交通科技檔案信息的利用和效益評估研究

張盼

摘 要：隨著我國交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的加大，形成的交通科技檔案也越來越多。只有對交通科技檔案進(jìn)行有效的應(yīng)用，才能夠?qū)⒔煌萍紮n案信息的價值和效益體現(xiàn)出來?；诖?，本文重點(diǎn)針對交通科技檔案信息的利用和效益評估進(jìn)行了詳細(xì)的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：交通科技檔案;信息;利用;效益評估

在交通建設(shè)的過程中，對交通部門在交通規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工等活動進(jìn)行詳細(xì)記錄，就會形成相應(yīng)的科技文件材料。對這些文件資料進(jìn)行整理、立卷、歸檔，并在后期不斷的補(bǔ)充、更改、增補(bǔ)，就形成了交通科技檔案。將交通科技檔案錄入到計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行分類索引的編制，井然有序的貯存，就是交通科技檔案信息的現(xiàn)代化管理與應(yīng)用。

1 交通科技檔案信息的管理和利用流程

交通科技檔案的管理工作，主要涉及以下幾方面。第一交通科技檔案的收集，指的是交通檔案工作部門與其他相關(guān)部門取得聯(lián)系，要求對其承擔(dān)的項(xiàng)目建設(shè)工程中所產(chǎn)生的具有一定價值的文件材料進(jìn)行收集，任何工程項(xiàng)目從開工到結(jié)束，都經(jīng)歷從項(xiàng)目前期調(diào)研、工程建設(shè)可行性研究、工程設(shè)計(jì)、施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工以及竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段不同，隨之產(chǎn)生同一項(xiàng)目的招投標(biāo)、咨詢、工可、設(shè)計(jì)、施工圖、監(jiān)理、后期服務(wù)、檢測資料等各個階段的檔案資料也各異，所以要求檔案人員根據(jù)各階段不同特點(diǎn)，全面或較全面反映項(xiàng)目全過程，具體對相關(guān)重要資料文件的進(jìn)行有效搜集，并做到及時準(zhǔn)確。第二交通科技檔案的整理，指的是根據(jù)檔案的形成規(guī)律，科學(xué)的對檔案進(jìn)行分類、進(jìn)而保證交通科技檔案信息的完整性與系統(tǒng)性。第三交通科技檔案的鑒定，指的是按照一定的方法對資料的保存價值進(jìn)行評估，動態(tài)分析，然后去除不具有保存價值的材料、保留有價值的材料，并明確材料的保存時間。一般情況下，檔案的鑒定工作具有一定的專業(yè)性，為了保證交通科技檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，需要專業(yè)的技術(shù)人員完成。第四交通科技檔案的保存，指的是通過各種措施保證檔案信息的完整性與安全性。第五交通科技檔案的統(tǒng)計(jì)，指的是對檔案中的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)進(jìn)行提取、分析，進(jìn)而對檔案的所處狀態(tài)有一個合理的把握，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案的有效管理。第六交通科技檔案的利用，指的是根據(jù)工作人員以及相關(guān)部門的使用需求，通過有效的檢索工具，進(jìn)行相關(guān)檔案內(nèi)容的調(diào)取與應(yīng)用，進(jìn)而提升相關(guān)部門的管理水平、生產(chǎn)水平以及科研水平等[1]。

2 交通科技檔案信息的管理與利用中的常見問題

2.1 交通科技檔案的收集工作比較片面

在傳統(tǒng)的交通科技檔案收集工作中，工作人員只注重檔案憑證文件的收集，而沒有意識到相關(guān)技術(shù)文件的歸檔重要性，或者因?yàn)楦鞣N各樣的原因，拒絕技術(shù)文件的歸檔。但是技術(shù)文件才是交通科技檔案最具價值的文件之一。這樣，不僅影響了交通科技檔案的收集工作質(zhì)量，也嚴(yán)重影響了交通科技檔案資源的利用價值。

2.2 交通科技檔案的分類工作不完善

檔案檢索目錄體系的建立質(zhì)量，直接影響著交通科技檔案檢索查詢體系的查詢效率，直接影響著交通科技檔案信息的利用有效性。如果以專業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)，可以將交通科技檔案分按以下類目來劃分：公路、橋梁、航道、港口、樞紐、軌道交通、智能規(guī)劃、檢測等，如果專業(yè)出現(xiàn)分類不合理問題，那么檔案的檢索和利用也會受到影響。

