互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代辦公室檔案管理工作效率提升策略研究

摘 要：優(yōu)化辦公室檔案管理具有重要意義，通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代對(duì)辦公室檔案管理工作的新特點(diǎn)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出辦公室檔案管理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)提高工作效率的具體路徑，為我國(guó)辦公室檔案管理提供有益的建議。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);信息技術(shù);辦公室;檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)中大數(shù)據(jù)云計(jì)算、海量存儲(chǔ)等技術(shù)，在檔案管理中的運(yùn)用改變了傳統(tǒng)檔案管理紙質(zhì)存儲(chǔ)、人工統(tǒng)計(jì)存檔、調(diào)檔、查詢的模式。當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展使得辦公室檔案管理工作面臨更大壓力，各個(gè)行業(yè)面臨著海量檔案信息存儲(chǔ)、檔案電子化的需求。互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代產(chǎn)生的技術(shù)能夠幫助辦公室檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)、動(dòng)態(tài)管理、信息共享以及檢索、實(shí)時(shí)分析與利用，極大提升辦公室檔案管理工作效率。

1 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代辦公室檔案管理采用信息化的重要性

1.1 辦公室檔案管理工作效率要求采用信息化技術(shù)

辦公室檔案管理工作涉及內(nèi)容與方面較多，對(duì)于辦公室管理而言，其工作建立在文件檔案管理的基礎(chǔ)上，是整個(gè)辦公室管理工作的基礎(chǔ)與核心。在辦公室的日常管理工作中需要有一定的參考資料，從部門基本情況、人員資料、客戶資料、市場(chǎng)資料等都要在辦公室檔案中存儲(chǔ)，如果辦公室檔案管理效率低下，對(duì)文檔的存儲(chǔ)與提取耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，需要人工進(jìn)行檢索或者查閱等，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)工作流程效率變慢，不利于整個(gè)單位工作流程的效率提升?；ヂ?lián)網(wǎng)信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，對(duì)辦公室所有檔案文件都可以通過數(shù)字化方式實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)，借助互聯(lián)網(wǎng)檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的方式實(shí)現(xiàn)信息海量存儲(chǔ)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息快速的調(diào)取、查閱與下載打印，極大提升辦公室檔案管理效率。

1.2 辦公室檔案管理的工作質(zhì)量保證要求采用信息化技術(shù)

傳統(tǒng)辦公室檔案管理借助紙質(zhì)的文檔管理，在企業(yè)的管理成本上需要耗費(fèi)較大的人力與物力，而信息化技術(shù)運(yùn)用到辦公室檔案管理過程中，將檔案管理方式與信息技術(shù)融合，采用數(shù)字化檔案信息管理的方式，實(shí)現(xiàn)無紙化、檔案信息傳播的實(shí)時(shí)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。在傳統(tǒng)辦公室檔案管理過程中，文件檔案的存儲(chǔ)會(huì)由于經(jīng)手人的差異而存在檔案信息查找、更新不實(shí)時(shí)的問題，不僅工作強(qiáng)度大，且出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率較高，不僅效率低，還容易影響檔案管理的工作質(zhì)量。在辦公室檔案管理中需要采用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的管理模式，借助互聯(lián)網(wǎng)信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，減少資料不慎丟失或是檔案分類出現(xiàn)人為錯(cuò)誤而給辦公室工作帶來諸多問題。信息化技術(shù)的處理不僅能夠存儲(chǔ)海量的文檔，而且借助關(guān)鍵詞的分類或部門的分類方式實(shí)現(xiàn)檔案文件的便捷式存儲(chǔ)，給辦公室檔案管理工作帶來便利性，保障文件檔案管理的質(zhì)量。

2 當(dāng)前辦公室檔案管理采用互聯(lián)網(wǎng)信息化存在的問題

2.1 企業(yè)缺乏信息化檔案管理的意識(shí)

信息化時(shí)代的到來給當(dāng)前的辦公室檔案管理帶來極大的變革，需要企業(yè)積極利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的變革，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)與思維，企業(yè)的管理、檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的思維。從現(xiàn)有的企業(yè)管理上看，部分企業(yè)認(rèn)為檔案管理采用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理非常重要，但是推行信息化檔案管理需要花費(fèi)一定的成本，對(duì)于信息化系統(tǒng)的規(guī)劃存在落后性。企事業(yè)單位的管理者對(duì)于辦公室檔案信息化管理的意識(shí)不足，容易導(dǎo)致信息化系統(tǒng)搭建流于形式，無法將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)真正運(yùn)用到檔案管理的系統(tǒng)中。

