分析信息時代檔案管理面臨的安全問題及防護(hù)措施

楊冬青

摘 要：在長期工作過程中，民政部門往往會產(chǎn)生大量檔案資料，這就需要利用信息系統(tǒng)對各類檔案資料進(jìn)行管理，同時還應(yīng)對信息時代下的檔案管理安全問題展開有效防護(hù)，逐步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文將對信息時代民政部門檔案管理工作進(jìn)行深入探討，首先闡述信息時代檔案管理面臨的安全問題，之后解析各項安全問題需要作出的防護(hù)措施?？刂聘黜楋L(fēng)險因素對信息時代檔案管理產(chǎn)生的影響，將信息時代檔案管理優(yōu)勢展現(xiàn)出來。

關(guān)鍵詞：信息時代;民政檔案管理;安全問題

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，為各類檔案資料的日常管理提供了極大便利。這就要求民政部門在檔案管理工作中，充分利用信息技術(shù)對各項資料分類歸檔，大力推進(jìn)民政部門檔案管理工作的信息化建設(shè)。然而，在信息化檔案管理過程中，也會隨之出現(xiàn)一些安全問題，要求工作人員做到有效防護(hù)，保證各項檔案資料中基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確和完善，確保民政部門檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到有效提升。

1 信息時代檔案管理面臨的安全問題

1）檔案安全管理意識薄弱。民政部門檔案管理工作是一項十分重要的內(nèi)容，與群眾的實際生活聯(lián)系非常密切，關(guān)乎民生問題和社會穩(wěn)定。因此，保證各類檔案資料得到有序分類歸檔對于提升工作效率和維護(hù)社會和諧運轉(zhuǎn)有著重要作用。但在現(xiàn)實工作過程中，部分檔案管理人員自身信息化意識低下，仍舊使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理工作難度大、效率低。同時部分管理人員安全意識相對薄弱，很難在短時間內(nèi)處理好檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的各項安全問題，直接影響民政部門信息時代檔案管理效果，與之相關(guān)的工作也會受到極大影響。

2）信息系統(tǒng)潛藏安全風(fēng)險。信息時代條件下的民政部門檔案管理工作主要基于計算機(jī)系統(tǒng)展開，旨在有效提升檔案管理便利性，使得檔案管理工作符合信息時代發(fā)展要求。但是多數(shù)計算機(jī)系統(tǒng)在實際運行過程中經(jīng)常受到病毒和木馬軟件的影響，造成計算機(jī)信息系統(tǒng)安全風(fēng)險變多，繼而導(dǎo)致信息時代檔案管理在具體實施過程中經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)故障、信息泄露等安全問題。原有信息系統(tǒng)的安全隱患會直接或間接導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，使民政部門檔案管理工作在進(jìn)行過程中安全問題無限延伸，不僅會降低工作效率，還無法體現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢。

3）檔案管理流程不合理。為降低信息時代下檔案管理難度，必須要求民政部門工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)化流程開展檔案管理工作，從而保證各個檔案管理環(huán)節(jié)之間有效銜接，確保信息化檔案管理優(yōu)勢全面彰顯出來。但是信息時代中，部分單位規(guī)劃的檔案管理流程尚有漏洞，造成單位內(nèi)部檔案管理周期比較長、效率不高，這就導(dǎo)致檔案管理工作中仍舊潛存各項安全問題。檔案管理信息化工作的安全效果變差，民政部門在信息時代中處理相關(guān)民生問題也會受到層層制約。

4）工作人員技術(shù)水平不足。在開展檔案管理時，必須保證管理人員對各項信息化技術(shù)有所了解，如果管理人員信息技術(shù)知識不過關(guān)，一旦在檔案管理具體實施過程中出現(xiàn)問題，管理人員就很難在短時間內(nèi)按照自身技術(shù)知識儲備和信息化思維解決各項檔案管理問題，造成信息時代檔案管理安全風(fēng)險增加，各項信息技術(shù)在檔案管理中作用效果也得不到有效發(fā)揮。同時有些單位的基礎(chǔ)規(guī)章條例也不夠規(guī)范，造成信息時代檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化參考依據(jù)，信息時代檔案管理題屢見不鮮，為實際工作的順利開展埋下了很多隱患。

2 信息時代檔案管理安全問題防范措施

1）提升有關(guān)部門檔案安全管理意識。對于信息時代檔案管理來說，其在具體實施過程中需要考慮的基礎(chǔ)因素比較多，稍有不慎就會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)安全隱患，造成信息時代檔案管理安全性持續(xù)下降。這就要求民政部門人員整體提高安全防范意識，安排專業(yè)的信息技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)管理，適時對檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級、嚴(yán)查漏洞，以便于檔案管理人員可以在穩(wěn)定的信息系統(tǒng)支持下開展檔案管理工作，嚴(yán)防檔案管理工作信息化在具體實施過程中受到外在因素干擾，確保檔案管理安全水平有所提高。同時檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)水平，熟練掌握信息化專業(yè)知識，提高保密意識，避免在應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作時受到外在因素干擾，滿足民政部門對各項檔案綜合管理的需求。

