新形勢(shì)下多種舉措促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理

陳永玉

隨著我國(guó)“十三五”規(guī)劃的實(shí)施，醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展進(jìn)入新階段，人事檔案是醫(yī)院新時(shí)期人事管理工作的重要基礎(chǔ)，如何完成大量細(xì)致繁雜的人事檔案管理工作，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平，使人事檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、常規(guī)化，有效發(fā)揮它的作用是擺在廣大人事檔案管理人員面前的重大課題。本人就如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理作探討。

1 充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的定義

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件材料。主要由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映[1]。

2 當(dāng)前人事檔案管理的指導(dǎo)精神

《干部人事檔案工作條例》是當(dāng)前開(kāi)展人事檔案管理的重要依據(jù)。我們要全面貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神，深入落實(shí)全國(guó)組織工作會(huì)議精神，堅(jiān)持和加強(qiáng)黨的全面領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持黨要管黨、全面從嚴(yán)治黨，堅(jiān)持從嚴(yán)管理干部，總結(jié)吸收黨的十八大以來(lái)從嚴(yán)管理干部人事檔案工作的新經(jīng)驗(yàn)新成果，對(duì)干部人事檔案工作的體制機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等加以規(guī)范完善[2]，是今后一個(gè)時(shí)期全國(guó)各級(jí)各類干部人事檔案工作的基本遵循。

3 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院內(nèi)部人員種類及用工形式復(fù)雜，其中醫(yī)院內(nèi)部人員不僅分為醫(yī)生、護(hù)士，醫(yī)生、護(hù)士還會(huì)因?yàn)榭苿e的不同而具有多樣性。而醫(yī)院內(nèi)部人員聘用制度不僅包括正式編制，還包括一些合同制及勞務(wù)派遣性質(zhì)的醫(yī)護(hù)人員，醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理存在明顯的復(fù)雜性[3]。而傳統(tǒng)的人事檔案管理只是為內(nèi)部人事檔案當(dāng)做人事調(diào)動(dòng)、工資劃分的依據(jù)，未對(duì)人事檔案資源進(jìn)行有效劃分管理，具有一定的局限性，未能將人事檔案進(jìn)行有效管理利用，整體管理效率低下。

4 做好醫(yī)院人事檔案工作措施

醫(yī)院人事部門(mén)要牢固樹(shù)立政治意識(shí)、大局意識(shí)、核心意識(shí)、看齊意識(shí)，提高政治站位，要著力完善管理方式、健全工作制度、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量，持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，服務(wù)全院干部人才，落實(shí)好從嚴(yán)管理干部的各項(xiàng)要求，做好人事檔案管理工作[4]。為加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化、制度化、常態(tài)化、信息化建設(shè)。

1）強(qiáng)化檔案制度建設(shè)。人事檔案工作，不僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的專門(mén)工作，而且政策性、機(jī)要性、服務(wù)性的要求也很高。為了管好、用好檔案，必須根據(jù)實(shí)際制定和完善人事檔案《鑒別制度》、《檢查核對(duì)制度》、《查（借）閱制度》、《歸檔制度》等。規(guī)范人事檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序及干部檔案管理工作，查借閱檔案、轉(zhuǎn)遞檔案、接收檔案材料都嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行并登記造冊(cè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、流程化，使人事檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，做到室內(nèi)有制度、管理有簿冊(cè)、查閱有記載、管理有專人。

2）加強(qiáng)隊(duì)伍組織保障。人事檔案工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，集服務(wù)性與保密性于一體。選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門(mén)應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，為規(guī)范干部人事檔案管理提供組織保障。

3）打造科學(xué)管理平臺(tái)。醫(yī)院要嚴(yán)格按照人事檔案室“十防”標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三室”獨(dú)立，達(dá)到現(xiàn)代化、科學(xué)化、智能化的標(biāo)準(zhǔn)檔案室。充分發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效整合檔案管理系統(tǒng)、庫(kù)房管理系統(tǒng)、智能回轉(zhuǎn)柜、門(mén)禁防盜系統(tǒng)、防火防水系統(tǒng)、監(jiān)控監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)施設(shè)備，形成科學(xué)有效的檔案管理平臺(tái)。