3 提升交通科技檔案信息管理與利用效益的對策

3.1 完善交通科技檔案信息的管理機(jī)制

完善交通科技檔案信息的管理機(jī)制。通過標(biāo)準(zhǔn)化的流程和方法來進(jìn)行檔案信息的收集、整理以及編目，可以有效提升交通科技檔案信息的利用效益。需要注意的是，在進(jìn)行資料歸檔的時候，要嚴(yán)格按照相關(guān)工作要求、遵循“歸檔文件原始性”的原則進(jìn)行科技檔案資料的歸檔，只有確?？萍紮n案的原始性，才能夠充分發(fā)揮交通科技檔案資料的法律效益。而如果工作人員為了各種原因，只保存了某些資料的復(fù)印件，其法律效應(yīng)是有瑕疵的，權(quán)責(zé)不明確。[2]

3.2 提升交通科技檔案信息的系統(tǒng)性與完整性

首先，從起始工作開始，根據(jù)不同檔案的歸類范圍、結(jié)合相關(guān)項(xiàng)目的實(shí)際情況，與項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人一起進(jìn)行歸檔文件清單的制作，進(jìn)行所有文件的整理。通過歸檔文件清單，讓檔案管理人員和技術(shù)人員更好的了解檔案信息內(nèi)容，提升檔案信息的完整性與系統(tǒng)性。其次，完善現(xiàn)有的檔案管理方法，提升檔案信息歸檔與管理等工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。

3.3 提升交通科技檔案信息的利用能力

無論是交通科技項(xiàng)目的施工過程，組織環(huán)境等都非常復(fù)雜，且存在著很多不確定因素和各種風(fēng)險(xiǎn)，只有提升交通科技檔案信息的利用能力，才能夠做出科學(xué)合理的決策，幫助交通科技項(xiàng)目規(guī)避各種風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。首先，要加強(qiáng)用戶需求的了解，并以此為基礎(chǔ)對交通科技檔案進(jìn)行二次整理，提煉信息，提升檔案信息的綜合性與有序性。只有這樣，才能夠相關(guān)用戶利用檔案信息提供方便。其次，站在全局角度進(jìn)行交通科技檔案信息的管理，確保這些檔案信息可以將相關(guān)項(xiàng)目的生產(chǎn)經(jīng)營狀況進(jìn)行如實(shí)的反饋。

3.4 創(chuàng)新交通科技檔案信息的管理方法

首先，要成立專門的科技檔案室，配置相當(dāng)數(shù)量的檔案管理人員，完善檔案室的檔案工作管理制度。其次，加大檔案管理人員的引進(jìn)力度，對現(xiàn)有的在職人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。同時引進(jìn)“分級管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的管理制度，促進(jìn)交通科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化發(fā)展。最后，加強(qiáng)信息技術(shù)與交通科技檔案管理工作的融合，通過在線服務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。需要注意的是，在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的同時，還要做好檔案信息的安全涉密工作，防止檔案信息出現(xiàn)被盜、遺失或者惡意篡改等現(xiàn)象[3]。

4 交通科技檔案信息的效益評估

隨著交通基礎(chǔ)建設(shè)力度的進(jìn)一步加大，交通科技檔案的利用范圍與利用價值越來越大，檔案管理人員面臨的工作壓力越來越大。在這種情況下，現(xiàn)代化的檔案管理手段可以實(shí)現(xiàn)交通科技檔案信息的與時俱進(jìn)。

交通科技檔案信息，其本質(zhì)是一種重要的交通科技信息資源。在對交通科技檔案信息進(jìn)行利用的過程，實(shí)則就是促進(jìn)交通科技成果價值得以實(shí)現(xiàn)的過程。先進(jìn)的檔案管理可以有效降低交通科技檔案的成本，提升交通科技檔案管理工作的有序性、規(guī)范性以及高效性。而這正是進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)交通科技成果價值的基礎(chǔ)。

交通科技檔案與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)技術(shù)等有著直接的聯(lián)系。加強(qiáng)交通科技檔案的管理與利用，可以將交通科技檔案信息的利用價值發(fā)揮到極致，促進(jìn)與之相關(guān)的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，提升當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)水平。

5 結(jié)語

綜上所述，在設(shè)計(jì)的交通科技檔案信息管理與利用中，還有很多問題有待解決。要想有效解決這些問題，提升交通科技檔案信息的管理與利用效益，就必須要完善交通科技檔案信息的管理機(jī)制、提升交通科技檔案信息的系統(tǒng)性與完整性、提升交通科技檔案信息的利用能力、創(chuàng)新交通科技檔案信息的管理方法。

參考文獻(xiàn)

[1]吳珊，王敏.交通勘察設(shè)計(jì)階段科技檔案管理工作淺析[J].卷宗，2019，（25）：55.

[2]吳麗麗.農(nóng)村公路交通建設(shè)中科技檔案的應(yīng)用探究[J].青春歲月，2018，（23）：480.

[3]周祖才.交通科技項(xiàng)目檔案信息化管理研究[J].無線互聯(lián)科技，2017，（1）：117-119.