檔案信息化管理的實現策略探討

田正姣

摘 要：現階段，加大對企業(yè)檔案信息化建設的力度是很有必要的，其既能夠提升企業(yè)檔案工作水平，同時還能符合企業(yè)檔案的規(guī)范化和合理化需求。目前，企業(yè)要想滿足檔案工作的基本要求，那么就應當做好檔案信息化建設工作，根據實際情況來制定規(guī)范完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，從而有效實施企業(yè)檔案工作。本文詳細探究了企業(yè)檔案信息化建設過程中存在的諸多問題，并且提出了相應的解決對策。

關鍵詞：信息化;檔案管理;策略

在企業(yè)的經營過程中，企業(yè)檔案是指在生產與經營活動中產生的具有保存價值的文字、圖紙、照片等不同形式的資料，這些資料對于企業(yè)的發(fā)展具有一定的參考價值，并且有利于企業(yè)市場競爭力的提升。隨著信息時代的到來，為了充分發(fā)揮企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展的作用，必須做好檔案管理工作，加強企業(yè)檔案管理信息化建設，改變原有的管理模式，實現企業(yè)內部的資源共享，提高檔案管理工作效率，促進企業(yè)的快速發(fā)展。

1 當前我國企業(yè)檔案信息化建設的現狀及存在的問題分析

1.1 檔案信息化發(fā)展不均衡，建設水平有待提高

企業(yè)檔案管理工作中加強信息化建設確有必要，但是實踐中卻存在著一些問題與弊端，其中發(fā)展不平衡就是一個最大的問題，亟需采取有效的措施予以解決。不平衡問題主要在橫向上，包括企業(yè)的規(guī)模、類型以及綜合實力等因素，這些橫向上的影響因素不同程度地影響著企業(yè)檔案的信息化建設，阻礙了企業(yè)檔案建設的順利開展。例如，對于規(guī)模大或實力雄厚的企業(yè)，其具有輕強的資金能力支持企業(yè)檔案信息化建設，而相對之下，規(guī)模小且實力弱的企業(yè)在檔案信息化建設中缺乏足夠的資金支持，這就使得檔案信息化建設中出現了橫向上的不平衡現象。

1.2 檔案信息透明性和公開性較低

企業(yè)經營過程中實施企業(yè)檔案信息化工作，主要是將相關資源整合到一起，以此為企業(yè)人員查找資料提供一定的便利，增強企業(yè)信息的公平公正性。不過，從當前情況可以看出，在企業(yè)檔案信息化管理期間，還存在著諸多的問題。比方，信息公開性和透明性較低，他們只是把企業(yè)的檔案管理權限交由少數人員進行管理，根本沒有做好公開化管理。此外少數人員管理的方式雖然能夠有效維護和提升企業(yè)檔案信息的安全性，不過，和檔案信息化建設的真實含義相比較而言，還是有著特別大的差距，嚴重影響了企業(yè)后期的正常運營。

1.3 企化檔案資料和信息存在隱患問題

檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄載體，其中還包含了商業(yè)機密以及企業(yè)職工人事檔案。企業(yè)檔案資料的安全風險體現在以下幾個方面：第一，外界因素。黑客竊取或者篡改檔案資料信息，妄圖獲利，攻擊企業(yè)檔案信息系統(tǒng)。第二，內部因素。企業(yè)檔案資料管理工作中，其中為數不少的人員并非專職，而是兼職人員，甚至在未接受專門的培訓條件下就上崗;所以缺乏安全保密意識，以致于很多職工的信息以及企業(yè)信息被泄露，造成了不利影響和安全隱患。

2 檔案信息化管理的實現策略

2.1 建立完善的檔案管理制度

為了促進企業(yè)檔案管理信息化建設的順利進行，檔案管理部門需要根據企業(yè)的實際情況建立完善的檔案管理制度，管理制度主要由歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱制度、應用制度、軟件管理制度、操作管理制度以及崗位責任制等部分構成。只有這樣，才能使企業(yè)檔案管理工作具有較強的可操作性以及約束性，保證所有檔案管理工作能夠有條不紊的進行，有效的提高檔案管理工作的規(guī)范化與標準化水平。

