數(shù)字時(shí)代檔案數(shù)據(jù)化管理問題研究

武永帥

摘 要：時(shí)代不斷進(jìn)步，技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化管理工作也要進(jìn)行信息化的建設(shè)。而在這樣的背景下檔案管理工作會(huì)暴露出許多問題。本文主要對(duì)檔案數(shù)據(jù)化管理問題進(jìn)行研究，根據(jù)檔案信息化建設(shè)過程中面臨的主要問題提出針對(duì)管理的措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;檔案數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)化管理

1 檔案信息化建設(shè)過程中主要面臨的問題

1）發(fā)展投入不到位。在數(shù)字化發(fā)展的時(shí)代下，數(shù)據(jù)管理的方法應(yīng)用在檔案工作過程中需要充足的資源基礎(chǔ)。為了建設(shè)信息化的檔案管理就需要引進(jìn)設(shè)備，技術(shù)以及人才。根據(jù)我國數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀分析，了解到目前我國在技術(shù)方面的投入不充分，相比較下國內(nèi)的設(shè)備以及技術(shù)都不夠先進(jìn)的情況。因?yàn)樾畔⒒臋n案管理工作，需要有較高的現(xiàn)代化設(shè)備作為基礎(chǔ)才能夠完成信息化的檔案管理工作。對(duì)于硬件設(shè)施上，要完成數(shù)字時(shí)代下的檔案管理工作，首先就需要保證設(shè)施配置到位，主要應(yīng)用的就是計(jì)算機(jī)以及相關(guān)軟件，所以硬件配置就是完成檔案信息化建設(shè)的一塊基石，沒有這塊基石鋪墊，很難完成整個(gè)檔案管理的建設(shè)。而實(shí)際上許多檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于設(shè)備的配置不夠先進(jìn)，不僅會(huì)造成檔案管理效率低的情況，而且許多高難度的檔案管理工作無法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。對(duì)于技術(shù)管理方面來說，數(shù)字時(shí)代下的檔案管理工作需要有許多專業(yè)能力，比如大數(shù)據(jù)處理、云計(jì)算等。而相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)于檔案管理技術(shù)不夠重視，相關(guān)的技術(shù)人員嚴(yán)重缺乏在實(shí)際的檔案整理過程中，不能夠完成數(shù)字化時(shí)代的要求

2）部分缺乏專項(xiàng)管理制度支撐。因?yàn)闄n案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜，繁瑣的工作，需要有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范管理人員的管理工作。制定具體的檔案管理工作制度來約束工作人員的管理工作。就目前的數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀來說，相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理制度制定不完善，其中的具體內(nèi)容缺乏規(guī)范性。通過對(duì)許多管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)際調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，不管是大規(guī)模的還是小規(guī)模的管理機(jī)構(gòu)都存在著專項(xiàng)制度不夠完善的問題。這對(duì)于檔案管理工作來說，不僅會(huì)造成相關(guān)工作人員沒有規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)無法掌握工作要點(diǎn)出現(xiàn)工作失誤，而且對(duì)于機(jī)構(gòu)的數(shù)字化建設(shè)來說也沒有相關(guān)的制度約束。沒有專項(xiàng)管理制度的支撐，很難進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，而目前許多管理機(jī)構(gòu)都出現(xiàn)著缺乏專項(xiàng)制度的問題，這對(duì)信息化建設(shè)來說是重要的基礎(chǔ)工作。

3）檔案信息化建設(shè)力度不夠。要想發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，需要建設(shè)優(yōu)秀的平臺(tái)。專業(yè)的檔案管理平臺(tái)，能夠?yàn)閿?shù)字化建設(shè)做出巨大的貢獻(xiàn)，不僅能夠解決目前的檔案儲(chǔ)存問題，而且在一定程度上能夠提高工作效率。首先對(duì)于檔案的儲(chǔ)存支撐，許多落后的平臺(tái)都存在著儲(chǔ)存技術(shù)，以及儲(chǔ)存介質(zhì)不合理的問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)儲(chǔ)存嚴(yán)重不足的情況。其次，落后的平臺(tái)建設(shè)會(huì)出現(xiàn)儲(chǔ)存需求不足，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)分布式儲(chǔ)存的實(shí)現(xiàn)也造成阻礙。除此之外，對(duì)于平臺(tái)功能方面進(jìn)行分析不難發(fā)現(xiàn)，落后的平臺(tái)建設(shè)不僅會(huì)出現(xiàn)服務(wù)效率低，服務(wù)方式少，服務(wù)路徑窄等問題，而這些問題會(huì)造成檔案管理人員以及查詢?nèi)藛T數(shù)據(jù)獲取受到阻礙?？偟膩碚f平臺(tái)建設(shè)的落后嚴(yán)重影響了檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

4）安全保障不足。數(shù)字化檔案管理工作最大的特點(diǎn)就是信息交流性更強(qiáng)，信息共享資源已經(jīng)成為當(dāng)下最容易獲取的資源，所以在檔案信息化建設(shè)過程中會(huì)出現(xiàn)一定的安全問題。在實(shí)際的檔案建設(shè)過程中，首先要考慮的就是數(shù)據(jù)安全問題。在信息化不斷發(fā)展的背景下，許多檔案管理機(jī)構(gòu)最常見的問題就是檔案數(shù)據(jù)安全問題。通過對(duì)許多家機(jī)構(gòu)的實(shí)際案例分析發(fā)現(xiàn)，許多問題都是由于檔案管理市場不完善造成的，沒有保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全的情況下進(jìn)行交易，很容易造成數(shù)據(jù)管理泄露的問題。其次，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)這樣的虛擬模式來說，很難辨別對(duì)方的真實(shí)性，所以很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)管理安全問題。再者，就是相關(guān)的技術(shù)不先進(jìn)?？紤]到檔案管理安全問題需要進(jìn)行數(shù)據(jù)安全加密工作。由于時(shí)代不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也不斷的進(jìn)步，對(duì)于落后的安全加密技術(shù)來說，其對(duì)數(shù)據(jù)的保護(hù)能力已經(jīng)不能夠達(dá)到現(xiàn)代化數(shù)據(jù)的要求，沒有先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)很容易造成數(shù)據(jù)被盜取的情況。

