職工工傷檔案管理工作存在的主要問題及改進措施

秦懷志

摘 要：職工工傷保險是一項關(guān)乎國計民生的大事。職工工傷檔案管理工作，是工傷保險事業(yè)極為重要的組織部分。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，職工工傷檔案管理工作取得了長足的進步，保證了工傷保險事業(yè)的健康運行，但仍還存在一些不容忽視的問題，必須認真加以糾正和解決。為此，筆者立足市級社保經(jīng)辦機構(gòu)的工作崗位和職業(yè)視野，對職工工傷檔案管理工作存在的現(xiàn)實問題及主要原因做一些粗淺的剖析，并就進一步提升管理水平提出相應(yīng)的對策和建議，以求對此項工作有所促進。

關(guān)鍵詞：職工工傷檔案管理;問題;原因;對策

1 當(dāng)前職工工傷檔案管理主要問題表現(xiàn)

職工工傷檔案是指職工因工受到傷害后，由用人單位、社保經(jīng)辦機構(gòu)為其建立的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔及圖表、音像等不同載體的歷史記錄。按屬性，分為職工個人檔案和單位業(yè)務(wù)檔案;按質(zhì)地，分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。

檔案管理包括填表建檔、編目造冊，錄入系統(tǒng)、存放保管、補充完善、信息查詢和資料應(yīng)用等行為。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前職工工傷檔案管理工作存在的問題，主要有以下四種表現(xiàn)：

1）檔案建立不規(guī)范。以呂梁為例，截至2019年底，全市共有5541戶用人單位的380592名職工參加了工傷保險，其中因工受到傷害并享受相關(guān)待遇的有2733名。用人單位和社保經(jīng)辦機構(gòu)為每位工傷職工建立了獨立的工傷檔案。建檔是檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，是最基礎(chǔ)的工作，任務(wù)艱巨，責(zé)任重大，要求甚高。但在現(xiàn)實中，基礎(chǔ)檔案填制不認真，內(nèi)容不全面，信息不準(zhǔn)確，情況不真實，字跡不清晰，表述不明了等問題，在一些單位不同程度存在，直接影響著后續(xù)材料的形成、檔案管理的質(zhì)量乃至職工工傷保障的項目構(gòu)成和待遇核定。

2）存放條件不達標(biāo)。部分基層經(jīng)辦機構(gòu)、參保用人單位和定點醫(yī)療機構(gòu)沒有專門的存儲場地，職工工傷檔案要么直接存放在單位辦公室，要么與其它物品混雜存放，檔案管理成了借臺唱戲、搭灶蹭飯。有的單位檔案材料混堆存放，沒有分類、整理和裝訂，查找非常困難。

3）層級職責(zé)不明確。任務(wù)明確，職責(zé)明晰，是做好各項工作的重要前提。然而，部分業(yè)務(wù)人員對自己的職責(zé)不清楚，對工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)不明白，一問三不知，本來是份內(nèi)的事，能推則推，能躲即躲。一些業(yè)務(wù)和職能交叉的結(jié)合部，出現(xiàn)了“三個和尚沒水吃”，工作“掛空檔”的現(xiàn)象。

4）信息跟進不及時。職工工傷信息是一個動態(tài)化概念，初始建檔后，隨著醫(yī)療救治、工傷認定、勞動能力鑒定、確定保障等級、計算待遇標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)整待遇水平，以及終止享受待遇等一系列程序推進，要求職工工傷檔案的后續(xù)材料隨之進行相應(yīng)的充實和完善。

2 職工工傷檔案管理問題主要原因分析

直面上述問題，經(jīng)認真分析，主要原因有以下四個方面：

1）管理意識淡薄。認識決定決策，觀念支配行動。在職工工傷檔案管理中之所以存在上述問題，首先是一些單位主要領(lǐng)導(dǎo)不重視。認為檔案管理只是收集、保管一些無關(guān)緊要的資料，為單位創(chuàng)造不了直接的經(jīng)濟效益，所以，不研究、不部署、不顧問、不檢查、不投入。

2）運行手段落后。科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理提供了極為先進的技術(shù)支持，管理水平得到大幅度提升。然而，還有部分單位硬件設(shè)施陳舊老化，檔案的收集、整理、編目、查詢等工序，仍采用傳統(tǒng)的手工操作模式，跟不上時代節(jié)拍，管理質(zhì)量較差，信息查找困難。

3）業(yè)務(wù)素質(zhì)低下。有的單位沒有依據(jù)檔案管理的特點和要求選配合適的人員，所配備的業(yè)務(wù)人員很大一部分文化層次較低，多數(shù)同志未經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的理論知識和操作技能，根本不具備專業(yè)化的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4）規(guī)章制度缺失。沒有規(guī)矩不成方圓。職工工傷檔案管理工作，同樣必須有一套完整、科學(xué)的管理制度作保障。然而，一些單位把檔案管理看作是可有可無、無足輕重的事，要么根本沒有相應(yīng)的管理制度，要么制度形同虛設(shè)，執(zhí)行打折扣，落實不到位，平時不檢查，年終不考核，干好干壞一個樣，嚴(yán)重撞傷了工作人員的積極性。

