檔案管理順應(yīng)醫(yī)療改革助推醫(yī)院發(fā)展

陳永玉

隨著我國公立醫(yī)院改革步伐加快，醫(yī)院的檔案工作越來越受到社會各界的關(guān)注和重視，檔案作為一個單位發(fā)展建設(shè)過程中的一個重要見證，是一種特殊的財富，成為醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)和基礎(chǔ)，也是醫(yī)院制定計劃和作出決策的重要依據(jù)。因此，加強醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理尤為重要。隨著醫(yī)院的發(fā)展壯大，各種檔案資料越來越多，檔案管理工作面臨了新的挑戰(zhàn)。本文就醫(yī)院檔案管理存在的問題及策略進(jìn)行探討。

1 切實把醫(yī)院檔案管理擺在重要位置

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在所從事的醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、照片等不同門類和不同載體的歷史記錄。

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。醫(yī)院檔案記載著這個醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究醫(yī)院的管理業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚長避短、制定發(fā)展方向的好幫手[1]?？茖W(xué)推進(jìn)醫(yī)院檔案工作管理理念、管理體制、管理手段、服務(wù)方式、服務(wù)領(lǐng)域的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，使醫(yī)院的檔案更好地為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。

做好檔案管理工作，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定醫(yī)院經(jīng)營管理成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的普遍問題

1）檔案管理意識淡弱。檔案管理工作的重要性被進(jìn)一步淡化，有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視、缺乏檔案意識，與其他業(yè)務(wù)工作相比，許多員工認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要。即使配備檔案員，可在檔案管理工作中缺乏工作責(zé)任感，缺乏檔案管理知識。導(dǎo)致了醫(yī)院的檔案資料得不到規(guī)范化的管理，進(jìn)而出現(xiàn)檔案材料的流失或損毀現(xiàn)象，檔案管理在整個醫(yī)院工作中處于邊緣化。

2）檔案管理人員水平不高。由于檔案不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識比較淡薄，“重業(yè)務(wù)、輕檔案”，導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)不足。許多管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，部分還是兼職，出現(xiàn)業(yè)務(wù)水平不高，檔案知識欠缺。檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，造成管理水平低下。

3）檔案管理制度不健全。大部分醫(yī)院在制定制度方面鄭重考慮醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技、人事、行政、黨建、后勤管理制度，但涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，也很少將檔案管理納入目標(biāo)考核。由于管理制度不嚴(yán)、不健全，造成檔案收集不齊全，檔案收集效率低下。

4）檔案內(nèi)容不明確。檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。目前，醫(yī)院檔案管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)，也沒有統(tǒng)一的管理模式，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進(jìn)行管理，致使許多應(yīng)該納入管理的檔案被遺漏。

5）檔案利用率較低。許多醫(yī)院的檔案仍停留在由各科室保管，沒有按照檔案法要求統(tǒng)一交檔案室保管，造成檔案分散，保管無序出現(xiàn)不完整或遺失現(xiàn)象，造成檔案利用率不高甚至因不完整而根本無法利用。

6）檔案工作投入不足。醫(yī)院對檔案室建設(shè)不夠重視，業(yè)務(wù)用房不足，檔案不能按標(biāo)準(zhǔn)化保管，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。設(shè)備陳舊落后，也制約了檔案管理工作的開展。

3 破解醫(yī)院檔案管理難題思路

要推動醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，助力公立醫(yī)院改革與發(fā)展，要始終堅持正確的發(fā)展方向，緊緊圍繞醫(yī)院中心重點工作，不斷夯實檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，鞏固和創(chuàng)新檔案管理水平[2]，不斷拓展檔案的信息功能、服務(wù)功能、管理功能。

1）領(lǐng)導(dǎo)高度重視落實責(zé)任。規(guī)范的檔案管理，能全面、真實地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r，能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的科學(xué)依據(jù)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，把檔案管理作為“一把手工程”，始終擺在全院工作的突出位置，納入全年工作計劃，落實檔案工作專項經(jīng)費，與各項中心工作同部署、同考核、同推進(jìn)，建立現(xiàn)代化的檔案管理體系。嚴(yán)格按照高標(biāo)準(zhǔn)、高效率、高質(zhì)量要求，切實加強制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)、檔案管理隊伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平，確保檔案管理工作規(guī)范化。檔案管理人員樹立檔案管理無小事的觀念，形成齊抓共管、全員重視的良好局面。加強頂層設(shè)計，以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，維護(hù)完整，便于利用”為原則，用整體性、協(xié)同性思維來謀劃，充分體現(xiàn)既能滿足當(dāng)前實用、又能促進(jìn)長遠(yuǎn)發(fā)展的理念。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，從組織上確保檔案工作的正規(guī)化。

2）不斷健全檔案管理制度。健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院要在原有各項規(guī)章制度基礎(chǔ)上，進(jìn)行認(rèn)真地補充和修訂，進(jìn)一步健全完善檔案保密、開發(fā)利用、閱文等制度，印發(fā)檔案管理實施細(xì)則，制訂檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表“三合一”制度等制度。形成文件下發(fā)到科室，傳達(dá)到全體員工，使檔案工作行之有據(jù)、有章可循。建立完善崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計、應(yīng)急預(yù)案為主要內(nèi)容的檔案制度體系，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。同時，進(jìn)一步科學(xué)規(guī)劃檔案工作流程，制定檢查制度，促使醫(yī)院各部門對檔案中大量的信息進(jìn)行充分的采集、加工和整理，保證檔案的完整性和安全性，推動檔案工作高效開展。

3）努力提高管理人員素質(zhì)。培訓(xùn)是提高檔案管理水平的重要途徑。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入部門人才培養(yǎng)計劃，積極參加國家、自治區(qū)和本地市的培訓(xùn)班，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作也由傳統(tǒng)型向高度信息化、技術(shù)化轉(zhuǎn)變，通過各類培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，不斷探索檔案管理工作新思路，提高醫(yī)院檔案管理水平?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式下的信息化時代背景，醫(yī)院的檔案管理工作也應(yīng)逐步往信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期檔案管理工作。

4）不斷加大醫(yī)院投入力度。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是做好檔案管理工作的保障。醫(yī)院要改善檔案管理條件。加強資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，使檔案室達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠的“八防”標(biāo)準(zhǔn);另一方面要引進(jìn)計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查閱，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

5）重視發(fā)揮檔案的使用效益。檔案管理的最終目的就是提供利用，要使醫(yī)院檔案為行政管理和臨床工作服務(wù)。檔案室將積極開展多種編研活動，對信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益，促進(jìn)醫(yī)院的全方面現(xiàn)代化建設(shè)[3]。要建立院史陳列室，把歷史精彩呈現(xiàn)，進(jìn)行正能量傳遞，把醫(yī)院創(chuàng)先爭優(yōu)、領(lǐng)軍人物充分展示，要讓檔案鮮活起來，不斷拓展思路創(chuàng)新工作，通過信息化手段提升檔案管理水平。

“十三五”是我國全面建成小康社會的決勝時期，也是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵時期。我們要以建成檔案資源、安全、利用“三個體系”為目標(biāo)，提高檔案安全保障能力和服務(wù)能力，努力實現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]何玉蘭.醫(yī)改條件下醫(yī)療檔案的管理建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：146.

[2]謝晶.檔案管理工作如何適應(yīng)新的醫(yī)療改革[J].黑龍江史志，2015（09）：192.

[3]江志華.醫(yī)療檔案管理中檔案管理模式改革的應(yīng)用[J].科技展望，2016，26（13）：244.