2）及時優(yōu)化信息系統(tǒng)安全風(fēng)險。與其他組織機(jī)構(gòu)相比，民政部門的檔案管理工作主要跟群眾掛鉤，對于各類檔案信息安全性和完善性有很高要求，為此，必須采取適當(dāng)措施提高民政部門中檔案管理安全效果。而且導(dǎo)致信息時代檔案管理出現(xiàn)安全事故的原因也比較復(fù)雜，因此在對各項信息系統(tǒng)實施優(yōu)化處理時，必須保證相關(guān)人員對各項安全事故誘因有所了解。民政部門要在考慮信息時代綜合發(fā)展需求的基礎(chǔ)上及時優(yōu)化信息系統(tǒng)中各項安全風(fēng)險，避免惡意病毒對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)生影響，同時提高相關(guān)系統(tǒng)在檔案管理中的作用，以促使信息時代檔案管理工作良性開展。而在開展檔案管理時，必須要求專業(yè)技術(shù)人員及時優(yōu)化信息系統(tǒng)潛藏的安全風(fēng)險，控制各項安全風(fēng)險對檔案管理產(chǎn)生影響，促使工作人員可以在各項信息系統(tǒng)支持下順利開展檔案管理工作，確保信息管理可以滿足本單位實際發(fā)展要求。

3）規(guī)劃處理各項檔案管理流程。降低民政部門各項檔案信息泄露風(fēng)險，保證各類檔案信息準(zhǔn)確完善是檔案管理工作的重中之重。多數(shù)單位在日常發(fā)展過程中會通過計算機(jī)系統(tǒng)發(fā)表和管理各類檔案資料，在獲取檔案瀏覽次數(shù)條件下，降低各類檔案管理難度。一般來說，信息時代下檔案管理流程表現(xiàn)為檔案收集、檔案執(zhí)行和檔案檢查，這就應(yīng)要求相關(guān)人員分模塊對檔案資料進(jìn)行歸類整理，保證各類檔案資料規(guī)范性和準(zhǔn)確性，在控制檔案信息泄露問題條件下增強(qiáng)各類信息共享和回訪力度，使得信息時代檔案管理問題處理的及時有效。民政部門遵循標(biāo)準(zhǔn)化流程開展檔案資料管理，對于保障檔案管理安全有著重要意義。

4）加強(qiáng)檔案管理人員技術(shù)培養(yǎng)。在信息時代下對檔案資料展開有效管理，必須保證管理人員對各項信息技術(shù)作用效果和具體表現(xiàn)有所了解，從而避免檔案管理因各類技術(shù)風(fēng)險干擾而出現(xiàn)安全問題，逐步提升各類檔案資料安全管理效果。加上不同檔案資料對于管理模式的要求存在一定差異，這就應(yīng)保證相關(guān)人員對各類檔案資料實際管理要求以及各項基礎(chǔ)因素有所了解，不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)和相應(yīng)模式，從而提高檔案資料管理安全等級，確保信息時代各類檔案管理安全問題可以得到有效防護(hù)。在相關(guān)人員開展檔案管理之前，需要有關(guān)部門在考慮各項實際要求條件下對相關(guān)人員展開有效培訓(xùn)，加深檔案管理人員對各項信息化技術(shù)掌握力度，促使相關(guān)人員可以在各項信息技術(shù)支持下有效規(guī)避檔案資料管理風(fēng)險。要針對性提高信息時代檔案管理安全水平，以此落實檔案管理安全問題綜合防護(hù)目標(biāo)。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息化時代檔案管理中，民政部門在開展相應(yīng)管理時很可能受到外在因素干擾，如果不能妥善處理各項問題，必然造成工作效率低下、檔案管理水平下降，民政檔案管理的工作也會面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，民政部門應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)管理和培訓(xùn)，降低信息時代檔案管理過程中出現(xiàn)各項安全問題的概率，切實加強(qiáng)檔案管理工作中的風(fēng)險防范，抓實抓牢檔案的管理工作，確保不發(fā)生安全事故。

參考文獻(xiàn)

[1]楊杰.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].中外機(jī)關(guān)事業(yè)單位家，2020（01）：129.

[2]王愛興.信息時代檔案管理面臨的安全問題及防護(hù)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：87+91.

[3]王哲.信息時代背景下電子檔案管理探討[J].信息記錄材料，2020，21（01）：38-39.

[4]徐金慧.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新路徑[J].蘭臺內(nèi)外，2019（36）：22.