高校檔案利用工作的思考

曹吉

檔案管理的根本目的是滿足服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案信息的利用需求，通過檔案利用服務(wù)，體現(xiàn)了這項(xiàng)工作的作用及其社會(huì)職能。因此提供利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，如何做好利用服務(wù)工作成為每個(gè)檔案人員必須要考慮的重要問題。

在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案人員工作的主要內(nèi)容是保護(hù)和管理檔案的實(shí)體，往往首先是保證檔案實(shí)體不被破壞，其次是根據(jù)利用者的要求，提供相關(guān)檔案，滿足各項(xiàng)工作的信息需求。服務(wù)的方式為你查（提出需求）我調(diào)（提供檔案），解決信息需求問題。

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式關(guān)注的焦點(diǎn)是是否提供了利用者要查找的檔案。實(shí)踐中，憑借檔案人員的精心管理和主觀努力，能夠?qū)崿F(xiàn)焦點(diǎn)目標(biāo)。但是常常也有這樣的情況，找到了要查的檔案，還是沒有利用者需要的信息。

隨著社會(huì)發(fā)展和信息時(shí)代的到來，一方面檔案數(shù)量激增，信息浩如煙海，另一方面各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息需求的要求不斷提高，關(guān)注的焦點(diǎn)是是否通過檔案利用服務(wù)解決了利用者的問題。要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)并不容易，高等院校涉及的專業(yè)和事務(wù)眾多，機(jī)構(gòu)體制比較完整，活動(dòng)具有周期性和連續(xù)性，其檔案包括黨政文書、教學(xué)、科研、教師業(yè)務(wù)、學(xué)生、設(shè)備儀器、基建、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人事等諸多種類，信息涵蓋了教育教學(xué)、科學(xué)研究、行政管理、黨團(tuán)活動(dòng)、基本建設(shè)、后勤保障等各個(gè)方面的工作內(nèi)容，利用者出于不同的角度，信息需求也是多種多樣的，對(duì)檔案利用工作會(huì)不斷提出新的更高的要求。

反觀現(xiàn)狀，以筆者所在學(xué)校為例，檔案利用服務(wù)工作在管理機(jī)制、資源建設(shè)、技術(shù)手段、人員素質(zhì)等方面，受到這樣那樣主觀因素的影響和客觀條件的制約，目前還存在一定的差距，有的甚至成為管理的短板，工作人員的管理理念、管理方式方法、檔案利用效果往往不盡人意，拖了信息資源實(shí)現(xiàn)更大價(jià)值的后腿。

進(jìn)一步做好檔案利用工作，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)既是時(shí)代的要求，也是學(xué)校發(fā)展的迫切需要，順勢(shì)而為刻不容緩，急待引起各方面的關(guān)注，筆者根據(jù)學(xué)校的具體情況，提出以下應(yīng)對(duì)策略。

1 更新觀念，引入知識(shí)管理理念

人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)成為社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵性資源，隨之產(chǎn)生的知識(shí)管理也日益成為重要的話題。知識(shí)管理指信息和知識(shí)通過獲得、創(chuàng)作、分享、整合、記錄、存取、更新、反饋等過程，形成不間斷的積累，成為智慧的循環(huán)和管理與應(yīng)用的資本。越來越多的組織通過知識(shí)管理提高工作效率，塑造自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域，傳統(tǒng)的管理體制往往強(qiáng)調(diào)檔案與文件、圖書、情報(bào)等的區(qū)別，限制了自身活動(dòng)的范圍，也限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。檔案具有知識(shí)屬性，知識(shí)管理要求將各種信息載體的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，構(gòu)建知識(shí)資源體系，強(qiáng)調(diào)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中積累知識(shí)，創(chuàng)造知識(shí)，共享知識(shí)，應(yīng)用知識(shí)，使檔案管理融入更加寬泛的活動(dòng)領(lǐng)域。

知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值，以往的檔案管理往往重管輕用，傾向于儲(chǔ)存檔案，諸多檔案記錄了學(xué)校發(fā)展的過程，但僅僅是過去式，歷史足跡對(duì)當(dāng)前的各項(xiàng)工作不一定帶來益處。知識(shí)管理則強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造知識(shí)，運(yùn)用知識(shí)，對(duì)檔案信息進(jìn)行研究，得到新的信息，發(fā)揮更大的作用，提升管理的價(jià)值。

高校檔案不僅記錄了學(xué)校發(fā)展的整個(gè)過程，也沉淀積累了豐富的知識(shí)，其實(shí)體既承載有顯性知識(shí)，也承載有隱性知識(shí)。知識(shí)管理作為一種新的管理理念，可以運(yùn)用于檔案利用服務(wù)工作中，根據(jù)檔案利用需求，提煉檔案信息，歸納總結(jié)其中的知識(shí)，提供給利用者，解決其工作上的問題，實(shí)現(xiàn)從信息服務(wù)到知識(shí)服務(wù)的飛躍。

