工程公司檔案利用價(jià)值的表現(xiàn)形式

譚鑫

摘 要：結(jié)合中國五環(huán)工程有限公司的檔案工作實(shí)際，在把握檔案工作基本原則之上，根據(jù)新形式下的檔案利用特點(diǎn)，多方位地闡述了工程公司檔案利用價(jià)值的表現(xiàn)形式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案利用

1 公司現(xiàn)存檔案統(tǒng)計(jì)情況

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。企業(yè)檔案貫穿著企業(yè)發(fā)展的整個(gè)歷程，企業(yè)檔案通過檔案服務(wù)滲透到企業(yè)的各環(huán)節(jié)。中國五環(huán)工程有限公司在60多年進(jìn)程中，在累計(jì)完成境內(nèi)外2000余項(xiàng)大中型設(shè)計(jì)項(xiàng)目和100多項(xiàng)工程總承包項(xiàng)目中，留下了豐富的檔案資源。作為工程公司，五環(huán)公司的檔案主要分為科技檔案、文書檔案、實(shí)物檔案以及電子檔案。目前，五環(huán)公司檔案室存有以下檔案，一是歸檔圖紙和文本資料的工程項(xiàng)目，包括總承包項(xiàng)目、工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目、民用建筑項(xiàng)目、基礎(chǔ)工作項(xiàng)目以及技術(shù)開發(fā)項(xiàng)目等;二是存有歸檔文書檔案包括公司行政文書檔案、經(jīng)營部合同、國際部合同，資產(chǎn)部合同，財(cái)務(wù)部合同、公司有關(guān)房屋資產(chǎn)證書、以及若干財(cái)務(wù)部和人力資源部移交的財(cái)務(wù)賬簿及部分離退休人員技術(shù)檔案;三是存有歸檔實(shí)物檔案，主要包括各類黨政工團(tuán)榮譽(yù)證書、各種科技獎勵證書、專利及專有技術(shù)證書、各種協(xié)會會員證書、各種公司資質(zhì)證書; 四是存有歸檔紙質(zhì)舊照片檔案，包括項(xiàng)目紙質(zhì)照片，各項(xiàng)目歸檔光盤，項(xiàng)目電子文件刻錄光盤，黨委工作部歸檔光盤、錄像帶，各類工具軟件光盤等。豐富的檔案資源見證了公司業(yè)務(wù)遍及國內(nèi)31個(gè)省、直轄市和全球20多個(gè)國家和地區(qū)，也為我國煤化工、碳-化工、化肥、磷化工和新型合成材料等工程領(lǐng)域的做出了突出的貢獻(xiàn)。

2 企業(yè)檔案利用表現(xiàn)形式

2.1 企業(yè)檔案為企業(yè)設(shè)計(jì)提供智力支持

豐富的館藏企業(yè)檔案，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)的知識集中庫，凝聚著幾代人的智慧結(jié)晶，搞好企業(yè)檔案利用是企業(yè)檔案管理的最終目的。在檔案為企業(yè)提供智力支持上，從企業(yè)檔案自身出發(fā)，應(yīng)借閱者需求，為其提供智力支持。公司目前所存項(xiàng)目科技檔案涵括設(shè)計(jì)文件、采購文件、施工文件及相關(guān)資料等，科技檔案圖紙?jiān)谟糜谥笇?dǎo)科學(xué)研究和生產(chǎn)活動第一次體現(xiàn)出價(jià)值后，還會有第二次、第三次甚至更多次的價(jià)值體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，自然條件和社會需求的變化以及工藝流程的差異，都會使曾經(jīng)的典型工程設(shè)計(jì)檔案所承載的靜態(tài)科技知識用于不同的工藝檔案獲得有價(jià)值的信息和與技術(shù)參數(shù)[1]。工程設(shè)計(jì)人員在新建同類型項(xiàng)目時(shí)，可通過借閱相似工程科技檔案，查閱參考相關(guān)參數(shù)、獲取相關(guān)信息，在相關(guān)改擴(kuò)建項(xiàng)目、或同類型相關(guān)項(xiàng)目中提供信息支持和參考，從而為項(xiàng)目提供信息咨詢與決策。

