信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策

陳琳

摘 要：檔案記錄并保存著國家組織單位以及公民在生活活動中涉及經(jīng)濟、政治、教育、文化等諸多領(lǐng)域的重要事件資料，它從多個側(cè)面反映了不同時代的發(fā)展狀況。隨著信息時代的發(fā)展，計算機技術(shù)極大的推動了檔案管理工作的便捷化。隨著社會對檔案管理工作需求的日益加深，使檔案管理工作更具效率已經(jīng)成為領(lǐng)域熱門的研究方向，文書檔案管理工作直面著新的挑戰(zhàn)，也面臨著新的機遇。將文書檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，積極向電子文件轉(zhuǎn)化，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式，進而更好的為經(jīng)濟、文化、民生建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;問題

進入21世紀，我國逐漸進入信息化時代，人們的需求也隨之發(fā)生了巨大的變化。人們對信息的管理以及信息使用的需求也日益多樣化。而這對于檔案管理工作而言，這是一項復(fù)雜的工作。而文書檔案管理的信息化兼具提升管理工作效率與發(fā)揮文書檔案資料價值兩項功能，很好的革除了傳統(tǒng)檔案管理中的弊端。如何才能有效利用信息技術(shù)管理檔案提高工作效率，并為檔案信息的安全提供保障，這是亟待解決的現(xiàn)實問題。但在我國施行信息相關(guān)法的歷史較短的背景下，有關(guān)部門在實際應(yīng)用中還是會遇到多種多樣的問題，阻礙著檔案管理工作的高效進行。所以先要明確目前存在的問題，進而找到有效的解決舉措，最終使信息時代檔案管理工作更好的服務(wù)經(jīng)濟、文化、民生建設(shè)。

1 信息時代文書檔案的概念

文書檔案信息化管理是指在檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)系統(tǒng)應(yīng)用于文書檔案管理的過程，從而接收、采集、保存和提供檔案資源。[1]文書檔案管理的信息化的實質(zhì)就是用電子化、數(shù)字化的文件格式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)書本形式，并由軟件系統(tǒng)保存、管理。

2 信息時代文書檔案管理工作中的問題

2.1 文書檔案管理軟件的系統(tǒng)性差

我國的檔案管理的信息化進程較晚，目前所使用的檔案管理軟件并不完善且版本繁多，不同部門間的管理軟件系統(tǒng)版本有所差異，這給檔案提供、傳遞工作帶來了很大的困擾。而由于不同部門間基礎(chǔ)設(shè)施水平不盡相同，就連計算機型號、計算機系統(tǒng)都有著不同差異，這給文書檔案管理軟件的開發(fā)者出了一道難題。軟件通用性的問題，使檔案實時共享難以實現(xiàn)，檔案資源難以充分發(fā)揮其自身的價值。

2.2 文書檔案管理的安全性不高

信息化手段管理文書檔案，一方面減少了文書檔案管理的工作量，同時也增加了網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的風(fēng)險[2]。文書檔案管理系統(tǒng)一旦被病毒植入、入侵，可能會導(dǎo)致重要檔案資料的損壞、損毀以及遺失，乃至檔案管理系統(tǒng)的崩潰癱瘓，機密檔案資料的泄露，進而導(dǎo)致公民甚至國家的經(jīng)濟財產(chǎn)損失。在信息化時代，如何為檔案管理系統(tǒng)筑建堅不可摧的防火墻，以及運維人員如何提供保護支持，是亟待解決的現(xiàn)實問題。

2.3 文書檔案管理標準低

我國對于檔案管理網(wǎng)站、系統(tǒng)建設(shè)的標準規(guī)范相對滯后。這導(dǎo)致了各地先后建立各自的文書檔案管理體系，同時建設(shè)的標準各不相同。因而難以用統(tǒng)一的原則、標準對文書檔案體系進行規(guī)范化的管理。檔案管理的標準不同、過低，使文書檔案管理工作難以規(guī)范、高效的開展。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)問題

相較于傳統(tǒng)的文書檔案信息管理工作而言，信息時代的檔案管理工作人員需要著更高的職業(yè)素質(zhì)與專業(yè)能力。每個工作人員不僅需要對計算機知識以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有相當(dāng)程度的掌握與運用，還需要對文書檔案管理有著充足的專業(yè)素養(yǎng)。這樣才能滿足日常運營維護檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)站的崗位需求——當(dāng)檔案查詢終端出現(xiàn)故障時，能盡早排查維修，當(dāng)網(wǎng)站出現(xiàn)故障崩潰，能夠盡快維護。但現(xiàn)如今很多檔案管理人員的職業(yè)、專業(yè)素養(yǎng)不達標，難以承擔(dān)起崗位的責(zé)任重擔(dān)。吸引、培養(yǎng)高素質(zhì)、有能力的檔案管理人才，是工作的迫切所需[3]。

