檔案分類的特點與檔案種類的劃分

羅鵬

摘 要：本研究針對檔案分類進行闡述，并就其特點進行分析。針對檔案種類的劃分不明確化等現(xiàn)象，從普通檔案與專門檔案兩個類型進行分析與闡述說明，分析角度較為客觀，分類方法與種類劃分也較為切合我國檔案實際情況。對研究我國檔案的單位與院校提供一定的參考價值。

關鍵詞：檔案分類;特征;檔案種類;劃分

檔案分類的定義：依照具體的標準及要求，以檔案文件的來源途徑，具體時間范圍，具體內(nèi)容，具體形式進行整理并歸納的整體活動過程。社會在不斷發(fā)展，檔案的分類則更加細致化，檔案工作內(nèi)容也逐步進一步擴大，而檔案分類的理念也在不斷發(fā)展。文書檔案，科學技術檔案，專門檔案三種類型可以作為檔案分類的一種形式。檔案實際整理過程中全宗，全宗內(nèi)檔案，立卷三種類型可以作為檔案分類的一種形式。檔案分類過程信息的綜合性與檢索類別信息均可納入檔案分類。綜上所述，檔案分類的目標主要包含兩類，檔案實體管理的分類與檔案目錄中內(nèi)容與信息的統(tǒng)一化分類，其中檔案實體管理指代整個檔案存儲系統(tǒng)的分類，檔案目錄中內(nèi)容與信息的統(tǒng)一化分類則指代檔案信息分類檢索的分類。

檔案學專業(yè)發(fā)展的探討需要不同的角度，不同的觀點進行更新?lián)Q代與思維碰撞，才可以有新的模式出來，從而將不符合檔案學發(fā)展與實際情況去除糟粕，不斷完善充實檔案學理論與實際工作內(nèi)容。具體的學術研究過程中，如若丟失檔案學理論基礎與概念界定不清，將阻礙檔案工作者的工作進度與該行業(yè)研究發(fā)展。

1 檔案分類的特點

檔案分類的特點包含逐層化與多面化。逐層化不僅指代分類方式具有普遍層次感特征，從宏觀方面來講，我國檔案具有不同的類別，針對不同類別又分為不同的級別，而級別下則包含了各種分類方式，從而形成檔案分類的逐層化。需要明確一點，我國檔案分類與圖書類文獻有一定的差異性。國家檔案目標對象分類方式可從三個方面理解。第一個方面，國家檔案全宗級別分類，即指從國家層面對檔案分類的性質(zhì)，方式，定義把握，這對各地方檔案館的構建，網(wǎng)絡架構，檔案管理工作等都有直接影響。較為明顯的案例則是我國新中國成立后與新中國成立前檔案分類，新中國成立前檔案中包含歷史沿革檔案與舊社會檔案，該種分類方式與國家檔案館，我國歷史檔案館第一館與第二館，檔案館分類統(tǒng)籌密切關聯(lián)。另外一個案例則是我國不同檔案館存儲的全宗均是依照國家檔案局的1號文件規(guī)定，分別以舊，革，建為開頭進行全宗號的編制。我國國民經(jīng)濟與社會發(fā)展也歸入了國家檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計之中。相互呼應的則是我國檢索表分為三種類別，檔案是記錄歷史的過程，將歷史中的較大時段進行分開，將全宗編號與國家統(tǒng)計的檔案進行分段統(tǒng)計。同樣，在國外，與之對應的社會主義國家則采取了分段分時的方式進行檔案的編排，數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及檢索。第二個方面，則是檔案館內(nèi)進行的檔案分類。以檔案學為基礎理論，依據(jù)我國相關文件的批示，按照全宗，綜合類型進行分類與存儲，該種分類方式是有別于圖書文獻類分類方式的重要區(qū)別表現(xiàn)，通過該種分類方式進行檔案保管，奠基了我國檔案全宗系統(tǒng)相對常態(tài)化的模式與運作。對檔案館的初級分類有一定的要求，同時確保了檔案的最初來源渠道。第三個方面則是全宗檔案的網(wǎng)格化。該種分類方式是檔案管理以及分類工作的定量定性以及定點化，檔案工作人員在進行具體工作時能夠?qū)⒐ぷ髯黾氈?，及時發(fā)現(xiàn)問題并處理問題。該種方式有效將全宗內(nèi)不同類型檔案進行有機聯(lián)系，為組織檔案館與我國檢索系統(tǒng)提供了重要的參考價值。

