高校檔案管理信息化建設(shè)策略研究

摘 要：檔案管理是高校重要文獻(xiàn)信息資源，高校做好檔案管理工作，助力于教育事業(yè)的發(fā)展，增強(qiáng)高校人才培養(yǎng)質(zhì)量?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下，為高校檔案管理信息化發(fā)展提供契機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化、智能化模式。但如何促進(jìn)高校檔案管理信息化成為當(dāng)前教育工作主要內(nèi)容。對(duì)此，提出高校檔案管理信息化建設(shè)方法，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化工作質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化;建設(shè)

信息技術(shù)發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的生成，為高校教育事業(yè)信息化發(fā)展提供契機(jī)。檔案管理工作是高校整體工作的重要內(nèi)容，針對(duì)以往檔案管理觀念及方法滯后模式，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化模式，以此提升檔案管理工作效度。因此，研究高校檔案管理信息化建設(shè)十分必要，不僅是高校教育教學(xué)全面開(kāi)展的需要，也是高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的需要。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)概述

高校檔案管理承載著重要的信息資源，是高職院校教學(xué)、黨政管理、科研以及其他活動(dòng)中形成的重要信息資源，這種信息資源大都以圖表、文字、圖片、聲像記錄形式為載體，是高校教研活動(dòng)工作的真實(shí)體現(xiàn)與反應(yīng)，對(duì)高校當(dāng)下及未來(lái)發(fā)展十分重要，是一種寶貴的信息資源。而高校檔案管理信息化建設(shè)模式是指，借助先進(jìn)的信息技術(shù)，將以往檔案管理資源，諸如圖片、圖表、文字等形式，轉(zhuǎn)化為電子信息文件管理模式，便于在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中存儲(chǔ)、查閱、整合，以此實(shí)現(xiàn)人們獲取檔案管理信息資源的便捷性。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）檔案管理意識(shí)薄弱。在高校教育工作體系中，檔案管理是重要的工作形式。但在檔案管理工作中，不少人存在認(rèn)知偏差，使檔案管理力度與效度不足。例如：部分人們認(rèn)為檔案管理只是針對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、整理等工作，難度不大任何人都能夠勝任。其實(shí)不然，檔案信息資源作為高校寶貴信息資源，具有一定的運(yùn)用效度，合理的運(yùn)用、整合檔案管理資源，為所需檔案信息資源人員提供信息支撐，助力于高校教育、科研等工作的有力開(kāi)展。人們之所以對(duì)檔案管理工作重視度不足，使檔案管理信息化建設(shè)力度不足，影響到檔案管理信息化的轉(zhuǎn)型發(fā)展趨勢(shì)。

2）檔案管理人員信息素養(yǎng)不高。檔案管理人員是高校檔案管理信息化建設(shè)及實(shí)施的主體，在檔案管理工作中發(fā)揮重要效度。當(dāng)前各大高校重視檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作模式的開(kāi)展，但由于部分檔案管理人員信息素養(yǎng)不高，影響到檔案管理信息化工作的有效性實(shí)施。高校檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理人員工作模式提出新的要求，但部分檔案管理人員工作模式還是停留在傳統(tǒng)工作模式中，無(wú)法勝任檔案管理信息化工作，制約到檔案管理工作質(zhì)量的提升。

3）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。高校檔案管理信息化建設(shè)，助力于檔案管理工作質(zhì)量的提升。但與此同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)，也存在一定的隱患，諸如網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，使檔案管理容易出現(xiàn)遺漏、泄露等情況，不利于檔案管理工作有效性實(shí)施。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題應(yīng)予以重視，以此增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)、運(yùn)用價(jià)值。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

1）轉(zhuǎn)變檔案管理工作思想。高校應(yīng)重視檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，推進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化模式。首先，重視檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，推進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理線上線下工作模式的銜接。其次，加強(qiáng)檔案管理信息化宣傳力度，提升認(rèn)知度，使教育工作者不僅重視檔案管理工作，更能夠意識(shí)到檔案管理信息化工作開(kāi)展的重要性，摒棄以往工作思想理念，提升檔案管理工作開(kāi)展效度。例如：加強(qiáng)宣傳工作的開(kāi)展，提升廣大教育工作者及檔案管理人員工作認(rèn)知度，以此促進(jìn)檔案管理思想觀念的轉(zhuǎn)變。最后，高校根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)要求，加強(qiáng)軟硬件辦公設(shè)備的供給，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，提升檔案管理工作質(zhì)量。例如：加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備及軟件設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)檔案管理信息化工作的開(kāi)展。

