信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

高帥

摘 要：現(xiàn)如今，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域之中，為行業(yè)的發(fā)展提供了有效的路徑。事業(yè)單位作為保障社會發(fā)展，為社會提供服務(wù)的核心力量，必須要及時結(jié)合信息技術(shù)來提高其工作質(zhì)量。在信息技術(shù)的應(yīng)用過程中，逐漸出現(xiàn)一些問題，對信息化檔案管理工作的落實造成了一定的影響，事業(yè)單位必須及時找到相應(yīng)的措施進行解決。基于此，對信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用進行分析探討。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用

信息技術(shù)現(xiàn)如今已成為促進經(jīng)濟活動的進行，服務(wù)于社會生活的基本重要技能。該技術(shù)主要通過以微小的范疇內(nèi)為稱的微電子技術(shù)以及較強編程能力為主的軟件技術(shù)來表現(xiàn)其應(yīng)用作用，適用范圍廣泛，針對事業(yè)單位檔案管理來說，信息技術(shù)的應(yīng)用是單位必須掌握的技術(shù)，深入學(xué)習(xí)信息技術(shù)，順應(yīng)技術(shù)革新的變化，對于信息技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用來說具有良好的推動作用，使得檔案管理更加高效化與系統(tǒng)化。

1 信息技術(shù)的優(yōu)勢

1.1 提高效率，節(jié)省時間

信息技術(shù)促進傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，工作人員只需學(xué)習(xí)一些信息管理技術(shù)便可以獨立進行操控，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案能方便檔案的管理，因為可以設(shè)置程序?qū)㈦娮訖n案自動分類別歸納、記錄;也可以在搜索欄輸入要找的文檔名稱，計算機會在全部檔案中搜索并且自動調(diào)出符合結(jié)果的文檔;還可以實現(xiàn)網(wǎng)上共享，這樣就不用花費時間跑到別的事業(yè)單位拿檔案，只需要在有網(wǎng)的環(huán)境下，利用計算機共享技術(shù)，將文檔傳送。這大大提高了事業(yè)單位的辦事效率，節(jié)省了大量時間，滿足群眾的需求。同時，也就節(jié)省了大量金錢。

1.2 優(yōu)化事業(yè)單位結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)事業(yè)單位職位眾多，工作人員的數(shù)量也就十分龐大，于是造成事業(yè)單位結(jié)構(gòu)臃腫，人員煩冗。這會增加事業(yè)單位的管理難度，同時也使得事業(yè)單位工作人員的工資在所有財政支出里所占比例最大，對財政造成很大壓力。而將信息技術(shù)融入事業(yè)單位的管理尤其是檔案管理有利于優(yōu)化單位職業(yè)結(jié)構(gòu)，因為計算機可以代替人工完成很大一部分瑣碎的工作，如對檔案的錄入、分類、歸納、整理、識錯等。把這些最需要耗費人力和時間的工作用計算機代替，能將很大一部分工作人員解放出來。這樣事業(yè)單位的人員就能得到精簡，機構(gòu)也就不會顯得臃腫。最后也能提高事業(yè)單位對群眾的服務(wù)效率，真正做到一切從人民出發(fā)。

1.3 提高安全性

傳統(tǒng)檔案管理需要著重注意檔案室的環(huán)境情況以及對檔案的保護，檔案室環(huán)境應(yīng)該保持低溫干燥，并且要注意防蟲措施，以免檔案被蟲蛀，或是檔案因潮濕而霉變，或是因高溫而自燃，對檔案安全性造成威脅。有時候事業(yè)單位搬遷，在這個過程中也很容易將檔案丟失，導(dǎo)致泄密。但是將信息技術(shù)運用到檔案管理中就可以很好地解決這個問題，因為信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，還可以進行云儲存或者云備份，安全性得到了極大提高。只要有一臺有網(wǎng)的計算機，就可以通過登錄賬號將所有的檔案進行下載，不需要擔(dān)心檔案丟失問題，也不用擔(dān)心檔案因種種自然原因而被損壞的問題，檔案的安全性得到了極大的保障。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用存在的問題