3 職工工傷檔案管理質(zhì)量提升工作建議

針對上述問題及主要原因，就進一步提升職工工傷檔案管理工作的質(zhì)量效能，提出如下建議：

1）建一種分門別類的職工工傷檔案? 切實打牢系列化保障基礎(chǔ)。（1）根據(jù)《社會保險法》關(guān)于不同風(fēng)險行業(yè)實行差別費率和國家人社部將行業(yè)工傷風(fēng)險劃分為八個級別，繳費費率對應(yīng)確定為八個檔次的實際，分級立戶載入。（2）根據(jù)職工工傷包括意外傷害、交通事故、突發(fā)疾病和職業(yè)病四大種類的實際，分門建檔承接。（3）根據(jù)職工工傷分為工亡和十個傷害級別，保障項目主要包括醫(yī)療費、交通費、住宿費、生活護理費、伙食補助、傷殘津貼、一次性傷殘補助金、一次性醫(yī)療補助金、一次性就業(yè)補助金、停工期間工資福利以及喪葬費、一次性工亡補助金和供養(yǎng)親屬生活補助的實際，分項設(shè)科核待。

2）建一組市級統(tǒng)籌的信息管理系統(tǒng)? 全面實行數(shù)字化模塊管理。一是與縣級經(jīng)辦機構(gòu)建立繳費信息、工傷報告、待遇批復(fù)、資金撥付等業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)。二是與參保用人單位建立繳費情況、工傷認定、待遇標(biāo)準(zhǔn)、待遇發(fā)放等信息共享系統(tǒng)。三是與工傷鑒定機構(gòu)建立工傷人員、工傷認定、組織鑒定、鑒定結(jié)果等信息傳遞系統(tǒng)。四是與定點醫(yī)療機構(gòu)建立工傷人員、傷殘等級、工傷救治、費用結(jié)算等醫(yī)療管理系統(tǒng)。

3）建一套完整嚴(yán)密的檔案管理制度? 逐步形成科學(xué)化管理體制。（1）層級管理制度。一是劃分各個層級的具體責(zé)任。明確總體目標(biāo)，分解具體任務(wù)，細化工作標(biāo)準(zhǔn)，定期組織考核，嚴(yán)格實施獎懲。二是夯實用人單位的主體責(zé)任。職工一旦受到意外傷害，要視情況立即采取相應(yīng)措施，及時送達醫(yī)療機構(gòu)救治，并按規(guī)定程序報告，建立職工工傷初始檔案。（2）崗位職責(zé)制度。針對參保用人單位和社保經(jīng)辦機構(gòu)工作人員的工作崗位，從參保登記繳費與入賬、職工工傷報告與受理、工傷檔案建立與存放、基本信息錄入與跟進、工傷醫(yī)療救治與康復(fù)到勞動能力鑒定與核待，逐項明確標(biāo)準(zhǔn)和要求，靠制度來規(guī)范工作人員的業(yè)務(wù)行為，確保管理工作環(huán)環(huán)相扣，嚴(yán)謹(jǐn)有序，嚴(yán)密順暢。（3）獎懲激勵制度。細化業(yè)務(wù)流程，量化工作標(biāo)準(zhǔn)，定期組織檢查、考核、評比，干部的考核使用同工作業(yè)績緊密掛鉤，靠公平、公正的考核結(jié)果和積極、正確的用人導(dǎo)向，來調(diào)動、激發(fā)干部鉆研業(yè)務(wù)的積極性和勤奮敬業(yè)的主動性。（4）經(jīng)費保障制度。管理經(jīng)費列入市縣兩級財政和參保用人單位年度預(yù)算，社保經(jīng)辦機構(gòu)要設(shè)專門的工傷保險業(yè)務(wù)檔案管理存儲場地，配備必須的檔案存放密集柜，為開發(fā)、更新應(yīng)用軟件和購置專用設(shè)備提供必須的經(jīng)費支持，始終保證職工工傷檔案管理工作正常運行，高效運轉(zhuǎn)。

4）建一支素質(zhì)優(yōu)良的檔案管理隊伍? 著力培養(yǎng)專業(yè)化業(yè)務(wù)人才。（1）配齊配強工作人員。按照檔案管理工作的特點和要求，把思想素質(zhì)好、文化層次高、責(zé)任意識強、勤奮敬業(yè)、樂于奉獻的干部選配到檔案管理崗位上，為不斷提升工作質(zhì)量，推動工傷保險事業(yè)健康運行、科學(xué)發(fā)展提供強有力的干部保障。（2）切實強化責(zé)任意識。參保單位和工傷保險管理機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層要提高職工工傷檔案管理工作重要性的認識，把檔案管理作為單位整體建設(shè)的重要組成部分，列入議事日程，強化組織領(lǐng)導(dǎo)。（3）努力抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為了確保檔案管理人員勝任本職，精通業(yè)務(wù)，市級社保經(jīng)辦機構(gòu)要有計劃地組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們既要有扎實的專業(yè)理論知識，又要有運用現(xiàn)代化科技手段管理的基本技能。同時，要定期開展檔案管理經(jīng)驗交流會，讓工作人員通過交流取長補短，共同進步。（4）注重崗位鍛煉提高。崗位鍛煉是提高業(yè)務(wù)技能最直接、最有效的途徑和辦法。要有意識地給工作人員交任務(wù)、壓擔(dān)子，讓他們在本職崗位上接受磨練。

參考文獻

[1]楊燕綏.社會保險法[M].中國人民大學(xué)出版社，2000.

[2]中華人民共和國國務(wù)院.工傷保險條例[J].職業(yè)衛(wèi)生與應(yīng)急救援（4期）：192-196.