新形勢下如何提升事業(yè)單位人事檔案管理水平

鄔秀萍

摘 要：當(dāng)前正處于事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的關(guān)鍵時期，其人事制度將發(fā)生極大的變化，對人事檔案管理將提出更嚴(yán)格的要求。為了與機(jī)構(gòu)改革發(fā)展需求相適應(yīng)，必需結(jié)合實(shí)際進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理。為此，筆者分析了提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的重要性，分析了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，并提出了與之相應(yīng)的策略，以期促使事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理;策略

人事檔案管理是人事管理的核心，其管理有著至關(guān)重要的作用。因此，事業(yè)單位人事檔案管理部門要充分認(rèn)識人事檔案管理的價值，要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作，要從整體上提高管理工作水平，從而為事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

事業(yè)單位人事檔案管理涉及內(nèi)容人員政審、考核等方面的內(nèi)容，人事檔案管理對事業(yè)單位選拔優(yōu)秀人員具有一定的借鑒作用。第一，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中檔案管理人員需要梳理內(nèi)部人才，從而促進(jìn)事業(yè)單位工作的有序開展。人事檔案管理工作作為協(xié)作性質(zhì)的工作崗位，檔案管理人員在核實(shí)人員信息數(shù)據(jù)資料時，必須要如實(shí)匯報，同時還要及時跟進(jìn)不同崗位出現(xiàn)的人員變動，保障內(nèi)部人員使用信息有底可查[1]。第二，對于事業(yè)單位而言，收集干部職工的工作情況，為事業(yè)單位提供可靠的人員信息，是選拔優(yōu)秀人才的有效佐證。檔案管理人員在人事檔案管理中需要詳細(xì)且精準(zhǔn)的記錄干部職工家庭基本信息、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷以及獎懲情況等。上述這些內(nèi)容有助于事業(yè)單位優(yōu)化配置內(nèi)部人才，為做好事業(yè)單位各項(xiàng)工作奠定良好的基礎(chǔ)。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1）人事檔案管理意識薄弱。當(dāng)前部分接觸人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)、管理員尚能認(rèn)識到人事檔案的重要性，也有部分非接觸者片面的認(rèn)為人事檔案管理工作就是簡單的保管或是抄寫材料而已，并不需要什么專業(yè)知識，所以人事檔案管理工作得不到重視。從而導(dǎo)致人事檔案管理工作部分硬件和軟件無法符合時代發(fā)展的要求，自然也就出現(xiàn)了人才匹配不到位等情況，導(dǎo)致人事檔案管理工作效率不盡人意[2]。

2）檔案管理體制有待完善。事業(yè)單位人事檔案管理體制的健全直接影響著檔案管理工作常態(tài)化發(fā)展。受多種因素的影響，現(xiàn)階段的人事檔案管理體制無法及時補(bǔ)充和修訂相關(guān)細(xì)則，導(dǎo)致各個部門無法進(jìn)行有效地合作，在一定程度上影響了事業(yè)單位人事資源信息的管理和收集，也阻礙了人事檔案管理工作的有序開展。

3）管理信息化水平有待提高。已進(jìn)入信息時代的現(xiàn)階段，信息建設(shè)極大的方便了各個行業(yè)的工作，推進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)的增長。受多種主客觀因素的影響，當(dāng)前還有部分人事檔案管理部門未轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的思路，信息化水平較低，在某種程度上阻礙了人事檔案管理信息化建設(shè)。另外，還有部分部門依舊采用人工模式來管理檔案，導(dǎo)致人事檔案管理效率差。

4）管理人員素養(yǎng)有待提升。最近幾年，事業(yè)單位人事資料日益增多，需要越來越多的檔案管理人員。各部門也通過崗位競聘吸引了更多的人加入到本行列，由于部分人員沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)的培訓(xùn)，因此無法勝任人事檔案管理工作[3]。另外，還有部分領(lǐng)導(dǎo)仍沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，沒有安排專業(yè)的人才來開展人事檔案管理工作。還有部分單位人員身兼數(shù)職，無法全身心的投入到人事檔案管理工作中。