4）推進(jìn)檔案管理信息化。人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。必須完善干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，建立干部人事檔案管理信息庫(kù)，利用專業(yè)管理軟件進(jìn)行檔案編制目錄、檢索、查詢統(tǒng)計(jì)及動(dòng)態(tài)管理等工作，提高干部檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，也方便更新動(dòng)態(tài)的管理。

5）嚴(yán)格檔案操作流程。嚴(yán)把“收、審、管、用”四個(gè)關(guān)口，規(guī)范收集、鑒別、分類、掃描、歸檔、整理、裝訂、審檢、復(fù)核等九項(xiàng)工作流程，從嚴(yán)做好干部檔案材料接收、查借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、信息認(rèn)定、任前審核等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，全程把關(guān)、不留死角，規(guī)范管理程序、堵塞工作漏洞。按照檔案管理的有關(guān)要求，在接收新形成的學(xué)歷、學(xué)位材料時(shí)，堅(jiān)持先驗(yàn)證學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)再進(jìn)檔，防止假文憑、假學(xué)歷材料混入干部人事檔案，全面提高檔案管理的規(guī)范化水平。在干部人事檔案整理中注重抓好鑒別、分類、整理、裝訂四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，嚴(yán)格實(shí)行隨辦、隨收、隨審、隨歸工作法，特別是加強(qiáng)對(duì)“三齡一歷”、工資審批表、履歷表、家庭社會(huì)關(guān)系登記表、登記表及獎(jiǎng)懲、學(xué)歷變更證明等材料審核復(fù)核力度，確保檔案整理審核工作做到“全、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”效果。

6）把好材料“收集關(guān)”。一要“全”，堅(jiān)持經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合、重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的方法，確保任免、考核、培訓(xùn)等材料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)歸即歸。二要“細(xì)”，本著向組織負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)每一份歸檔材料進(jìn)行鑒別、甄選，堅(jiān)持做到材料不齊全的不收、手續(xù)不全的不收、資料存疑的不收、歸類不準(zhǔn)的必須調(diào)整，提高入檔原始資料的準(zhǔn)確性。三要“嚴(yán)”，對(duì)檔案信息填寫(xiě)不準(zhǔn)確、歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范的要嚴(yán)格把關(guān)。堅(jiān)持“入檔必審、凡審從嚴(yán)，有錯(cuò)必糾”的原則，對(duì)不在收集范圍內(nèi)的、材料不完整的、信息記載不一致的、材料手續(xù)不齊全、檔案材料有涂改的堅(jiān)決不予歸檔，確保檔案材料完整性和真實(shí)度;對(duì)需要重新確定“三齡一歷”的干部檔案，重新調(diào)查后進(jìn)行組織確認(rèn)。

7）把好信息“利用關(guān)”。強(qiáng)化服務(wù)效能，開(kāi)發(fā)利用干部人事檔案信息資源，充分發(fā)揮干部檔案的作用，是培養(yǎng)人才、選拔人才、使用人才的重要途徑。嚴(yán)格按照有關(guān)政策規(guī)定，開(kāi)展檔案查閱工作。在干部調(diào)動(dòng)、任免、福利待遇、辦理退（離）休和處理歷史遺留問(wèn)題時(shí)，用足、用好檔案資料，為干部管理工作提供堅(jiān)實(shí)保障[5]。通過(guò)核查干部人事檔案信息，及時(shí)更新維護(hù)職務(wù)任免、崗位調(diào)整、履歷變化等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

8）把好管理“安全關(guān)”：為做好檔案安全工作，守住檔案工作的底線，安排具有較高政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的黨員干部專職負(fù)責(zé)管理干部人事檔案，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得進(jìn)入檔案庫(kù)。明確工作流程和規(guī)范，明確要求和舉措，堅(jiān)決做到“四不查”“四不借”“三不轉(zhuǎn)”：即無(wú)干部查借閱審批表不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借;個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒(méi)有調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)。堅(jiān)持“四個(gè)記錄”，即查閱有記錄、進(jìn)檔有記錄、復(fù)印資料有記錄、調(diào)閱或轉(zhuǎn)走有記錄，全程保障檔案管理的安全和規(guī)范。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來(lái)了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場(chǎng)發(fā)展的基本趨勢(shì)，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，從而走出目前人事檔案所存在的制度困境。

參考文獻(xiàn)

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