探討基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

左力

摘 要：隨著信息技術(shù)的逐漸成熟，其對我國各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，促進著我國現(xiàn)代化的進一步發(fā)展。針對基層單位的檔案管理問題，需其合理改進人工管理方式，合理利用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化不但能節(jié)約人工消耗，還能節(jié)省人員查閱時間，有利于提升其工作效率。基層單位的檔案管理工作只有不斷的完善更新，與時俱進，才能提升其現(xiàn)代化水平。鑒于此，本文對基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;現(xiàn)代化

基層單位需積極改進檔案管理工作中的問題，合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，促進其工作的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案是對以前工作經(jīng)驗的記實，可對基層單位起到參考作用，利于其后續(xù)的發(fā)展。針對檔案管理工作的現(xiàn)狀，本文提出了相對應(yīng)的處理方案，基層單位需重視起該方案，確保其管理現(xiàn)代化工作的有效開展。

1 基層單位文件檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案管理工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不強。有些工程勘察設(shè)計單位缺乏較強的檔案管理工作意識，也不重視國家有關(guān)法律法規(guī)在工程勘察設(shè)計單位工作實踐中的真正落實，不利于提升檔案管理工作效率和工作水平。有些工程勘察設(shè)計單位自身缺乏較強的檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，出現(xiàn)管理混亂的情況。基礎(chǔ)工作質(zhì)量關(guān)乎到檔案管理工作效率。就現(xiàn)階段的情況來講，我國很多工程勘察設(shè)計單位自身都尚未建立和健全檔案管理工作制度，也沒有一套科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)[1]。很多工程勘察設(shè)計單位盡管建立檔案管理機制，但是由于多方面的原因而不能將其在工作中落實到位。檔案管理工作缺乏專門的人進行負(fù)責(zé)，這樣容易導(dǎo)致檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和合理化，進而導(dǎo)致檔案信息的價值不能充分發(fā)揮出來。

2）檔案管理人員與其他部門溝通少。檔案管理工作需及時搜集、整理、分析相關(guān)資料，因基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視，促使其管理人員與其他部門溝通少，資料不能在有效時間內(nèi)進行更新和完善，致使一些資料的缺失及不完整。

3）檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)不足。多數(shù)的工程勘察設(shè)計單位在檔案管理工作人才的招聘以及選拔的工作中，由于其要求不夠嚴(yán)格、招收檔案專業(yè)人員少、兼職情況多等原因，對檔案崗位人員自身的專業(yè)能力和素質(zhì)缺乏明確的規(guī)定，導(dǎo)致上崗人員的工作能力和素養(yǎng)不足，而阻礙了檔案管理工作的有效開展。加之缺乏定期的培訓(xùn)工作，這些工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)得不到提升，此外，由于該崗位薪資和待遇相對較低、職務(wù)職級晉升困難，也難以吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才。

2 檔案管理現(xiàn)代化的有效方法

1）加強檔案管理制度。緊追時代發(fā)展腳步，基層單位需結(jié)合自身實際情況合理完善檔案管理制度，從而規(guī)范管理人員的工作行為，提高檔案的整理清晰度。隨著信息時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用為檔案管理信息化奠定了基礎(chǔ)。檔案管理信息化可提高檔案的利用率，增強檔案的安全性，以此基層單位需建立更加完善的管理制度，促進檔案管理工作現(xiàn)代化的有力開展。如：（1）完善檔案管理工作章程，使管理人員重新整理檔案案卷，促使其規(guī)范化。（2）結(jié)合檔案文綜內(nèi)容，規(guī)范檔案目錄、分類序號等內(nèi)容。（3）紙質(zhì)版檔案向信息數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高檔案查詢效率。（4）完善信息技術(shù)系統(tǒng)，保證檔案信息化安全。（5）單位需定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，加強其人員的專業(yè)水平。

2）加強與其他部門的聯(lián)系。（1）檔案管理部門整理資料前，需搜集相關(guān)的文獻資料，因此需要加強檔案部門與其他部門的溝通聯(lián)系，促進檔案現(xiàn)代化管理工作的有序進展。（2）為提高檔案管理現(xiàn)代化進程，該管理部門需加強與電子信息部的聯(lián)系，使其為檔案部門提供完整的信息技術(shù)服務(wù)，促進其信息現(xiàn)代化工作的有效開展。