2.1 缺乏正確的觀念

由于信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的實踐并沒有太長，因此，在事業(yè)單位中的檔案管理部門缺乏正確的觀念，不能積極地使用先進的信息技術(shù)。由于事業(yè)單位中的檔案管理人員年齡相對較大，對于新鮮事物的接受能力較弱，對于信息技術(shù)的理解并不到位，部分管理人員會誤以為信息技術(shù)的普遍傳播會對檔案文件的安全性帶來威脅，從而難以有效地落實相關(guān)制度。除此之外，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對信息技術(shù)的重視程度不夠，也無法充分發(fā)揮出信息技術(shù)的重要作用，降低檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 缺乏專業(yè)人才

檔案管理工作的實施與工作人員的執(zhí)行力度密不可分，如果只是探討對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的加強，并不付出實際行動，即使有再充足的準(zhǔn)備都是紙上談兵。就目前我國事業(yè)單位檔案管理工作來說，沒有高素質(zhì)并掌握信息技術(shù)專業(yè)知識的管理人員，事業(yè)單位檔案管理人員多為退休人員，對檔案管理工作有著很多經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案管理人員工作效率低，主要是由于應(yīng)用信息技術(shù)過程中缺乏專業(yè)人才。很多事業(yè)單位沒有培訓(xùn)過檔案管理人員的專業(yè)知識，多為直接工作，所以不僅沒有工作經(jīng)驗，在適應(yīng)檔案管理的過程中也需要一段時間，所以進行信息化建設(shè)也需要一個過渡階段。

2.3 信息技術(shù)水平偏低

雖然信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入，但是在實際應(yīng)用過程中，由于沒有對信息技術(shù)的使用進行一定的創(chuàng)新，僅僅是照著模式生搬硬套。在這種情況下，也難以有效地實現(xiàn)信息資源的共享，并沒有真正地將信息技術(shù)的作用及價值發(fā)揮出來，降低信息技術(shù)在檔案管理工作中的使用效果。

3 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用策略

3.1 檔案管理機制規(guī)范化

依據(jù)信息技術(shù)實際應(yīng)用過程中展現(xiàn)出來的特征，編制一套完善的管理機制，提升檔案管理工作的邏輯性，促使操作流程向著簡化的方向發(fā)展，提升檔案管理工作效率，促使檔案管理體系向著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，對網(wǎng)絡(luò)電子文件的連續(xù)性形成較為深入的認(rèn)識，以免在實際工作的過程當(dāng)中，電子檔案管理遭受到其他虛擬電子文檔的影響，難以對檔案的真實性與完整性做出保證。

3.2 提升管理人員專業(yè)素質(zhì)水平

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用的時候，會對管理人員操作能力提出比較高的要求，需要管理人員操作系統(tǒng)完成檔案管理工作，為了可以對信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中的實際應(yīng)用效果做出保證，需要定期組織一定數(shù)量管理人員參與到專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)當(dāng)中，切實提升管理人員的系統(tǒng)操作能力，從而也就能夠讓檔案管理人員的日常操作向著標(biāo)準(zhǔn)化的方向轉(zhuǎn)變，對檔案管理工作的效率及質(zhì)量做出一定保證，也可以讓管理隊伍的專業(yè)性得到大幅度提升，專業(yè)管理團隊實際運行的過程中，可以在發(fā)現(xiàn)問題之后及時使用適應(yīng)性比較強的措施解決問題，將問題造成的負(fù)面影響控制在一定范圍內(nèi)，促使檔案的安全性及完整性得到保證，從而促使事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上，最終在我國社會經(jīng)濟發(fā)展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

3.3 提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平

由于信息技術(shù)的合理使用，使得檔案管理工作更加方便快捷，更加現(xiàn)代化與智能化，因此必須提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平適應(yīng)新時期不斷發(fā)展的檔案管理工作水平。學(xué)習(xí)并掌握信息技術(shù)的應(yīng)用方法，從而使得檔案管理團隊的技術(shù)得以提高，培養(yǎng)出高水平的檔案管理團隊，促進信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用與發(fā)展。

4 結(jié)語

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使其逐漸被廣泛運用在不同領(lǐng)域中，為各行各業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，事業(yè)單位檔案管理是其在工作中的重要環(huán)節(jié)，在具體進行管理過程中，應(yīng)該加強對信息技術(shù)的利用，促進管理工作的有效實施。使信息技術(shù)以合理的方式融入到事業(yè)單位檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的高效運作，推動信息技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益相結(jié)合的發(fā)展，同時大力推動國家信息技術(shù)的革新，在發(fā)展中進步，在進步中求新，共同致力于信息技術(shù)的繁榮。

參考文獻

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