5）檔案信息服務(wù)相對(duì)落后。進(jìn)行檔案管理工作過程中，就要全方位的收集相關(guān)檔案，進(jìn)行系統(tǒng)化的歸納與整理。因?yàn)闀r(shí)代的發(fā)展，許多紙質(zhì)版的檔案都轉(zhuǎn)化為通用的電子檔案，這樣方便了檔案的收集工作，但是許多工作人員也不能夠很好地完成檔案收集工作，這樣嚴(yán)重影響了檔案信息的全面化，不能夠很好地完成檔案信息服務(wù)工作。而檔案信息服務(wù)相對(duì)落后的主要體現(xiàn)除了收集工作不到位以外，也存在著整理歸檔工作的問題，在完成收集檔案工作后進(jìn)行資源開發(fā)。而開發(fā)的深度不足，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化也沒有及時(shí)完成，造成電子版檔案使用不廣泛的問題?？偟膩碚f檔案服務(wù)相對(duì)落后的主要表現(xiàn)是檔案的內(nèi)容單一，數(shù)字化轉(zhuǎn)換落后，服務(wù)效率低下等問題。

2 數(shù)字時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化創(chuàng)新管理的路徑

1）加大投入形成合力。根據(jù)我國檔案管理的現(xiàn)狀來說，需要相關(guān)的機(jī)構(gòu)加大對(duì)檔案管理技術(shù)以及設(shè)備的投入。國家以及相關(guān)政府基于資金技術(shù)等方面的支持。多方力量的加大投入，形成合力全面促進(jìn)數(shù)字化的建設(shè)。得到各方的資金投入后，首先就要改善數(shù)據(jù)處理的硬件設(shè)備，再根據(jù)相應(yīng)的技術(shù)人員，使用大大提高檔案管理效率。

2）完善制度，確立規(guī)范。完善相關(guān)的檔案整理工作確立制度的規(guī)范性。對(duì)相關(guān)的檔案管理人員提出規(guī)范性工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格的服從制度，保證工作質(zhì)量。對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行完善時(shí)，要有科學(xué)性的依據(jù)合理規(guī)定數(shù)據(jù)化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)的管理人員職責(zé)。其次，就是對(duì)具體的管理工作不斷進(jìn)行優(yōu)化通過實(shí)際工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行相應(yīng)的制度安排，確保每一項(xiàng)工作的規(guī)范性，從而提高檔案數(shù)據(jù)化管理的建設(shè)。

3）加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。（1）建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫。在實(shí)際的檔案服務(wù)工作需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，而數(shù)據(jù)收集處理要求也不斷增高，所以建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)化的手段來完成檔案管理工作，減輕相關(guān)人員的工作壓力。具體的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作需要積極收集信息，確保信息真實(shí)性后，再進(jìn)行相關(guān)的檔案分類工作，明確每一份檔案的編號(hào)提高精確性。要對(duì)檔案歷史數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，也要對(duì)數(shù)據(jù)庫的檔案進(jìn)行及時(shí)更新。在對(duì)檔案庫進(jìn)行整理時(shí)，也要確保數(shù)據(jù)安全。在對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，也要廣泛征集群眾的意見并且充分采納，來完善相關(guān)的資源處理工作。這不僅能夠提高檔案信息化的建設(shè)也能夠提高服務(wù)效率。（2）建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)。上文提到落后的平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)字化管理建設(shè)有嚴(yán)重的阻礙。所以加強(qiáng)數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)通過對(duì)數(shù)據(jù)管理工作的分析了解到資源轉(zhuǎn)化問題的缺點(diǎn)，其次，對(duì)于檔案信息共享性的需求等許多問題綜合分析完善平臺(tái)的建設(shè)提高平臺(tái)的服務(wù)功能，為檔案數(shù)據(jù)化管理建設(shè)打下基礎(chǔ)。（3）加強(qiáng)電子檔案的安全管理。對(duì)檔案進(jìn)行收集整理都會(huì)出現(xiàn)泄露的問題，要想加強(qiáng)電子檔案的安全管理，首先就要求管理人員使用的硬件設(shè)備網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)穩(wěn)定，其次加強(qiáng)安全保護(hù)技術(shù)，對(duì)一些重要文檔進(jìn)行加密保護(hù)。除了權(quán)限設(shè)置以外，也要防止病毒入侵通過防火墻的安全技術(shù)檢測，減少非法入侵竊取文檔信息的行為。

3 結(jié)束語

在大時(shí)代的需求下，檔案信息化建設(shè)存在的許多問題也逐漸顯露出來，通過對(duì)問題進(jìn)行深入的分析，提出相應(yīng)的創(chuàng)新路徑。確保了檔案數(shù)據(jù)化管理規(guī)范性，提高管理效率，為數(shù)字時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)管理發(fā)展打下基礎(chǔ)。

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