3）創(chuàng)新檔案管理方法，提高現(xiàn)代化水平。在新時期檔案管理工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)是檔案管理方法的創(chuàng)新，信息化檔案管理已經(jīng)逐漸成為檔案管理的主要發(fā)展，還是實現(xiàn)信息化檔案管理的前提條件。伴隨著電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展，出現(xiàn)越來越多的檔案管理軟件，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，計算機知識的廣泛普及，這些在一定程度上都為實現(xiàn)信息化的工程勘察設(shè)計單位檔案管理數(shù)據(jù)資源打下良好的基礎(chǔ)。在該過程中，作為工程勘察設(shè)計單位的檔案管理者，必須要在軟件上構(gòu)建與本單位相符的系統(tǒng)，分層次完成檔案梳理工作。掃描上傳歷史檔案原件，對將來的檔案信息采用兩種保存方法，除了需要對紙質(zhì)檔案進行留存，還要運用軟件系統(tǒng)做好電子版存檔，將其在預(yù)定的系統(tǒng)內(nèi)保存，也可以將其上傳在云端上。同時，必須要引起注意的是，工程勘察設(shè)計單位必須要結(jié)合自身的檔案性質(zhì)，選擇適合的軟件系統(tǒng)，在整理以及上傳保密材料時，必須要設(shè)置有關(guān)的保密環(huán)節(jié)，不能泄露信息。在檔案管理中運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，這是工程勘察設(shè)計單位檔案管理創(chuàng)新的主流發(fā)展趨勢，而且是新時期工程勘察設(shè)計單位檔案管理創(chuàng)新工作的重點。

4）建立和健全檔案管理工作體制。建立和健全檔案管理工作體制，是完成檔案管理工作的關(guān)鍵，也是重要的環(huán)節(jié)。對于工程勘察設(shè)計單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，需要科學(xué)制定工作標(biāo)準(zhǔn)，明確提出檔案管理工作的各項要求，這樣可以顯著提高檔案管理工作效率。首先，工程勘察設(shè)計單位需要充分認(rèn)識到自身的發(fā)展特征，結(jié)合自身的實際發(fā)展情況，制定符合工程勘察設(shè)計單位發(fā)展目標(biāo)的檔案管理體制，進而清楚明確檔案管理工作內(nèi)容和工作方向。就檔案管理工作體制來講，需要合理設(shè)置專業(yè)管理機構(gòu)和每個工作崗位的職責(zé)。其次，必須要充分體現(xiàn)出檔案管理體制的公平性，只有利用制度進行約束才可以具有平等性，才可以使制度對工作人員的一切管理行為進行規(guī)范。制度中不僅明確前線人員的工作職責(zé)，而且明確工程勘察設(shè)計單位管理者的檔案管理工作內(nèi)容，將責(zé)任真正落實到個人，明顯提高管理水平。

5）加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在新時期下，要重點的去培養(yǎng)和提升檔案工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，積極開展員工的培訓(xùn)工作，完善人才的招聘機制，積極引導(dǎo)員工參與培訓(xùn)工作，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其掌握新時期下新方法的應(yīng)用能力和實踐能力，積極學(xué)習(xí)和掌握先進信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等內(nèi)容，有效利用新方法和新設(shè)備進行檔案管理;同時，也要對這些工作人員進行業(yè)績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

6）落實責(zé)任制，增強責(zé)任心。傳統(tǒng)的工程勘察設(shè)計單位檔案管理，一直存在得不到重視的問題，相關(guān)的檔案管理人員也因此缺乏相應(yīng)的責(zé)任心，實際的工作態(tài)度較為消極。這一問題無疑是影響檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵，需要迅速改變。新時期的工程勘察設(shè)計單位，需要從領(lǐng)導(dǎo)開始，進一步增強對檔案管理的重視程度，并且逐步落實相關(guān)責(zé)任制，使得檔案管理責(zé)任能夠具體落實到每一個檔案管理人員的身上。這樣，能夠改變檔案管理人員以往的消極態(tài)度。為確保檔案資料具備的安全性和保密性，還需要強化檔案管理人員的崗位責(zé)任，引導(dǎo)他們主動積極地進行檔案管理，確保各種檔案的安全利用，不出現(xiàn)丟失或者損壞的狀況。

3 結(jié)束語

在新時期，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式和工作模式已經(jīng)不能滿足工程勘察設(shè)計單位的需求，也不利于促進工程勘察設(shè)計單位穩(wěn)定發(fā)展。因此，為了可以實現(xiàn)工程勘察設(shè)計單位的可持續(xù)發(fā)展，必須要重視每個管理環(huán)節(jié)，尤其是檔案管理，這樣才可以提高工程勘察設(shè)計單位的整體管理水平。

參考文獻

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