2.2 采用信息控制措施

新的檔案管理環(huán)境下，加大了企業(yè)檔案管理難度，多種類型企業(yè)檔案信息的出現，對企業(yè)管理技術提出了新的要求，還需要建立統(tǒng)一的管理平臺，確保檔案信息管理質量及效率，引導管理人員運用新型技術完成各項管理任務。檔案信息準確性是保障檔案管理功能正常發(fā)揮的關鍵，如果出現檔案信息錯誤的問題時，將對企業(yè)帶來嚴重損失。因此，在創(chuàng)新檔案管理的過程中，需要采取恰當的信息控制措施，為檔案信息傳輸創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，同時要求檔案人員嚴格按照管理流程實施管理工作，是提高管理質量的關鍵。在制定檔案管理要求時，要強調管理原則和管理目標，為檔案管理工作的高質量開展提供指導。為了保障管理效果，還要對檔案信息資源管理過程中出現的違法行為予以相應的懲處措施，從而提高管理人員的責任意識，推進企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.3 建設數字化檔案系統(tǒng)

目前，我國很多企業(yè)在開展技術型工作時會逐漸推陳出新，通過數字化管理的形式實現檔案信息化管理要求。這種工作的主要目的就是實現資源共享，讓工作人員在對檔案進行管理時，可以提高其綜合利用率，減少資源浪費現象。工作人員在發(fā)揮工作職能時，可以對用戶的實際需求進行分析，其能夠通過數字化檔案系統(tǒng)的建立實現有關工作要求，不僅需要按照基礎的工作原則完成有關任務，還需要對現有的工作情況進行深入分析，制定合理的工作規(guī)劃，降低工作當中產生錯誤的概率。當代社會的發(fā)展對于檔案管理工作的開展也有較高的要求，數字化檔案系統(tǒng)的建立需要以監(jiān)督管理作為基礎，促使每一個環(huán)節(jié)的檔案管理工作內容得到落實。雖然數字化檔案系統(tǒng)的建立能夠在較大程度上滿足實際需求，但是需要注意有大量珍貴的紙質檔案資料需要與數字化系統(tǒng)相結合。因此，檔案管理部門需要建立一種紙質檔案與電子檔案共用的體系，這樣不僅可以實現數字化檔案系統(tǒng)的建立目標，還能夠加大對紙質檔案的保護，使其具備雙重保護作用。

2.4 加強思想重視以及檔案信息化建設管理

企業(yè)檔案是國家檔案的組成部分，如果管理不當則會影響國家檔案管理加強信息化建設，同時也會對企業(yè)發(fā)展產生不利影響，實踐中操作過程中應當強化檔案管理，積極引入現代信息技術手段和方法，提高檔案管理工作的信息化水平。首先，對發(fā)展相對比較落后的企業(yè)給予幫助。實踐中，國家主管部門、協(xié)會組織機構等，一定要加強重視，對轄區(qū)范圍內落后企業(yè)進行指導和幫助。從人力資源、物力以及財力等多個方面針對各企業(yè)短板給予一定的幫助。同時，在規(guī)定的期限范圍內階段性進行考核，對信息化成果及時驗收和轉化;合格者對其采取繼續(xù)扶持的措施，不合格者需停止扶持，根據實際情況引導其及時進行調整。其次，企業(yè)之間應當加強互幫互助。新時代背景下，企業(yè)檔案信息化建設并非孤立的，因一些主觀和客觀因素而限制了企業(yè)檔案信息化建設與發(fā)展步伐，所以各企業(yè)之間應當在檔案信息化建設過程中加強協(xié)作，廣泛吸取經驗教訓。實踐中可以定時組織企業(yè)進行相互交流和學習，尤其在檔案信息化建設時互助，組織檔案管理人員到先進企業(yè)參觀學習，以此來提高他們的素質和技能，這有利于促進檔案管理工作的信息化建設。

3 結語

總之，檔案信息化建設要求工作人員在開展有關的工作內容時，加強自身的注意力，提高工作能力，減少問題的產生。在信息化時代不間斷的發(fā)展過程中，社會對于檔案管理也有更高的要求。工作人員不僅需要遵守基礎的檔案管理條例與規(guī)范，還需要為檔案管理信息化建設提供基礎保障。管理部門需要對信息技術進行有效融合，改進檔案管理的方式，對各個環(huán)節(jié)的工作形式及內容進行完善，促使其能夠滿足信息化建設的深度要求，為檔案資料與信息的安全性及真實性提供保障。

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