挖掘信息、提煉知識(shí)，引進(jìn)知識(shí)管理，把信息資源的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來，為檔案管理提供了創(chuàng)新發(fā)展的方向與動(dòng)力。科學(xué)地運(yùn)用知識(shí)管理理念，通過知識(shí)服務(wù)解決利用者的困惑與問題，能夠進(jìn)一步提高檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

2 建設(shè)與開發(fā)并舉，拓展信息資源

巧婦難為無米之炊，豐富的檔案資源是做好提供利用工作的基本保障，建設(shè)與開發(fā)并舉，是不斷拓展信息資源，持續(xù)做好利用服務(wù)工作的必由之路。

建設(shè)信息資源是事關(guān)千秋大業(yè)的基礎(chǔ)性工程，一要加大收集工作力度，在歸檔文件材料做到應(yīng)收盡收、及時(shí)歸檔的同時(shí)，也要關(guān)注與學(xué)校有關(guān)，與室藏檔案有關(guān)的圖書資料信息，努力拓展收集范圍，有效增加信息存儲(chǔ)量。二要理順集中統(tǒng)一管理信息資源的機(jī)制，部門（檔案種類）割據(jù)式的運(yùn)行機(jī)制會(huì)直接影響和制約信息開發(fā)的生機(jī)與活力，必須實(shí)現(xiàn)信息資源的科學(xué)整合，統(tǒng)一管理、綜合利用是建設(shè)檔案信息資源的必要措施。三要規(guī)范整理收集到的各種信息，把分散、孤立的信息歸納集中起來，使之有序化，把零散、雜亂的信息進(jìn)行梳理篩選，使之系統(tǒng)化，夯實(shí)有效利用的基礎(chǔ)。

開發(fā)信息資源是檔案信息價(jià)值的升華和再創(chuàng)造。一要優(yōu)化開發(fā)利用檔案信息的內(nèi)部環(huán)境，重視拓展檔案檢索途徑，全面完善多層次的各種檢索工具，人工查詢與計(jì)算機(jī)檢索相輔相成，不斷提高查全率和查準(zhǔn)率。二要以信息加工為手段，通過精心提煉繁雜的原始信息，經(jīng)分析、加工、整序，把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，以信息產(chǎn)品的方式為利用者服務(wù)，最大限度發(fā)揮其資源優(yōu)勢(shì)。學(xué)校以往諸多實(shí)用的編研資料，深受廣大利用者的歡迎和好評(píng)，要結(jié)合各項(xiàng)工作的開展，進(jìn)一步深化、細(xì)化編研工作，使其成為開發(fā)檔案信息的主要工具。三要宣傳檔案工作，通過各種渠道，借助不同的形式，大力宣傳學(xué)校檔案的豐富內(nèi)容，反饋檔案利用取得的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，提高廣大教職員工和學(xué)生的檔案利用意識(shí)，營(yíng)造良好的外部環(huán)境，

檔案是一種歷史記錄，它所記載的內(nèi)容是歷史形成的，不是根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需求制作的，檔案使用價(jià)值的發(fā)揮必須要有現(xiàn)實(shí)需求為條件，方能將檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。因此，檔案人員應(yīng)當(dāng)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)和信息化時(shí)代的大背景下認(rèn)識(shí)檔案信息開發(fā)工作，必須了解和掌握各項(xiàng)工作開展對(duì)檔案信息產(chǎn)生的需求，了解和掌握學(xué)校的甚至社會(huì)的利用者的特點(diǎn)和變化情況，以信息利用需求為導(dǎo)向，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的加工和提煉，結(jié)合學(xué)校各個(gè)階段的中心工作和社會(huì)關(guān)注熱點(diǎn)，不斷調(diào)整信息開發(fā)的結(jié)構(gòu)，注重提高具有本學(xué)校特色的信息加工項(xiàng)目的比例，鍛造拳頭產(chǎn)品，實(shí)施品牌戰(zhàn)略，推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)工作不斷深化。

3 采用先進(jìn)科技手段，提供方便快捷的服務(wù)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)給各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供了蓬勃?jiǎng)恿?，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信的飛速發(fā)展，給傳統(tǒng)的管理方式帶來革命性的深刻變化。檔案管理同樣如此，科學(xué)技術(shù)給檔案管理插上騰飛的翅膀，也向管理手段提出嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，必須不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，以信息數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)化來推進(jìn)服務(wù)現(xiàn)代化，提升檔案利用工作的質(zhì)量和效率。

信息數(shù)字化指不改變檔案的實(shí)質(zhì)，使其結(jié)構(gòu)和存在方式作符合信息原則的轉(zhuǎn)變，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理。檔案數(shù)字化可以大大提高信息存儲(chǔ)量和查詢、檢索的速度，利用計(jì)算機(jī)的處理能力，短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地找到需要的信息，極大地提高利用工作的效率和質(zhì)量。

利用網(wǎng)絡(luò)化指借助計(jì)算機(jī)通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同平臺(tái)終端和地域之間的信息傳輸，及時(shí)提供各種利用者所需信息，提高利用服務(wù)的便捷程度，提升檔案信息的利用空間，而且一份檔案能同時(shí)提供給多個(gè)需要的用戶使用，擴(kuò)大了信息覆蓋面，可以有效實(shí)現(xiàn)資源共享。

隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的普及，學(xué)校檔案數(shù)字化工作已經(jīng)起步，并有了一定的規(guī)模，由目錄數(shù)據(jù)化向全文信息化、多媒體化逐步發(fā)展。要保障數(shù)字化工作健康有序持續(xù)發(fā)展，必須在各類檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫，不管是現(xiàn)行的歸檔電子文件，還是經(jīng)數(shù)字化信息加工的室藏檔案，各種類別的檔案信息都要納入其中，統(tǒng)一格式，確保安全，奠定方便、快捷提供利用的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

利用網(wǎng)絡(luò)化要借助學(xué)校現(xiàn)有OA系統(tǒng)，積極開發(fā)并完善信息查詢功能，提供網(wǎng)上檔案查詢，業(yè)務(wù)部門足不出戶，盡享信息利用之方便。部分可以公開的信息，通過學(xué)校網(wǎng)站向社會(huì)提供，彰顯學(xué)校的特色和實(shí)力，發(fā)揮更大的社會(huì)效益。

檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化是綜合了數(shù)字掃描、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）、OCR檢索、數(shù)據(jù)庫、多媒體、信息存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)通信等計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生的信息加工、傳播方法，現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)技術(shù)一日千里，“先進(jìn)”技術(shù)只是相對(duì)而言，更新淘汰率很高，新的技術(shù)手段層出不窮，檔案部門應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注各種相關(guān)新技術(shù)的發(fā)展和技術(shù)要求的更新變化，根據(jù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的需要和學(xué)校物質(zhì)條件的可能，及時(shí)采取必要的軟硬件升級(jí)換代措施，切實(shí)保持檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化成果長(zhǎng)期有效。

4 提升人員素質(zhì)，適應(yīng)事業(yè)發(fā)展需要

新的歷史時(shí)期，社會(huì)飛速發(fā)展對(duì)各項(xiàng)工作不斷提出新的、更高的要求。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)，是擺在我們面前不可回避的問題。國(guó)家檔案局《檔案專業(yè)人員職務(wù)實(shí)行條例》指出：“檔案專業(yè)人員的素質(zhì)，就是檔案專業(yè)人員的品質(zhì)、能力和條件等的總稱，是檔案專業(yè)人員完成專業(yè)工作任務(wù)的保證”。

檔案人員具備較高的綜合素質(zhì)，一要有較強(qiáng)的服務(wù)理念和正確的思想觀念。一方面充分認(rèn)識(shí)檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性和服務(wù)性的工作，“俯首甘為孺子?！?，有愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)、淡泊名利、甘為人梯的精神，具備做好本職工作的決心和信心。另一方面能夠?qū)χ饔^和客觀事物有比較正確的認(rèn)識(shí)水平，有活躍的創(chuàng)新思維，努力追求知識(shí)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，主動(dòng)尋求未知，把銳意進(jìn)取和尊重客觀規(guī)律結(jié)合起來，把尊重歷史和創(chuàng)新精神結(jié)合起來，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。有了這樣的思想基礎(chǔ)，才能夠?yàn)樵鷮?shí)的基礎(chǔ)工作和良好的服務(wù)手段提供堅(jiān)強(qiáng)支撐。

二要具備較高的服務(wù)技能。檔案人員服務(wù)技能涉及合理的知識(shí)程度，既要有廣博豐富的學(xué)識(shí)，又要有適合崗位需求的知識(shí)結(jié)構(gòu)和動(dòng)手能力。對(duì)各類檔案涉及的文化知識(shí)有一個(gè)總體的把握，對(duì)學(xué)校的歷史沿革、建設(shè)發(fā)展、教育科研成果、重大事件、重要名人有一個(gè)基本的了解，在提供服務(wù)過程中能夠成為利用者的參謀助手，收到舉一反三、觸類旁通的效果。檔案工作專業(yè)性比較強(qiáng)，在多年的實(shí)踐中已經(jīng)形成了一系列專門的管理原則和操作方法，檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)定了專門的要求和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，檔案人員要精通這些理論，熟悉有關(guān)的規(guī)定，掌握具體的操作方法，并能夠?qū)W以致用，熟練地運(yùn)用到本職工作中去。對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)、操作方法嫻熟的程度，決定了其處理和解決問題的能力水平。

面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，檔案信息資源不管從環(huán)境條件和思想理念、管理方法和工作手段都發(fā)生了巨大的變化，作為信息管理者的檔案人員要有緊迫感和危機(jī)感，通過不斷學(xué)習(xí)，勤于吸收，努力實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)逐步提高的目標(biāo)，無論是學(xué)校還是檔案人員自身，都要有意識(shí)、有目的地創(chuàng)造各種機(jī)會(huì)，促進(jìn)檔案人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)、鍛煉和提升，努力適應(yīng)新形勢(shì)下各項(xiàng)工作對(duì)檔案管理的要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，為我們這個(gè)時(shí)代作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。