檔案多面化可從分類的時間節(jié)點，區(qū)域性，媒介等方式進行特征分析。目前檔案行業(yè)有諸多尚未解決的問題，其中是否需要依據(jù)檔案內(nèi)容進行分類，具體分類的思路是什么是較為明顯的問題。我國經(jīng)多年的研究與實踐，在該方面有一定的建設，較為注重檔案管理工作的組織安排，具有一定的理論基礎，但缺乏較為明確化的細則。當前，我國檔案行業(yè)使用較為多的方法有兩種類型，三分法與二分法。其中三分法則指將我國檔案分為文書類型，科技類型，專門類型三種檔案，專門類型檔案包含訴訟類型，藝術類型，會計類型三種方式。二分法則包含文書類型與科技類型兩大類檔案。以上兩種分類方法均有一定的科學性，同時存在一定的不足。以上檔案分類法方式以檔案基礎性質(zhì)進行歸納，有助于檔案信息數(shù)據(jù)化，信息資源化的不斷深入研究探索，將檔案的檢索進一步網(wǎng)格化，有助于檔案檢索系統(tǒng)的快速發(fā)展。

2 檔案種類的劃分

檔案種類分為文書類型，科技類型，專門類型三種形式，可從三方面進行闡述。

2.1 從管理學角度進行分析

該種分類方式與檔案發(fā)展的歷史沿革相符合，且與檔案發(fā)展的規(guī)律相一致，采用了歸納法進行整理。歸納法應用到檔案管理的過程中具體表現(xiàn)為負責檔案的工作人員將目標對象（檔案文件）與積累的相對客觀的豐富經(jīng)驗相互結合，發(fā)現(xiàn)并研究檔案中隱含關系，從發(fā)現(xiàn)的規(guī)律著手進行管理檔案，對其進行的總結歸納的顯性表現(xiàn)。因此，從管理學層面理解該種分類法方式較為明白。

2.2 以邏輯學專業(yè)角度看待該種分類。

首先從文書類型，科技類型，專門類型三種檔案名稱進行分析。三種概念均屬于普通常用概念。比如高校，文書類型的檔案認定則是以行政管理的角度出發(fā)，通過具體的活動得出的文件內(nèi)容，因此該種類型檔案主要按照工作職能從行政方面進行分類，包含政黨類，審計監(jiān)察類，工作組織類，人事類，教學管理類，科研工作類型，外事活動類型，后勤保障工作等;科技類型檔案依據(jù)科學研究，技術類型，生產(chǎn)活動等對活動過程進行認識總結的文件檔案，因此，科技類型檔案依據(jù)管理的目標，可分為科學研究檔案，基礎建設檔案，設備設施檔案;專門檔案則是以行政業(yè)務，科學技術，生產(chǎn)活動以外的角度進行理解認識，將管理的目標群體分為干部人事類型檔案，會計財務類型檔案，教育教學檔案，出版社書稿類型檔案，學生學習類型檔案。

三種概念不屬于集合。具體表現(xiàn)為機關單位的文書類型檔案包含公共管理工作與內(nèi)容，而該機關公共管理工作與內(nèi)容又可包含文書類型檔案。科技類型檔案同時與科研建設類檔案，基礎建設類檔案，設備設施類檔案互換稱呼或代稱。因此非集合的具體表現(xiàn)則為平行無交點的三條線。

2.3 從分類原則角度來講，該種檔案種類劃分的方式較為符合分類原則

分類規(guī)則中包含劃分相對應，即內(nèi)延與外延相等且符合。文書檔案是一種歷史存儲，是針對公共行政組織查詢的反應其管理過程的資料形式?？萍碱悪n案是表現(xiàn)科學技術，生產(chǎn)活動不同形式的文件材料，便于后期的查詢與記錄。檔案概念從分類方式上包含了文書類檔案，科技類檔案，專門類檔案，這三者外延與檔案內(nèi)延相等。

3 小結

綜上所述，檔案分類的特點與種類的劃分是相對而言的，伴隨著社會的不斷發(fā)展與進步，人們對于檔案的認知也在不斷發(fā)生改變與深入細化。19世紀50年代檔案行業(yè)已將科技檔案與文書檔案進行了明確的區(qū)分，60年代將專門檔案從以上兩類解析出來，已經(jīng)邁了一大步，依據(jù)社會的發(fā)展，檔案工作的開展將會更加完善，細致。

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