單位行政管理中的常態(tài)問題及對策研究

李祝

當前，依法依規(guī)管理是大部分單位行政管理改革工作的重點，其直接關(guān)系到單位整體的運行效率。在這種環(huán)境下，行政管理愈發(fā)的得到單位管理者的重視。然而，過去一段時間內(nèi)，仍有部分單位尚未在行政管理領(lǐng)域投入相應的人力、物力以及財力資源，存在行政管理效能低的問題，導致行政管理逐步邊緣化。為此，文章對單位行政管理工作的進行闡述，指出當前單位行政管理中存在的常態(tài)問題，系統(tǒng)性地提出建議，旨在幫助單位長久性發(fā)展，搭建完善的行政管理架構(gòu)。

一、單位行政管理概述

新時期，隨著社會公共服務要求不斷提升，辦公室行政管理事務的內(nèi)容、范圍以及種類都發(fā)生了變化，辦公室行政管理的重要性逐步提升?？傮w而言，辦公室行政管理主要包含以下內(nèi)容：一是公文處理以及檔案保管。辦公室通常需要對各類信息資源進行分類保存，為單位管理者提供決策依據(jù)，扮演好“參謀”角色。二是會議管理、后勤管理、衛(wèi)生管理、制度修編以及其他事項。通常而言，部分綜合性事務以及協(xié)調(diào)性事務主要由辦公室予以負責。從整體角度來看，辦公室行政管理是單位總體發(fā)展軌跡的縮影和記錄，是單位運行的中樞。可見，只有做好辦公室行政管理工作，才能為其他工作提供便捷，增強單位整體運行效率。

二、單位行政管理中的常態(tài)問題

（一）缺乏規(guī)范機制，難以實現(xiàn)規(guī)范化管理

辦公室行政管理涉及面廣、內(nèi)容多、流程繁瑣，如果不能一一進行梳理，將會導致行政管理分工不明確、行政管理無序化等問題發(fā)生。一是部分單位尚未明確不同崗位的工作職責，每一個行政管理人員都扮演著“綜合事務管理者”的角色，不僅難以發(fā)揮每一個人的專業(yè)優(yōu)勢，而且容易發(fā)生重復勞動的狀況。同時，在這種環(huán)境下，各個崗位之間缺乏有效配合，不利于減少資源浪費和提升工作效能。二是建章立制工作滯后，績效考核、責任落實、工作規(guī)范、工作標準不明，影響工作進度和工作質(zhì)量。

（二）信息化建設滯后，管理模式不先進

信息技術(shù)作為新時期行政管理管理的必要工具，是提升行政實效的有力抓手。當前，部分單位存在信息化建設滯后、信息化工作推進緩慢等問題，難以依托信息技術(shù)提升行政管理實效。一是行政管理部門之間與其他部門之間仍然處于信息孤島，沒有依托于相應的行政管理系統(tǒng)實現(xiàn)公文、檔案等文書信息資料的共享，存在反復提交文件、傳輸文件等問題。二是信息安全建設滯后，存在一定的安全隱患。信息化環(huán)境下，雖然信息資料傳輸?shù)妮d體、途徑愈發(fā)多元，但也要看到其背后所蘊含的風險。實踐中，部分單位忽視對區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)的應用，仍然習慣于通過殺毒軟件對管理環(huán)境進行優(yōu)化，存在一定的安全隱患。三是行政管理系統(tǒng)功能單一，難以滿足檔案管理實際需求。部分單位行政管理系統(tǒng)采購前沒有做好調(diào)研工作，使用中沒有做好需求反饋工作，無法貼合單位工作實際，影響管理效率和質(zhì)量。

（三）復合型和綜合性人才匱乏

行政管理人員作為具體執(zhí)行政策方針和決定以及管理內(nèi)部事務的人員，其各項能力直接決定了行政管理效能。當下，仍有部分單位存在人才推動力不足的問題，缺乏復合型和綜合性人才。具體表現(xiàn)如下：一是行政人員理解政策方針和決定的能力不足，分析并執(zhí)行上級政策方針的過程中存在執(zhí)行偏差，無法實現(xiàn)預期目標。二是主動服務意識和大局意識不強，無法實現(xiàn)行政管理向行政服務的轉(zhuǎn)變，難以體現(xiàn)行政管理在單位中的作用。三是實踐工作能力不高，開展工作的方式僵化、機械，在遇到難題時，過分依賴上級部門和領(lǐng)導，不能根據(jù)環(huán)境的現(xiàn)實狀況，在現(xiàn)有政策和法律的框架下作出有效應對。