2.2 缺乏高質(zhì)量的信息化檔案管理人才

在信息化時(shí)代的辦公室檔案管理需要專業(yè)化的人才，然而辦公室檔案管理的人員多數(shù)屬于行政辦公室人員兼任的方式，這種并不屬于專業(yè)化人才進(jìn)行管理，不僅導(dǎo)致辦公室檔案管理效率低，且將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理過程中存在技術(shù)性的難題。信息化時(shí)代下辦公室檔案管理效率的提升、質(zhì)量的保障需要專業(yè)化的檔案管理人才，不僅需要懂檔案管理知識(shí)，還需要懂計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的知識(shí)，對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)要求較高，而當(dāng)前企事業(yè)單位在檔案管理上存在人才不足的短板，限制檔案管理信息化水平的提升。

2.3 信息化檔案管理系統(tǒng)搭建不足

信息化檔案管理是建立在完善的檔案信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，信息化檔案系統(tǒng)能夠提高辦檔案存儲(chǔ)、搜集以及管理、利用的效率，其系統(tǒng)建設(shè)需要進(jìn)行基礎(chǔ)信息化系統(tǒng)的搭建，這是辦公室檔案管理的關(guān)鍵步驟。我國(guó)的公司多數(shù)屬于中小民營(yíng)企業(yè)，這些企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于較被動(dòng)的狀態(tài)，為降低公司的經(jīng)營(yíng)管理成本，公司關(guān)注的是市場(chǎng)營(yíng)銷等領(lǐng)域，而對(duì)于行政管理領(lǐng)域的效率與質(zhì)量保證關(guān)注不足，因此即使當(dāng)前我國(guó)市場(chǎng)上有大量關(guān)于檔案管理的系統(tǒng)軟件，如TH-AMS紫光檔案管理系統(tǒng)等，中小企業(yè)較少會(huì)選擇購(gòu)買。企業(yè)在信息化檔案管理系統(tǒng)的搭建上存在不足，導(dǎo)致檔案管理的工作效率與質(zhì)量無法在短時(shí)間內(nèi)得到提升。

3 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代辦公室檔案管理工作效率提升的具體路徑

3.1 企業(yè)管理者創(chuàng)新檔案管理思維

互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代的到來不僅改變企業(yè)的銷售模式，給企業(yè)的行政管理工作也帶來極大的變革，企業(yè)要提升辦公室檔案管理工作效率，需要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的辦公室檔案管理的思想。檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展存在較大的參考價(jià)值，同時(shí)要保障文件檔案調(diào)取、查閱的便捷性，企業(yè)的管理者需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的思維，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)更新現(xiàn)有檔案管理的模式，以先進(jìn)的信息化檔案管理的思維，積極探索將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)運(yùn)用到辦公室檔案管理過程中，如最大化將單位的文件信息以互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)的方式呈現(xiàn)，借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)一鍵化的管理，防止檔案文件的丟失或者損毀;同時(shí)可將日常辦公納入檔案管理信息化建設(shè)中，完善云數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)信息，提高辦公室的管理工作效率。

3.2 招聘與培養(yǎng)專業(yè)化以及高素質(zhì)的檔案管理人員

從現(xiàn)有檔案管理人員配置上看，很多單位的辦公室檔案管理人員多數(shù)為非專業(yè)、行政管理人員兼任的方式，在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代要求辦公室檔案管理人員具備檔案管理知識(shí)、信息化技術(shù)等綜合的技能。辦公室檔案采用信息化管理的新技術(shù)，必然要求檔案管理人員擁有較高的素質(zhì)與技能水平。低素質(zhì)、低技能的檔案管理人員無法適應(yīng)信息化檔案管理的需求，因此要求企事業(yè)單位必須要培養(yǎng)擁有檔案管理、信息化技術(shù)管理能力的人員，需要加大投入的方式，如采用專業(yè)化招聘的方式從人力資源市場(chǎng)招聘符合要求的人員，提供高薪或者福利的方式，吸引人才。同時(shí)，單位針對(duì)辦公室檔案管理人員兼職的現(xiàn)象，采用專業(yè)化培訓(xùn)的方式，提高本單位的辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。

3.3 建立符合本組織實(shí)際需求的檔案管理系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代有大量的辦公系統(tǒng)軟件，對(duì)于企事業(yè)單位而言需要選擇符合本單位實(shí)際需求的系統(tǒng)，企業(yè)需要多方選擇、比對(duì)的方式選擇適合自身單位需求的檔案管理系統(tǒng)軟件平臺(tái)，提高本單位辦公室檔案管理的效率。辦公室檔案信息化管理上還需要建立數(shù)字化檔案庫(kù)，革新傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式，為檔案管理建立查詢、搜索、下載功能，改變辦公室檔案管理查詢難、檢索慢的問題，提高檔案管理的效率。

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作者簡(jiǎn)介

黎瑩，女，廣西省梧州市人，助理館員，辦公室檔案管理工作。