如何做好不動產(chǎn)登記交易檔案工作研究

冷宏

摘?要： 不動產(chǎn)登記交易檔案是整個房地產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，它的作用是為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、等各項工作提供服務(wù)。做好不動產(chǎn)交易中心的房屋權(quán)屬登記、發(fā)證和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的檔案管理工作，需要具備依法管檔的法制觀念、細(xì)致無誤的工作質(zhì)量、熱忱服務(wù)的工作態(tài)度。

關(guān)鍵詞： 不動產(chǎn)交易;檔案管理;法治;服務(wù)

【中圖分類號】D923.2?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）03-0295-01

隨著我國不動產(chǎn)市場的迅速發(fā)展，不動產(chǎn)交易量日漸增長，交易事項日漸增多，交易手續(xù)日漸周密，交易管理日漸規(guī)范。進(jìn)而，檔案工作任務(wù)更加繁重，工作要求更加具體。而且這項工作不僅涉及到單位的自身管理問題，更關(guān)系到國家和人民群眾的財產(chǎn)安全與切身利益。這就要求不動產(chǎn)交易管理部門在開展工作過程中，應(yīng)具備依法管檔的法制觀念、制度健全的剛性約束、細(xì)致無誤的工作質(zhì)量、熱忱服務(wù)的工作態(tài)度。

1?依法管檔的法制觀念

依法管檔的法制觀念即體現(xiàn)于不動產(chǎn)交易管理部門的檔案工作必須遵循相關(guān)法律規(guī)定，必須嚴(yán)格執(zhí)行部門建立的各項規(guī)章制度，將檔案管理工作置于法律規(guī)范和部門制度的制約之下。依法管檔的法制觀念一是從學(xué)習(xí)中來，知法才能執(zhí)法;二是從實踐中來，體驗勝于感知。

從學(xué)習(xí)中來，要求各級不動產(chǎn)交易管理部門應(yīng)該組織所屬工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)、正確理解這些法律法規(guī)知識，作為檔案管理人員應(yīng)該自覺的學(xué)習(xí)和領(lǐng)會這些法律法規(guī)的內(nèi)容。做到三個明確：其一、明確不動產(chǎn)權(quán)屬檔案工作的性質(zhì)是城市不動產(chǎn)行政管理部門在不動產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等不動產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市不動產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分，增強(qiáng)依法管檔的意識。其二、明確不動產(chǎn)權(quán)利人、不動產(chǎn)權(quán)屬登記權(quán)、不動產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項權(quán)利等有關(guān)的證明和文件;房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖;不動產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖;不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房地產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、不動產(chǎn)狀況登記表、不動產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計算表、不動產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表、不動產(chǎn)稅費收據(jù)存根等;反映和記載不動產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括統(tǒng)計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機(jī)軟盤、光盤等;其他有關(guān)不動產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括不動產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種不動產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊、表、卡等是法律和法規(guī)確定給不動產(chǎn)檔案管理部門必須履行好的責(zé)任。其三、明確不動產(chǎn)檔案人員的工作需要接受法律和法規(guī)的約束，損毀、丟失不動產(chǎn)權(quán)屬檔案的;擅自提供、抄錄、公布、銷毀不動產(chǎn)權(quán)屬檔案的;涂改、偽造不動產(chǎn)權(quán)屬檔案的;擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓不動產(chǎn)權(quán)屬檔案的;違反本辦法第九條規(guī)定，不按照規(guī)定歸檔的，將依法追究行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

2?細(xì)致無誤的工作質(zhì)量

細(xì)致無誤是工作要求的高標(biāo)準(zhǔn)，也是不動產(chǎn)檔案管理工作的特點所決定的，因為在不動產(chǎn)檔案管理者手中的檔案關(guān)系著城市建設(shè)和人民生命財產(chǎn)的大計，差之毫厘謬以千里。實現(xiàn)細(xì)致無誤的工作質(zhì)量需要依賴一下途徑：