3 新時期提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的策略

1）轉(zhuǎn)變觀念與時俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理認(rèn)識。在新時期下事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理部門必須要進(jìn)一步認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，堅(jiān)持與時俱進(jìn)，樹立先進(jìn)的檔案管理理念，利用內(nèi)部網(wǎng)站，微信公眾號等加強(qiáng)人事檔案管理的宣傳力度，其次，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員要具備一種緊迫感，身體力行，切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。再有，事業(yè)單位還要聯(lián)系現(xiàn)代社會信息化發(fā)展趨勢，同時還要采取有效措施，重點(diǎn)加強(qiáng)對人事檔案管理資金、人事調(diào)配以及硬件軟件基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，并積極引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，從而確保檔案管理工作的有序開展。

2）健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式展。為從整體上提升人事檔案管理時效性，需立足實(shí)際，優(yōu)化現(xiàn)有人事檔案管理模式，完善相關(guān)檔案管理制度。第一，健立健全人事檔案管理制度，通過制度嚴(yán)格規(guī)定人事檔案資料的采集，收入，整理、歸納，運(yùn)用等，規(guī)范人事檔案工作，確保事業(yè)單位可以正常有序的開展檔案管理工作。第二，事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際，制定嚴(yán)格的考核制度，嚴(yán)格考核檔案管理人員的工作，促使檔案管理人員專業(yè)能力的提升。第三，構(gòu)建人事檔案工作網(wǎng)絡(luò)，成立人事檔案工作委員會，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理力度，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。第四。構(gòu)建檔案管理小組，負(fù)責(zé)檔案管理人員工作監(jiān)督、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)以及檢查等工作，另外，還需構(gòu)建工作追究責(zé)任制，最大化的保證人事檔案管理的安全性，進(jìn)一步規(guī)避檔案審查不嚴(yán)、私自修改與丟失，制定合理的處罰標(biāo)準(zhǔn)。

3）重點(diǎn)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。眾所周知，在人事檔案中具有豐富的人才信息資源。因此，檔案管理人員要充分利用各種資源信息，最大限度的發(fā)揮人事檔案的作用。另外，在人事檔案管理工作中積極引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，結(jié)合實(shí)際，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)，以便更好的讓傳統(tǒng)檔案與電子檔案相輔相成，促使人事檔案管理效率的提升，還可以保護(hù)紙質(zhì)人事檔案。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，人事檔案管理部門就要進(jìn)一步提高工作效率，最大限度的確保人事檔案傳送的準(zhǔn)確性和及時性，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案節(jié)奏的一致性。其次，人事檔案管理還要充分利用計(jì)算機(jī)優(yōu)勢，通過現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，及時將人事檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)中，通過利用相關(guān)技術(shù)，有效地將文字、圖片、視頻等資料變成數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行數(shù)字化的儲存，在相關(guān)人員需要的時候只需利用計(jì)算機(jī)就可以查閱相關(guān)內(nèi)容，防止使用人員因?yàn)槎啻畏喸斐蓹n案資料損壞。再有，檔案管理人員還可以利用計(jì)算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新管理人事檔案管理，打破時間和空間的限制，共享不同區(qū)域的檔案信息，在節(jié)約成本的同時，促使人事檔案管理工作效率的提升，但是信息共享只局限于非保密檔案信息。

4）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理水平。對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，檔案管理工作人員素養(yǎng)的高低直接關(guān)系到其管理水平。受多種因素的影響，在當(dāng)前部分人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升，阻礙了人事檔案管理工作有序開展。針對此，需定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，促使其綜合素養(yǎng)的提升，以便順利有序的開展人事檔案管理工作。另外，單位還要為人事檔案管理人員提供諸多培訓(xùn)機(jī)會，及時表彰或是嘉獎表現(xiàn)突出的檔案管理人員。在這過程中檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要以身作則，用自身行為為人事檔案管理人員做好帶頭作用，助推人事檔案管理工作發(fā)展和進(jìn)步。

4 結(jié)語

總之，在新時期下各部門要認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)真分析事人事檔案管理中存在的問題，針對問題，采取措施，堅(jiān)持與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念，構(gòu)建完善的人事檔案管理制度，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案管理人員培訓(xùn)力度，促使檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，促使事業(yè)單位人事檔案管理效率的提升，更好地為事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣榮蓉.對加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)（19）：188.-11

[2]王振云.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[C].學(xué)術(shù)視域下的2015全國兩會熱點(diǎn)解讀——決策論壇.2015.

[3]曾華.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].企業(yè)導(dǎo)報，No.303（23）：36+38.