大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理策略

文晨

摘 ?要：當(dāng)前信息時代發(fā)展速度越來越快，因此各行各業(yè)都需要對目前復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地整理。從實際情況出發(fā)，不斷地重視對大數(shù)據(jù)的有效管理，才可以更好地順應(yīng)時代發(fā)展的需求。在檔案管理領(lǐng)域中，因為涉及到眾多的信息，就需要提供數(shù)據(jù)，保存社會中的相關(guān)記錄，同時可以隨時進(jìn)行檢閱、搜尋、查找、利用。而這些也構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的主要內(nèi)容。由于所涉及的任務(wù)繁雜，因此就需要采取有效的措施，來不斷完善目前的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;挑戰(zhàn);機(jī)遇

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理中的必要性

1.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)在智慧城市檔案管理中的應(yīng)用

檔案館是檔案的永久保存地，它是能有效為社會提供服務(wù)的社會科學(xué)文化機(jī)構(gòu)，里面存儲了海量的信息數(shù)據(jù)，是社會各類信息資源的匯集地。但是其管理的方式相對落后，同時缺乏相應(yīng)的人才，尚未形成很強(qiáng)的社會檔案管理意識，對這些強(qiáng)大的檔案信息資源沒有進(jìn)行很好地開發(fā)和利用。建設(shè)智慧城市是開發(fā)和利用檔案信息資源的重要契機(jī)，是將檔案館徹底融入城市并提高城市形象的重要機(jī)會。依賴于信息的使用，智慧城市要想讓檔案館真正融入其建設(shè)中，需要將檔案館里所保存的信息進(jìn)行盤活，同時讓智慧城市中能融入這些信息，使之為公眾所使用。檔案館的海量數(shù)據(jù)單純依靠人力是無法完成其保存和利用的，需要借助科學(xué)技術(shù)，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)就是最好的選擇。

1.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在電子文件管理中的應(yīng)用

電子文件在大數(shù)據(jù)時代每天以指數(shù)級的速度增長，這也給電子文件的管理帶來了巨大的困難，這些海量的電子文件中蘊(yùn)藏著巨大的財富，但是從這些電子文件中獲取有用的數(shù)據(jù)卻是困難重重。在對這些海量文件進(jìn)行處理時，我國一直倡導(dǎo)使用直接鑒定法來進(jìn)行鑒定，文件由專業(yè)的鑒定人員進(jìn)行逐一核對，但是如此海量的電子文件導(dǎo)致工作量太過龐大。此后得到認(rèn)同的方法是宏觀鑒定法，即從總體上判斷電子文件的價值。這樣在確定好電子文件的管理對象后，需要對產(chǎn)生電子文件的機(jī)構(gòu)進(jìn)行文件收集工作，但是對這些電子文件的檢索又是很困難的事情，同時面臨如何進(jìn)行分類、如何進(jìn)行監(jiān)督、如何進(jìn)行利用等問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)能很好地解決這些問題，通過將大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器安裝在一般的硬件上，對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集并形成相關(guān)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這個量級是很龐大的。同時，大數(shù)據(jù)還能為機(jī)器生成的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，并將其整理成能進(jìn)行搜索的鏈接。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用除了具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)規(guī)模外，還擁有數(shù)量龐大的文件。那么，如何對這些文件系統(tǒng)層累積進(jìn)行管理，并且在處理的過程中保證系統(tǒng)的性能和拓展能力不受影響？檔案工作人員面對增長速度極快的非結(jié)構(gòu)化文件，管理時困難重重，這時可以利用基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫比如SQL的使用，既可以做關(guān)系數(shù)據(jù)，又能進(jìn)行非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理。檔案工作人員使用大數(shù)據(jù)技術(shù)能有效處理非結(jié)構(gòu)化電子文件。

1.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)可以讓檔案館加入到政府2.0的建設(shè)中

政府2.0是政府的電子政務(wù)根本性轉(zhuǎn)變的重要標(biāo)志，是政府與民眾的直接溝通與互動，是政府真正向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變的重要標(biāo)志。通過政府2.0可以整合相關(guān)的電子政務(wù)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)政府信息資源的跨部門共享和協(xié)同。作為科學(xué)文化的重要事業(yè)機(jī)構(gòu)，檔案館能提供有效的檔案服務(wù)職能。政府2.0的建設(shè)需要檔案館的參與，當(dāng)前的檔案館所用的檔案信息管理系統(tǒng)都不相同，在不同的檔案部門有著不同的檔案信息，政府部門和檔案部門間存在著較大的鴻溝。大數(shù)據(jù)技術(shù)能讓檔案跨越平臺、跨越信息在政府2.0上流動，從而將檔案管理的能力提高，滿足社會的需求。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作中產(chǎn)生的問題

