對事業(yè)單位人事檔案管理工作的認(rèn)識與思考

韓智瓊

摘 要：在事業(yè)單位改革發(fā)展的過程中，人事檔案是非常重要的人才信息管理載體，在任用人才方面可以起到非常重要的作用。人事檔案是歷史的真實(shí)記錄，是個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等方面綜合、直觀的反映，也是國家、單位對人力資源進(jìn)行管理和開發(fā)最重要的依據(jù)。因此，做好新形勢下的人事檔案管理工作有著積極的意義。本文對人事檔案管理工作展開探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案;困境;對策

人事檔案是記錄職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活經(jīng)歷等的真實(shí)資料，很多單位在人員錄用、調(diào)動時(shí)，需要查閱人事檔案予以參考，在事業(yè)單位在管理過程中，人事檔案也是選擇人才的重要參考依據(jù)，利用率較高。所以，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，對個(gè)人、單位、社會等都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 現(xiàn)代人事檔案管理工作的價(jià)值

在事業(yè)單位管理的過程中，人事檔案管理工作主要包含以下兩點(diǎn)內(nèi)容：首先，人事檔案是對員工信息進(jìn)行記錄的載體，在招聘的時(shí)候，人事管理部門要對人事檔案進(jìn)行查閱，充分了解員工的實(shí)際能力和工作經(jīng)歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工實(shí)際情況。在管理的過程中，對人事檔案進(jìn)行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，把優(yōu)秀人才的能力充分的挖掘出來，對單位的管理質(zhì)量提升具有很大的幫助，其次，在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，人事檔案也是保證員工利益的基礎(chǔ)，員工的離職、轉(zhuǎn)崗、退休等都需要根據(jù)人事檔案的記錄來進(jìn)行操作，在員工工作的時(shí)候?qū)儆谠紤{證，在實(shí)際操作的過程中具有一定的法律效力。

2 新形勢下人事檔案管理工作的困境

2.1 思想觀念陳舊

當(dāng)前人事檔案管理思想上存在兩種極端：神秘論與無用論，這兩種極端的思想嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代人事檔案管理工作的順利開展。人事檔案神秘論認(rèn)為人事檔案是記錄個(gè)人政治思想和隱私內(nèi)容的材料，只能供用人單位了解個(gè)人使用，在這種思想指導(dǎo)下，人事檔案只注重個(gè)人的思想政治、社會關(guān)系等方面材料的收集，忽視了反映個(gè)人綜合能力素質(zhì)等方面材料的收集，同時(shí)也存在材料收集不完整、形成材料不規(guī)范、內(nèi)容不真實(shí)等現(xiàn)象，因此，人事檔案無法全面、完整地反映個(gè)人的綜合素質(zhì)，也無法為國家、組織任用人才提供科學(xué)、可靠的參考。在管理上，采取封閉管理的方式，重干部輕檔案，存在個(gè)人在填報(bào)人事檔案相關(guān)材料時(shí)存在比較隨意、隨便丟棄等現(xiàn)象，人事檔案管理部門對于人事檔案材料的殘缺、丟失等現(xiàn)象也不是非常關(guān)注，只是將人事檔案簡單地收入檔案中，沒有進(jìn)行有效的管理，使得人事檔案在社會主義經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)中的作用無法有效發(fā)揮。在這兩種極端思想的影響下，現(xiàn)代的人事檔案工作缺乏良好的社會基礎(chǔ)，思想上缺乏足夠的重視，給人事檔案管理工作的開展帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，

2.2 檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)水平有待提高

人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜、規(guī)范的工作，對檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)水平的要求較高。但是，部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力水平較低，再加上檔案管理模式落后、設(shè)備陳舊，防蛀、防潮以及防火水平都無法滿足檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，只是簡單地將檔案文件鎖緊柜子，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源利用率的最大化。如何提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)水平，成為亟待解決的問題。

3 新形勢下人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 加強(qiáng)宣傳教育，樹立正確的人事檔案觀

