事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理研究

田滇

摘 要：事業(yè)單位的檔案資料包括單位的人員記錄及單位的發(fā)展歷程等寶貴的資料，做好檔案管理工作，能夠促進(jìn)事業(yè)單位的健康蓬勃發(fā)展。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作還存在著諸多的問題，所以需要工作人員提高檔案管理意識，找到正確的方式，提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化管理，構(gòu)建相應(yīng)的檔案文件資料的借閱程序，保證檔案工作的有序開展。在日常檔案管理過程中，工作人員應(yīng)該做好各項(xiàng)工作記錄，不斷豐富事業(yè)單位檔案信息資料。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;規(guī)范化發(fā)展

就目前而言，檔案管理在事業(yè)單位中占有舉足輕重的地位，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位不斷改革和創(chuàng)新，檔案管理工作也無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位相關(guān)工作的需求，因此，事業(yè)單位需要重新整合檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理的工作效率和工作水平。

1 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要意義

1.1 進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理水平

規(guī)范化管理是指通過構(gòu)建可行性、完善性的管理體系，并將其運(yùn)用到管理實(shí)踐中，重點(diǎn)是完善體系的構(gòu)建。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分，能夠從一定程度上反映事業(yè)單位的管理質(zhì)量和水平。檔案管理的規(guī)范化有助于事業(yè)單位檔案整體管理水平的提升。

1.2 為事業(yè)單位工作提供決策參考

檔案記錄著事業(yè)單位歷史發(fā)展進(jìn)程中的事件、決策、數(shù)據(jù)等。在事業(yè)單位需要信息資源提供和進(jìn)行決策時，檔案往往能起到非常重要的作用。通過查閱檔案，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的整合分析，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各項(xiàng)工作的開展以及今后的發(fā)展路徑規(guī)劃提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支撐，從而提高事業(yè)單位的管理效率和管理能力，有的放矢地進(jìn)行人員調(diào)配和資源部署。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理模式與管理機(jī)制過于傳統(tǒng)

對當(dāng)前事業(yè)單位而言，檔案管理已經(jīng)屬于非常重要的工作內(nèi)容，但在基礎(chǔ)的檔案管理模式與機(jī)制上，很多都保持著傳統(tǒng)的內(nèi)容。如在一些日常人事、業(yè)務(wù)的檔案信息處理上，依舊會選擇傳統(tǒng)的登記造冊。這一處理方法雖然也能夠完成基礎(chǔ)的檔案管理工作，但與當(dāng)前檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化理念出現(xiàn)了很多沖突，而且整體的效率非常低，無法滿足檔案利用需求。同時，許多事業(yè)單位雖然已經(jīng)設(shè)立了獨(dú)立的檔案管理部門，對它的職能特征并不明確，許多時候都會出現(xiàn)與其他部門的工作混合的狀況，相應(yīng)的檔案信息管理也缺乏科學(xué)完善的監(jiān)督管理機(jī)制，在管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求上都容易出現(xiàn)問題。

2.2 相關(guān)工作人員的素質(zhì)有待提高

相關(guān)工作人員的意識匱乏是阻礙檔案管理工作有效開展的一大因素，部分工作人員過于注重經(jīng)濟(jì)效益而忽略日常管理工作，普遍認(rèn)為檔案管理工作無法幫助單位獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以相關(guān)工作方面的人力、物力、資金支持多比較匱乏。在日常工作過程中往往忽略對檔案工作的重視，大多數(shù)工作人員認(rèn)為只要保證檔案資料的完整性，沒有資料丟失和錯誤的情況就可以，這種觀念意識導(dǎo)致了檔案管理工作水平不高。

2.3 事業(yè)單位對檔案信息利用效率較低

檔案管理工作的對象是檔案資料，將這些檔案資料進(jìn)行整理加工處理后可用于不同的領(lǐng)域，在事業(yè)單位中能夠發(fā)揮重要的作用和價(jià)值。因此，對于事業(yè)單位來說，檔案信息是一筆巨大的財(cái)富，但很多事業(yè)單位并未意識到其利用價(jià)值，只是一味的管理和收藏，久而久之，檔案資料便失去利用價(jià)值。因此，我們需要加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理的利用效率。

