展。因此，檔案管理工作人員需要在實際的檔案管理工作中，明確紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)缺點，并根據(jù)這些優(yōu)缺點，進(jìn)行優(yōu)勢互補(bǔ);同時不斷提高自身的專業(yè)業(yè)務(wù)素養(yǎng)，滿足日常管理工作的現(xiàn)代信息技術(shù)要求，更新補(bǔ)充相應(yīng)的現(xiàn)代信息設(shè)備，改善檔案資料的保存環(huán)境，從而促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作穩(wěn)步更新，推動檔案管理工作逐步向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、安全化發(fā)展。

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