2.1工作人員綜合能力不足

在目前很多企業(yè)的檔案管理工作人員還仍然運(yùn)用相對比較傳統(tǒng)的管理觀念以及工作形式，那么，面臨著大數(shù)據(jù)時代針對檔案管理工作人員的嚴(yán)格要求，大部分檔案管理的工作人員還沒具備解決大數(shù)據(jù)時代檔案管理的實力。那么，在現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作與傳統(tǒng)的管理工作相互比較，體現(xiàn)出檔案管理工作比較專業(yè)化、數(shù)據(jù)資源更加信息化、檔案管理方法更加的多元化，這就要求從事檔案管理工作的工作人員嫻熟的運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，具備相對比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)資源研究解決的實力，除此之外，現(xiàn)階段我們國家社會各個行業(yè)的逐漸創(chuàng)新進(jìn)步，各個企業(yè)規(guī)模也在逐漸拓寬，所以，在當(dāng)下可以更好的承擔(dān)此項工作的人員相對比較少。

2.2信息安全系數(shù)比較低

在目前大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作包括的信息相對比較集中，數(shù)據(jù)信息資源的保密指數(shù)非常顯著，即使在正常情況下增強(qiáng)了檔案管理工作的作用，可是會產(chǎn)生一定程度的數(shù)據(jù)資源安全風(fēng)險。第一，在目前社會各個行業(yè)中高質(zhì)量人才起伏性相對比較高，各個企業(yè)更加關(guān)注高質(zhì)量人才的能力，針對高質(zhì)量人才的綜合素養(yǎng)未能進(jìn)一步了解，所以讓勝任大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作存在一定的風(fēng)險，除此之外，目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高端的網(wǎng)絡(luò)高手一些違法亂紀(jì)行為有很多，這些網(wǎng)絡(luò)高手侵入到信息資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)中是一件非常容易的事情，所以，萬一被網(wǎng)絡(luò)高手侵入的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，就會使企業(yè)檔案中的數(shù)據(jù)信息資源泄露，同時不能很好的恢復(fù)檔案中的數(shù)據(jù)信息。

3優(yōu)化和提高檔案管理工作的對策

3.1提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

大數(shù)據(jù)時代的到來，作為檔案管理的從業(yè)人員，應(yīng)當(dāng)不斷更新觀念，以迎合時代發(fā)展的需要，應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，首先扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的檔案管理觀念，開始掌握大數(shù)據(jù)時代背景下應(yīng)當(dāng)具備的專業(yè)技能，在過去的傳統(tǒng)檔案管理工作中解放雙手，逐步引進(jìn)具有先進(jìn)的檔案管理理念的專業(yè)人才，提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)，這是針對大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的積極應(yīng)對措施。

3.2檔案管理工作中先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)

為了使檔案管理工作與當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時代背景相結(jié)合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術(shù)引進(jìn)到檔案管理的實際操作中來。無論是政府機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位，亦或是企業(yè)，檔案管理工作都應(yīng)當(dāng)主動謀求與大數(shù)據(jù)公司合作，針對單位的實際研發(fā)符合自身情況的檔案管理技術(shù)和工具，由于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作需要多方合作才能完成，不是一臺電腦就能完成相關(guān)工作的，因此要想使單位的檔案管理工作運(yùn)用現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)技術(shù)，就勢必需要采用多種技術(shù)手段，將虛擬技術(shù)、云存儲等相結(jié)合。

3.3檔案管理監(jiān)管制度的建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作既有機(jī)遇又有挑戰(zhàn)。面對大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，更加開放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產(chǎn)生危機(jī)。因此，在實行大數(shù)據(jù)時代時，檔案管理的監(jiān)管制度應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)，嚴(yán)格相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)入制度，并對各類檔案信息加強(qiáng)監(jiān)管，實行檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)措施，防止因為操作不當(dāng)，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統(tǒng)漏洞入侵檔案管理系統(tǒng)，盜取相關(guān)信息。在加強(qiáng)對檔案管理監(jiān)管的同時，可以降低檔案信息丟失的風(fēng)險，使檔案信息的相關(guān)數(shù)據(jù)安全性得到保障。除此之外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政府部門及相關(guān)單位對檔案信息安全性的重視程度，加大對大數(shù)據(jù)時代建立現(xiàn)代化的檔案管理工作的資金投入，利用更先進(jìn)的技術(shù)和專業(yè)人員，定期維護(hù)和更新檔案管理工作的技術(shù)，這也是提高檔案管理工作安全性的有效舉措。

參考文獻(xiàn)

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