3 如何應(yīng)對信息時代檔案管理中的問題

3.1 加大力度推進信息化建設(shè)

在當(dāng)今對檔案需求日益增多的時代，文書檔案管理工作的重中之重就是要加強信息化建設(shè)。只有加強信息化建設(shè)的工作力度，建立起完善的檔案管理體系，檔案管理平臺才能更好的實現(xiàn)檔案資源的實時共享，讓檔案資源發(fā)揮出其自身最大的價值。在建設(shè)信息化檔案管理平臺的工作中，我們可以充分利用現(xiàn)有的、專業(yè)的計算機技術(shù)，讓檔案管理逐步實現(xiàn)系統(tǒng)化，乃至自動化。檔案管理工作人員通過設(shè)計、編程管理軟件，對檔案進行分類儲存、調(diào)取，通過文檔管理系統(tǒng)對檔案類型的自動識別，從而實現(xiàn)文書檔案的高效整理、分類。同時還可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)高速的傳輸通道，實現(xiàn)檔案管理的遠程操作和相互交流的便捷化。

3.2 提高文書檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量

在建立文書檔案數(shù)據(jù)庫的時候，不但要適應(yīng)當(dāng)前文書檔案管理任務(wù)的需求，還要對未來文書檔案工作的需求有所展望與預(yù)測。要保障數(shù)據(jù)庫具備先進性的優(yōu)點，同時系統(tǒng)要易于維護、開發(fā)以及升級。這需要我們文書檔案管理工作者視野開闊具有前瞻性，推動系統(tǒng)工作完善、可持續(xù)性。同時也要保證數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性、安全性，高質(zhì)量的對文檔信息進行篩選、分類。最后還要對陳舊檔案信息進行整理以便長期儲存[4]。

3.3 建立健全檔案管理的安全系統(tǒng)

檔案的安全性在檔案管理工作中占據(jù)著核心地位。在信息化的時代，要不斷提高文書檔案的安全保密工作。針對檔案保存與使用這兩個重要環(huán)節(jié)，管理安全系統(tǒng)也包含著兩個部分想要實現(xiàn)文書檔案的安全儲存，就需要系統(tǒng)技術(shù)開發(fā)者在系統(tǒng)研發(fā)設(shè)計的環(huán)節(jié)，對安全防護部分有專門的研究與設(shè)計，謹防病毒的植入、網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵，同時還要對陳舊檔案信息設(shè)計長期妥善儲存的機制，防止遺失。而實現(xiàn)檔案使用安全，則需要檔案管理工作者對檔案錄入、調(diào)取程序有著科學(xué)、嚴格的流程。對接觸檔案資源的人群進行嚴格的資格審查，對檔案查詢者、使用者要有詳盡的歷史記錄。

3.4 加大力度培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才

檔案信息管理工作的工作性質(zhì)決定了其任務(wù)的復(fù)雜性，以及責(zé)任的艱巨。這對工作人員而言，是一份榮譽，也是一份挑戰(zhàn)。檔案管理部門一方面要加強自身的行政管理能力，對在職人員的專業(yè)素養(yǎng)進行評估與培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的技術(shù)素養(yǎng);另一方面還要吸納專業(yè)素質(zhì)過硬的人才、畢業(yè)生來加入管理隊伍。不僅要在客觀上提升在職工作人員的能力，還要在觀念上灌輸與時俱進、不斷學(xué)習(xí)的思想，要求檔案管理者不斷更新自己對計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全與傳輸技術(shù)等信息化技術(shù)的理解與運用。

4 結(jié)論

檔案管理工作事關(guān)經(jīng)濟、民生建設(shè)與國家、社會、公民的安全。隨著技術(shù)的進步與互聯(lián)網(wǎng)的繁榮，檔案管理工作與時俱進發(fā)展是順應(yīng)歷史進步的必然選擇。雖然施行技術(shù)融合的過程中，面臨著諸多現(xiàn)實問題。但只要把握好原則與方向，聯(lián)系實際需求，一定能夠安全、高效地開展文書檔案管理工作。

參考文獻

[1]李成.論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].電腦知識與技術(shù)：學(xué)術(shù)交流（11期）：7154-7156.

[2]姜淼.檔案信息化管理之我見[J].現(xiàn)代交際，2012（10）：59.

[3]李然.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].才智，2017（27）：256.

[4]王琨.新時期強化檔案管理工作創(chuàng)新之我見[J].青年時代，2017，000（010）：248.