從企業(yè)檔案管理員出發(fā)，根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要，積極開展文檔資料信息的加工和整編，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的直接開發(fā)和利用，深度挖掘館藏檔案的價(jià)值，積極開展檔案編研工作，主動為項(xiàng)目、設(shè)計(jì)提供智力支持。工程公司具有業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)I(yè)相關(guān)性，借鑒性，因此，檔案部門在工程設(shè)計(jì)檔案管理上，根據(jù)工程設(shè)計(jì)檔案的特殊性探索和思考采取多樣途徑和手段使工程設(shè)計(jì)檔案在有價(jià)值時(shí)期被充分利用。在現(xiàn)有可能的情況下，主動了解企業(yè)需求及素材狀況，采取征編結(jié)合的方式，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精煉。[2]從而豐富檔案資源中挖掘有價(jià)值的信息，編研出完整的資料供相關(guān)人員參考。同時(shí)，檔案工作人員可利用檔案管理系統(tǒng)，匯編企業(yè)利用率高的圖集、專題報(bào)告、設(shè)備性能匯編等編研材料，并根據(jù)利用者的反饋信息，不斷加強(qiáng)編研材料的針對性，開發(fā)更多的專題編研材料，加強(qiáng)深層次編研材料的開發(fā)，編研更多更實(shí)用的電子編研材料。

2.2 企業(yè)檔案為企業(yè)文化提供載體支撐

企業(yè)與外界進(jìn)行文化交流與溝通的渠道主要是借助企業(yè)檔案的管理與利用。企業(yè)文化是企業(yè)在其發(fā)展歷程中一點(diǎn)一滴積累起來的，職工經(jīng)過長期的熏陶，逐步熟知企業(yè)隱性文化、是企業(yè)文化的理論支撐。沒有企業(yè)檔案的跟蹤記錄，企業(yè)文化就無法以實(shí)體形式存在，文化傳承便無法更好開展，阻礙對原有的企業(yè)文化的再創(chuàng)新。同時(shí)，企業(yè)檔案可以作為員工培訓(xùn)的素材。公司的豐富的底蘊(yùn)、企業(yè)文化累積、項(xiàng)目相關(guān)資料、公司大事記、公司實(shí)力介紹等方方面面都可以作為新進(jìn)員工培訓(xùn)的素材，通過相關(guān)資料檔案的證明，可以多方位的對公司進(jìn)行介紹，使員工深入了解公司的方方面面，為員工提供最直觀的體驗(yàn)，從而增強(qiáng)員工的歸屬感和集體榮譽(yù)感。

2.3 企業(yè)檔案為企業(yè)形象提供宣傳素材

企業(yè)宣傳是增強(qiáng)他人對公司精神形象、技術(shù)實(shí)力認(rèn)知的最直接一種方式，公司展廳作為全方位展示公司形象的平臺，所展示內(nèi)容依靠企業(yè)檔案作支撐。以公司展廳為例，公司組織沿革以及公司大事記是在公司文書檔案中查找總結(jié)而來，企業(yè)資質(zhì)、公司榮譽(yù)獎勵等是從實(shí)物檔案展示而來，項(xiàng)目業(yè)績也是從館藏檔案收集整理而來等等。企業(yè)檔案以檔案的角度豐富著展廳的展示內(nèi)容，是企業(yè)文化傳播的媒介，為企業(yè)謀求更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2.4 企業(yè)檔案為企業(yè)日常工作提供有效憑證

在工程投標(biāo)競標(biāo)過程中，企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)、合同以及各獲獎證書同技術(shù)方案同樣具有重要地位，是一個(gè)企業(yè)的實(shí)力的具體體現(xiàn)。以上檔案可為企業(yè)的經(jīng)營提供有效憑證，使得企業(yè)在競標(biāo)過程中獲得更大的優(yōu)勢，從而為公司發(fā)展提供有效支撐。同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案為企業(yè)監(jiān)察提供憑證。近年來，國家不斷強(qiáng)化紀(jì)委監(jiān)察力度，公司財(cái)務(wù)檔案是直接反應(yīng)公司財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的憑證，通過財(cái)務(wù)賬簿、憑證、會計(jì)檔案等，直接見證公司財(cái)務(wù)的全流程及各方面。很好的為公司的廉政建設(shè)提供有效憑證。

實(shí)踐證明，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，對企業(yè)的各項(xiàng)工作都有支撐作用。企業(yè)檔案就如一座無聲的豐碑，記錄著企業(yè)發(fā)展和前進(jìn)的步伐。隨著社會的進(jìn)步，企業(yè)的發(fā)展需要企業(yè)檔案提供更全面更快速更高效的服務(wù)，挖掘更廣大的領(lǐng)域，深度挖掘企業(yè)檔案價(jià)值，多方面展示企業(yè)檔案價(jià)值表現(xiàn)形式，是企業(yè)利用檔案信息資源為自身發(fā)展建設(shè)服務(wù)的重要手段，逐步形成以效益來擴(kuò)大影響，以影響來提高地位，以地位促進(jìn)發(fā)展的良好發(fā)展氛圍，為提升企業(yè)競爭力，做出檔案工作人員應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙曼宇，李玉芝，李響.工程設(shè)計(jì)檔案的利用價(jià)值[G].當(dāng)代化工，2015（8）：2025-2027

[2]羅愛輝.談企業(yè)科技檔案的價(jià)值[J].蘭臺世界，2007（5）：34.