3 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化發(fā)展的有效途徑

3.1 完善管理機(jī)制，優(yōu)化管理方法

對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，它的核心任務(wù)在于管理，而管理的有效進(jìn)行需要有完善的制度作為基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理，明顯存在缺乏制度依據(jù)的問題。雖然我國已經(jīng)針對這一問題提出了相關(guān)的條例，但是對于這一內(nèi)容的完善，事業(yè)單位的整體效率并不高，尤其在針對自身工作狀況設(shè)立不同管理機(jī)制方面。不少事業(yè)單位的檔案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的針對性和特殊性。針對這一狀況，需要事業(yè)單位從自身的工作內(nèi)容出發(fā)，積極完善管理制度，明確相關(guān)的管理辦法，使得所有的檔案管理工作都能夠有明確的依據(jù)，可以嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度進(jìn)行。此外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《中國檔案分類法》，逐步優(yōu)化自身管理方法，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理方法的應(yīng)用，使得實(shí)際的管理變得科學(xué)有效。

3.2 加強(qiáng)檔案工作管理工作人員的知識素養(yǎng)建設(shè)

為了適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要，健全和規(guī)范檔案管理工作，單位應(yīng)配備專職檔案人員，并定期開展員工培訓(xùn)，對各類檔案的收集、整理、編目、編號等各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)地說明和講解，使檔案管理人員對檔案有初步整理知識，在平常工作中按照歸檔要求保管相關(guān)材料，初步整理完畢后，再集中統(tǒng)一移交到綜合檔案室。同時積極推進(jìn)員工考核制度，制定科學(xué)合理的獎懲機(jī)制，幫助工作人員樹立正確的管理觀念，不斷提高工作人員的專業(yè)意識，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作健康有序的發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范化的重視，加大投資力度

目前為止，由于現(xiàn)代設(shè)備比較落后，電子檔案的出現(xiàn)對于傳統(tǒng)人工檔案管理工作來說是一個挑戰(zhàn)，因此，要提高檔案管理的規(guī)范化，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的重視，意識到檔案管理規(guī)范化的重要性，加大投資力度，建立完善檔案管理的相關(guān)設(shè)備，比如檔案微機(jī)室、電腦、打印機(jī)等，按照檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。培養(yǎng)檔案管理工作人員的工作技能，提高工作人員的責(zé)任意識和工作效率，從而提高檔案管理的規(guī)范化。

3.4 做好保密工作

檔案涉及事業(yè)單位工作人員的各種隱私信息，因此，在檔案管理過程中，應(yīng)充分重視檔案的管理，避免因管理不當(dāng)，導(dǎo)致私人信息外泄。首先，要加強(qiáng)法制宣傳，使檔案管理人員能夠認(rèn)識到檔案管理的重要性，提高檔案管理的規(guī)范程度。在檔案保密工作中，所屬檔案人員要制定出有效的檔案保密條款，嚴(yán)格控制檔案的取閱和檔案信息的公開，減少檔案信息的泄露情況。最后，檔案人員要對檔案進(jìn)行檢查，在一人以上的監(jiān)督下，保證銷毀過程的徹底性，進(jìn)行粉碎或焚燒銷毀，杜絕檔案信息可能外流的機(jī)會。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理過程是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣的工作，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，能夠有效提升檔案管理的效率，使檔案管理工作變得更加清晰、更加有條理。與此同時，檔案管理意識和制度規(guī)范化的增強(qiáng)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的加強(qiáng)，更加精細(xì)化的檔案管理流程，都是提升檔案管理規(guī)范化水平的有效途徑，對推動事業(yè)單位的健康發(fā)展具有基礎(chǔ)性作用。

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