2.1?強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理手段。房地產(chǎn)檔案雖不是商品，但卻是珍貴的信息資源，既有歷史價值也有現(xiàn)實價值，既有地方價值，又有全局價值。不動產(chǎn)檔案保存了大量基礎(chǔ)資料，并擔(dān)負(fù)著采集、管理與提供房地產(chǎn)信息的責(zé)任，長期以來，為不動產(chǎn)管理提供了準(zhǔn)確而可靠的基礎(chǔ)性資料。可是從業(yè)務(wù)上看，房地信息管理具有量大、復(fù)雜、更新快、用途廣的特點，適應(yīng)這一特點，就必須注意強(qiáng)化業(yè)務(wù)手段，努力實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破，進(jìn)一步完善產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息化建設(shè)。

完善“數(shù)字房地產(chǎn)”框架，構(gòu)建和完善權(quán)屬登記發(fā)證系統(tǒng)、產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)、抵押登記管理系統(tǒng)、房屋產(chǎn)權(quán)平面數(shù)字控制系統(tǒng)，徹底改變傳統(tǒng)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理模式，不斷創(chuàng)新管理手段。

2.2?做好檔案編研工作。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時地對檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照利用規(guī)律有機(jī)的編制起來，以利于檔案資源的開發(fā)利用，建立積極向上的內(nèi)部激勵機(jī)制，建設(shè)高素質(zhì)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理隊伍。勇于創(chuàng)新、培養(yǎng)一支思想品德好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、創(chuàng)新意識強(qiáng)、廉潔高效的高素質(zhì)隊伍。實現(xiàn)權(quán)屬管理規(guī)范化、信息化的發(fā)展。圍繞服務(wù)于市場，服務(wù)于百姓，服務(wù)于發(fā)展，進(jìn)一步簡化、規(guī)范流程。對一些不利于當(dāng)前發(fā)展的環(huán)節(jié)予以調(diào)整，盡可能縮短辦件時限，提高辦事效率。

3?熱忱服務(wù)的工作態(tài)度

房地產(chǎn)檔案提供利用的方式包括：設(shè)置閱覽室接待查檔，按規(guī)定提供電子檔案在閱覽室查閱;根據(jù)利用者需求出具查詢結(jié)果證明;為權(quán)利人提供所繳交房屋原始登記材料的復(fù)印件;以房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案為依據(jù)，為利用者提供咨詢服務(wù);向城市建設(shè)及不動產(chǎn)開發(fā)單位提供產(chǎn)權(quán)檔案信息。不動產(chǎn)檔案工作人員應(yīng)以履行這些只能為基礎(chǔ)，滿腔熱忱的提供服務(wù)。

3.1?強(qiáng)化服務(wù)規(guī)范。作為不動產(chǎn)權(quán)屬管理部門，產(chǎn)權(quán)檔案利用工作就是通過多種方式為利用者實際需要提供產(chǎn)權(quán)檔案資料，進(jìn)行咨詢和服務(wù)工作。產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)性也集中表現(xiàn)在利用上。一是明確服務(wù)方向，努力為城市建設(shè)和管理服務(wù)。為保障不動產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益服務(wù)。對利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點、新問題不斷改進(jìn)利用方式、服務(wù)手段，以適應(yīng)新形勢的需求。二是了解客觀需要，化被動為主動，取得利用者滿意的效果。三是利用產(chǎn)權(quán)檔案的特點和規(guī)律，對整個所有權(quán)登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，通過檔案分析工作，改進(jìn)各項業(yè)務(wù)工作，促進(jìn)產(chǎn)權(quán)檔案管理水平的提高。四是處理好利用和保密的關(guān)系，發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的作用，。在做好提供利用的同時，廣泛接受社會各界監(jiān)督，使產(chǎn)權(quán)檔案的記載更加準(zhǔn)確。

3.2?強(qiáng)化數(shù)字化管理。數(shù)字化使檔案的編排效率、檢索速度和準(zhǔn)確程度有明顯的提高。計算機(jī)檢索即能改變目錄單點線性的檢索模式，實現(xiàn)同一界面的多點選擇查詢，還支持關(guān)鍵詞的模糊查詢，大大提高了檢索速度、查準(zhǔn)率和查全率，而且目錄維護(hù)十分方便。數(shù)字化緩解了檔案保護(hù)與利用的矛盾。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案的利用率不斷提高，對檔案原件的損壞問題越來越突出。把房地產(chǎn)檔案資料掃描錄入計算機(jī)，不僅可以解決利用與保護(hù)的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性。數(shù)字化有利于規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，提高辦事效率。