三、單位行政管理的有效對策

（一）建立健全行政管理機制，彌補行政管理短板

當行政管理出現(xiàn)短板，行政管理行為失范，其核心原因就在于行政管理機制不規(guī)范、不科學。從這個意義上講，建立健全行政管理機制勢在必行。一是要明確不同崗位的工作職責，理清行政管理每一個事項，發(fā)揮每一個專業(yè)人才的優(yōu)勢和特長，減輕行政管理人員工作負擔，降低管理成本。二是要加快建章立制。沒有規(guī)矩，不成方圓，只有強化剛性約束，才能更好地確保各項工作保質(zhì)保量的完成?？偠灾磥韱挝恢挥性诤暧^上謀篇布局，才能更好地為行政管理人員提供指引，確保辦公室行政管理工作滿足相關(guān)要求。

（二）著力加強信息化建設，創(chuàng)新管理模式

信息化時代，單位要著力加強信息化建設，將技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為管理優(yōu)勢，真正實現(xiàn)行政管理減負的目標。尤其是在行政管理量、管理難度不斷增加的現(xiàn)階段，做好信息技術(shù)融合工作勢在必行。一是打破信息共享“隔離墻”，通過統(tǒng)一的OA辦公系統(tǒng)對統(tǒng)攬單位所有的行政事務，明確不同部門訪問檔案庫、信息資料庫的權(quán)限級別，做好保密工作的同時，確保信息傳輸無障礙。二是要強化信息安全管理，實行內(nèi)外網(wǎng)隔離機制，做到內(nèi)部事務內(nèi)網(wǎng)處理，外部事務外網(wǎng)處理，提升安全級別。同時，有條件的單位可以逐漸選擇區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、云加密技術(shù)等新型技術(shù)對重要文件進行管理。 三是優(yōu)化行政管理系統(tǒng)，完善各項功能。為此，要做好需求調(diào)研與需求反饋工作，及時將自身的管理需求反饋給軟件供應商，彌補管理漏洞，營造“人性化”的工作環(huán)境。

（三）堅持人才引領(lǐng)，打造復合型和綜合性人才隊伍

解決行政管理效能低下，關(guān)鍵在于人才。單位要進一步堅持人才導向，抓好人才培養(yǎng)，為行政管理工作注入活力。一是要構(gòu)建完善的培訓體系，加強行政管理人員法律、專業(yè)、政策理解、與人溝通層面的能力，增強行政管理人員規(guī)范意識、法律意識和責任意識。二是要立足于單位工作實際，科學設置培訓課程，切實提升行政管理人員處理問題、分析問題和解決問題能力，避免出現(xiàn)“事事請示”的局面，提升效率。

除此之外，行政管理人員自身要轉(zhuǎn)變觀念，將“小我”融入到“大我”中，堅持“一切服從大局，一切服務大局”的基本原則，綜合考慮各項因素開展工作。行政管理人員要轉(zhuǎn)變服務意識，在職責范圍內(nèi)主動履行好自身職責，為領(lǐng)導和其他部門提供高質(zhì)量服務。

四、結(jié)語

從辯證的視角來看，單位在內(nèi)部管理的過程中不可避免地會遇到各式各樣的管理難題。如何對行政管理難題進行解決，提升行政管理實效，是當前單位管理者所關(guān)心的問題。鑒于此，有必要從理論層面來探尋行政管理的新模式，分析問題，理清思路，更好地管理單位。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，行政管理不僅僅是一項管理性工作，其同樣存在服務性的特點。做好這一項工作，才能進一步激發(fā)單位內(nèi)部活力，真正做到行穩(wěn)致遠。具體而言，一是要建立健全行政管理機制，彌補行政管理短板;二是要著力加強信息化建設，創(chuàng)新管理模式;三是要堅持人才引領(lǐng)，打造復合型和綜合性人才隊伍。（作者單位：云南省普洱市美術(shù)館）