2）加強(qiáng)檔案管理信息化制度建設(shè)。高校檔案管理信息化工作模式，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化制度的建設(shè)，以制度規(guī)范、引領(lǐng)檔案管理人員工作形式，進(jìn)而提升檔案管理信息化工作模式的規(guī)范性。首先，在以往檔案管理制度基礎(chǔ)上，加強(qiáng)相關(guān)制度的構(gòu)建。高校根據(jù)檔案管理信息化工作模式、工作效度，刪減相關(guān)的制度條款，融入一些針對(duì)性的指導(dǎo)建議。諸如檔案管理信息化模式程序，以此為契機(jī)，規(guī)范檔案管理人員工作形式。其次，將人文性思想理念融入到工作制度中，重視員工自我工作發(fā)展，尊重每一名員工，以柔性制度模式，增強(qiáng)檔案管理人員自覺(jué)工作效度。最后，加強(qiáng)激勵(lì)制度的構(gòu)建，根據(jù)檔案管理人員實(shí)踐工作模式，明確激勵(lì)條款，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

3）提升檔案數(shù)據(jù)庫(kù)性能。高校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作模式，能夠借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存儲(chǔ)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源有效性存儲(chǔ)與運(yùn)用模式。因此，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理性能，提升檔案數(shù)據(jù)信息的運(yùn)用效度。首先，在檔案管理信息化建設(shè)中，借助大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)以及云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，拓寬數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量，提升數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、運(yùn)用性能。其次，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源分享，明確高校各個(gè)部門(mén)所需信息模式，實(shí)現(xiàn)信息針對(duì)性分享與服務(wù)模式，提升檔案信息運(yùn)用率。最后，立足于數(shù)據(jù)庫(kù)，定期整合、整理、提取信息，以云計(jì)算為導(dǎo)向，提升信息數(shù)據(jù)分析、提取價(jià)值。

4）加強(qiáng)檔案管理安全性。高校檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理安全性能，以此提升檔案管理工作水平。首先，重視網(wǎng)絡(luò)管理工作的實(shí)施，重視檔案管理安全性，以制度規(guī)范檔案管理工作模式。其次，聘請(qǐng)專業(yè)化網(wǎng)絡(luò)管理人員，定期檢查、排查網(wǎng)絡(luò)，做到早發(fā)現(xiàn)早處理的工作模式，為檔案管理人員工作營(yíng)造良好的平臺(tái)。最后，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全管理軟件，諸如防火墻等，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行效度，提升網(wǎng)絡(luò)安全，進(jìn)而提升檔案資源存儲(chǔ)力度。

5）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。高校檔案管理信息化建設(shè)，需要人才的輔助，重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，使檔案管理人員更好的為高校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。首先，重視檔案管理人員信息化素養(yǎng)的提升，使檔案管理人員合理的運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性實(shí)施。其次，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)化能力，提升檔案管理人員專業(yè)化技能，實(shí)現(xiàn)檔案管理向?qū)I(yè)化工作模式轉(zhuǎn)變。最后，提升檔案管理人員服務(wù)能力，以此為高校教育、科研等工作提供有力的檔案信息資源。

4 結(jié)語(yǔ)

不同于以往高校檔案管理模式，檔案管理信息化建設(shè)，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)等信息管理模式，易于查找、獲取相關(guān)的檔案信息資源，同時(shí)還可以分享檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化模式，進(jìn)而提升檔案管理人員工作效度。因此，在高校檔案管理工作中，重視檔案管理信息化建設(shè)，以此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化工作模式。

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作者簡(jiǎn)介

方照燃（1989-），女，布依族，貴州清鎮(zhèn)人，貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館助理館員，本科學(xué)位，研究方向：從事高校檔案管理。