加強(qiáng)宣傳教育，在全社會樹立正確的人事檔案觀。摒棄人事檔案神秘論與人事檔案無用論的極端思想，人事檔案部門更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)管理，不斷拓展人事檔案的形式和內(nèi)容，增強(qiáng)人事檔案的使用價(jià)值，發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)建設(shè)中的作用，使得單位、組織充分認(rèn)識人事檔案工作的價(jià)值;對于個(gè)人，要加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳教育，使每個(gè)人充分認(rèn)識到“人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個(gè)人證明等手續(xù)都‘繞不開檔案這一關(guān)”。人事檔案在簽定勞動合同、轉(zhuǎn)正定級、計(jì)算工齡、工作調(diào)動、職稱申報(bào)、評先選優(yōu)等方面都有重要作用，使每個(gè)人都認(rèn)識人事檔案與自己的利益密切相關(guān)，積極配合人事檔案管理部門做好人事檔案資料收集上交工作。

3.2 加強(qiáng)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，對人事檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能水平的要求不斷提高，需要檔案管理工作人員不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識面，掌握檔案管理工作的信息化操作、規(guī)范化管理技巧。干部人事檔案工作單調(diào)、枯燥、乏味，是一項(xiàng)默默無聞的幕后工作，檔案管理人員必須具備良好的政治素質(zhì)和奉獻(xiàn)精神，要有細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一份光榮的事業(yè)。

3.3 推行責(zé)任管理制度

想要對人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，事業(yè)單位一定要合理的進(jìn)行檔案室和檔案管理人員的設(shè)置，明確檔案管理人員職責(zé)，落實(shí)責(zé)任追究制，把人事檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，比如說在分類管理檔案的過程中，如果產(chǎn)生了分類混亂的問題，造成檔案無法被順利地查閱，就需要進(jìn)行問責(zé)，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。另外，并且保證檔案室的環(huán)境大小能夠達(dá)到使用的具體要求，設(shè)置相應(yīng)的防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫設(shè)備，確保人事檔案管理的完整、準(zhǔn)確和安全性。

3.4 做好人事檔案設(shè)備的管理工作

健全的檔案設(shè)備是高質(zhì)量開展和高效率完成人事檔案管理工作的關(guān)鍵。所以，要想把單位內(nèi)人事檔案管理工作更好的完成，必要的檔案管理設(shè)備必不可少。單位內(nèi)有專門存放人事檔案管理的庫房，配備必要的防潮、防火裝置，保證人事檔案資料更加的安全。不僅如此，我們還應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況，在信息化技術(shù)的幫助下，引入先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以便于高效的完成各項(xiàng)工作。

3.5 推進(jìn)管理工作的信息化進(jìn)程

事業(yè)單位要積極將信息技術(shù)引進(jìn)干部人事檔案管理工作，建設(shè)事業(yè)單位人事檔案信息化管理模式。要配備相應(yīng)專門的信息化管理設(shè)備和相關(guān)的檔案數(shù)字化系統(tǒng)軟件，對檔案信息進(jìn)行有效分類、分析和處理。要提高檔案工作人員的信息化技能水平，定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理信息化方面的新知識，定期培訓(xùn)他們對計(jì)算機(jī)、軟件操作系統(tǒng)的應(yīng)用，防止通過手工操作的方式進(jìn)行檔案管理，讓人事檔案管理的工作水平和效率不斷提高，以達(dá)到有效利用，為人事檔案管理的速度化、信息化做好服務(wù)。

3.6 加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

針對事業(yè)單位人事檔案管理服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確管理者的崗位，確保各檔案管理工作環(huán)節(jié)有專業(yè)負(fù)責(zé)管理，使每個(gè)環(huán)節(jié)的員工都能為立足崗位快速高效解決實(shí)際工作問題，實(shí)現(xiàn)崗位人員的專業(yè)化發(fā)展，提高檔案管理工作效率。其次，規(guī)定崗位所在職責(zé)，進(jìn)行檔案管理工作中，各崗位的員工要明確自身的崗位職責(zé)，立足本職崗位，使人事檔案信息能得到及時(shí)的錄入，及時(shí)改正檔案管理工作中存在的問題。 通過明確崗位的職責(zé)有效的避免遇到管理問題工作人員相互推諉責(zé)任。 檔案管理人員要對單位其他部門的同事進(jìn)行檔案管理工作的指導(dǎo)，提高對人事檔案的利用率，為人事檔案管理帶來便利。

4 結(jié)語

在新世紀(jì)加強(qiáng)人事檔案管理具有非常重要的意義，要牢牢把握方針政策，進(jìn)一步對檔案查驗(yàn)和收集制度進(jìn)行完善，并且與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，加強(qiáng)檔案的管理以及資源的共享。

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