電子信息化對事業(yè)單位檔案管理的重要性思考

楊進鵬

摘?要： 傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案記錄的形式為紙質形式。但是受限于信息載體的難以復制性，導致這些珍貴的檔案往往不能發(fā)揮出應有的價值。其次，手工化的檔案記錄是費時費力的，在檔案信息的準確度上，效率上，都有進一步提升的空間。而在事業(yè)單位引入檔案電子信息化管理模式后，則能很好的解決上述問題?；诖耍疚膶⒅攸c研討在新時代下，實現(xiàn)檔案電子信息化管理的幾點途徑，希望能為檔案管理工作的開展有所裨益。

關鍵詞： 電子信息化;事業(yè)單位;檔案管理

【中圖分類號】G270?【文獻標識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）03-0297-01

隨著社會的不斷發(fā)展進步，人們對檔案信息的需求量也在與日俱增，如果仍然沿用傳統(tǒng)的人工，紙質管理工作模式，將難以適應時代的發(fā)展需求。因此，檔案信息數(shù)字化的使用，已是事業(yè)單位轉型的必然之路，對于單位的發(fā)展的重要性不言而喻。

1?推動事業(yè)單位檔案電子信息化管理的重要性

事業(yè)單位檔案電子信息化管理工作的開展，能夠促進內部間檔案共享程度的增加，導致檔案管理工作的實際職能發(fā)生了變化。由以往的檔案管理與利用職能，逐漸走向了借助檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)為人民服務的目的。電子化檔案的分類方法眾多，借助不同的檔案調取需求，能夠滿足社會的各類需要，為社會提供高效，便捷，及時的服務，使檔案管理工作的效能得到最大程度的發(fā)揮。

2?新形勢下事業(yè)單位實現(xiàn)電子化檔案信息管理的幾點途徑

2.1?將檔案管理變?yōu)闄n案服務

人們如今對于檔案的需求量越來越高，要求便捷性與可利用性兼具，在當今的時代背景下，事業(yè)單位一定要結合自身的發(fā)展實際，將檔案管理變?yōu)闄n案服務，重點突出服務這一職能的體現(xiàn)，使得檔案管理工作的開展更加高效。建立起新的檔案管理理念，以信息化的手段為載體，為使用檔案的人群提供更加多樣的檔案類型，方便有需要的人進行數(shù)據(jù)調取[1]。

2.2?變被動管理為主動管理

隨著時代的不斷發(fā)展，人們對電子檔案的青睞越來越高。事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理的高效率，首先應當轉變自身的管理理念，按照檔案所屬類別的不同，主動的開展檔案的分類管理工作，為查閱者帶來方便，為自身工作的開展提高效率。為了一次性達成人們的查閱需求，檔案管理者應當注意延伸服務的開展，使得檔案調取工作能夠隨時隨地，更加便捷。

2.3?根據(jù)事業(yè)單位檔案管理類型的不同，創(chuàng)建針對性的檔案管理制度

數(shù)字化檔案管理工作的開展，涉及到的工作環(huán)節(jié)較為繁瑣，而一旦任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)了檔案錄入差錯，都影響最終檔案的真實性。因此，對事業(yè)單位的檔案管理者而言，需要根據(jù)單位自身性質的不同，對檔案工作中的各個環(huán)節(jié)予以細化，明確個人的工作職責，使得檔案管理工作的開展有序進行。創(chuàng)新性的檔案管理制度的建立，需要在日常的工作中不斷總結經驗，建議管理者運用PDCA管理模式，來對工作中存在問題的環(huán)節(jié)，結合日常工作經驗，將問題逐一的解決，能夠有效的減少后續(xù)工作中出現(xiàn)同樣問題的幾率，使得檔案管理工作可以更快更好的開展[2]。

2.4?重視事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫的研發(fā)工作，提升電子檔案信息處理的能力

在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，要保證電子檔案的可查詢方式是多樣的。能滿足用戶圖文聲像、全文、目錄一體化檢索的目的，并能夠執(zhí)行用戶對特定查詢結果打印、轉存、排序、顯示等功能。

為了保證電子化檔案管理的數(shù)據(jù)傳輸安全，需要設置相應的執(zhí)行權限。同時對計算機系統(tǒng)、軟硬件的安全，都要做到同步的防護。

2.5?以教育培訓為抓手，提升檔案管理隊伍人員的綜合素質

新形勢下，事業(yè)單位檔案管理人員正面臨著多方面的要求。主要可分為以下三大要求;

（1）綜合素質的完善。檔案管理工作涉及到文化、經濟、政治等多學科的知識，只有管理人員頭腦中有足夠完整的知識體系，才能做好各類檔案的收集、檢定、管理、錄入、調取等工作。因此，對于事業(yè)單位來說，應當積極做好檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，以將檔案管理人才培養(yǎng)成多學科人才為導向，采用定期業(yè)務考核、學歷提升、綜合業(yè)務培訓等活動的開展，使得檔案管理人員自身既具備專業(yè)知識，又具備相關學科知識，使得檔案管理工作的開展能夠更加科學[3]。

（2）法律知識的完善。新時期的檔案管理者不僅僅要有專業(yè)的理論知識，也要具備一定的法律專業(yè)知識，檔案管理工作的內容不僅僅是管理檔案這么簡單，如果缺少一定的法律知識，將會對檔案的合理使用，調取上帶來困難。

（3）專業(yè)知識的補充。檔案管理知識的更新?lián)Q代的速度是很快的，為了不影響檔案管理工作的效率及質量，需要檔案管理者能夠及時更新頭腦中的知識，用最新的知識為檔案管理工作的開展起到一定的促進作用[4]。

結束語：事業(yè)單位檔案管理工作的開展，對事業(yè)單位的發(fā)展至關重要，不僅能夠影響到內部人員考核工作的進行，也直接關系到領導者的決策是否合理。計算機和網絡技術的應用，可以提高檔案信息的時效性與完整性，而借助計算機技術開展檔案管理工作，則能很好的解決上述問題。因此，則要求新時代下的檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識，努力提高自身素質，以適應檔案工作發(fā)展的需求。

參考文獻

[1]?侯然然.強化事業(yè)單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].黑龍江科學，2017，005（007）：196.

[2]?李在江.淺談對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對策[J].經濟期刊，2016.

[3]?云庭.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學化的思考[J].卷宗，2019，009（006）：116.

[4]?滿靜.對事業(yè)單位電子檔案管理的思考[J].珠江水運，2018，000（006）：69-70.