如何做好房地產(chǎn)交易和置業(yè)擔(dān)保檔案工作

王一超

摘?要： 房產(chǎn)檔案是整個房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，它的作用是為房產(chǎn)權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易、房產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)和保障房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益等各項工作提供服務(wù)。做好房地產(chǎn)交易和置業(yè)擔(dān)保的房屋權(quán)屬登記、發(fā)證和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的檔案管理工作，需要具備依法管檔的法制觀念、細致無誤的工作質(zhì)量、熱忱服務(wù)的工作態(tài)度。

關(guān)鍵詞： 房地產(chǎn)交易 置業(yè)擔(dān)保;檔案管理;法治觀念;熱忱服務(wù)

【中圖分類號】G874?【文獻標(biāo)識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）03-0294-01

隨著我國房地產(chǎn)市場的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)交易和置業(yè)擔(dān)保量日漸增長，交易事項日漸增多，交易手續(xù)日漸周密，交易管理日漸規(guī)范。進而，檔案工作任務(wù)更加繁重，工作要求更加具體。而且這項工作不僅涉及到單位的自身管理問題，更關(guān)系到國家和人民群眾的財產(chǎn)安全與切身利益。這就要求房地產(chǎn)交易和置業(yè)擔(dān)保管理部門在開展工作過程中，應(yīng)具備依法管檔的法制觀念、制度健全的剛性約束、細致無誤的工作質(zhì)量、熱忱服務(wù)的工作態(tài)度。

1?依法管檔的法制觀念

依法管檔的法制觀念即體現(xiàn)于房地產(chǎn)交易和置業(yè)擔(dān)保管理部門的檔案工作必須遵循相關(guān)法律規(guī)定，必須嚴(yán)格執(zhí)行部門建立的各項規(guī)章制度，將檔案管理工作置于法律規(guī)范和部門制度的制約之下。依法管檔的法制觀念一是從學(xué)習(xí)中來，知法才能執(zhí)法;二是從實踐中來，體驗勝于感知。

從學(xué)習(xí)中來，要求各級房地產(chǎn)交易和置業(yè)擔(dān)保管理部門應(yīng)該組織所屬工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)、正確理解這些法律法規(guī)知識，作為檔案管理人員應(yīng)該自覺的學(xué)習(xí)和領(lǐng)會這些法律法規(guī)的內(nèi)容。做到三個明確：其一、明確房地產(chǎn)權(quán)屬檔案工作的性質(zhì)是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分，增強依法管檔的意識。其二、明確房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項權(quán)利等有關(guān)的證明和文件;房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖;房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖;房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產(chǎn)稅費收據(jù)存根等;反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括統(tǒng)計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等;其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊、表、卡等是法律和法規(guī)確定給房地產(chǎn)檔案管理部門必須履行好的責(zé)任。其三、明確房地產(chǎn)檔案人員的工作需要接受法律和法規(guī)的約束，損毀、丟失房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的;擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的;涂改、偽造房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的;擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的;違反本辦法第九條規(guī)定，不按照規(guī)定歸檔的;檔案管理工作人員玩忽職守，造成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案損失的，將依法追究行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

2?細致無誤的工作質(zhì)量

細致無誤是工作要求的高標(biāo)準(zhǔn)，也是房地產(chǎn)檔案管理工作的特點所決定的，因為在房地產(chǎn)檔案管理者手中的檔案關(guān)系著城市建設(shè)和人民生命財產(chǎn)的大計，差之毫厘謬以千里。實現(xiàn)細致無誤的工作質(zhì)量需要依賴一下途徑：

2.1?強化業(yè)務(wù)管理手段。房產(chǎn)檔案雖不是商品，但卻是珍貴的信息資源，既有歷史價值也有現(xiàn)實價值，既有地方價值，又有全局價值。房地產(chǎn)檔案保存了大量基礎(chǔ)資料，并擔(dān)負(fù)著采集、管理與提供房產(chǎn)信息的責(zé)任，長期以來，為房地產(chǎn)管理提供了準(zhǔn)確而可靠的基礎(chǔ)性資料?？墒菑臉I(yè)務(wù)上看，房地信息管理具有量大、復(fù)雜、更新快、用途廣的特點，適應(yīng)這一特點，就必須注意強化業(yè)務(wù)手段，努力實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破，進一步完善產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息化建設(shè)。

完善“數(shù)字房產(chǎn)”框架，構(gòu)建和完善權(quán)屬登記發(fā)證系統(tǒng)、產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)、抵押登記管理系統(tǒng)、房屋產(chǎn)權(quán)平面數(shù)字控制系統(tǒng)，徹底改變傳統(tǒng)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理模式，不斷創(chuàng)新管理手段。

2.2?做好檔案編研工作。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照利用規(guī)律有機的編制起來，以利于檔案資源的開發(fā)利用，建立積極向上的內(nèi)部激勵機制，建設(shè)高素質(zhì)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理隊伍。勇于創(chuàng)新、培養(yǎng)一支思想品德好、業(yè)務(wù)能力強、創(chuàng)新意識強、廉潔高效的高素質(zhì)隊伍。

2.3?嚴(yán)格日常工作管理。如建立嚴(yán)格的庫房管理制度，每天記錄檔案室溫濕度，定期進行安全檢查，尤其是逢節(jié)假日更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫房管理科學(xué)，庫內(nèi)有檔案資料存放示意圖，檔案柜架排放規(guī)范，庫內(nèi)清潔衛(wèi)生，無火災(zāi)、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立規(guī)范的全宗卷、詳細的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進館詳細無誤，借有憑還有據(jù)。及時對檔案進行了調(diào)查統(tǒng)計，成立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，以利于對已過期的檔案展開銷毀鑒定工作，銷毀過期的不必要文件。利用現(xiàn)代化設(shè)備資源，實現(xiàn)各種音像、圖片、資料電子化管理。

3?熱忱服務(wù)的工作態(tài)度

房產(chǎn)檔案提供利用的方式包括：設(shè)置閱覽室接待查檔，按規(guī)定提供電子檔案在閱覽室查閱;根據(jù)利用者需求出具查詢結(jié)果證明;為權(quán)利人提供所繳交房屋原始登記材料的復(fù)印件;以房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案為依據(jù)，為利用者提供咨詢服務(wù);向城市建設(shè)及房地產(chǎn)開發(fā)單位提供產(chǎn)權(quán)檔案信息。房地產(chǎn)檔案工作人員應(yīng)以履行這些只能為基礎(chǔ)，滿腔熱忱的提供服務(wù)。

作為房地產(chǎn)權(quán)屬管理部門，產(chǎn)權(quán)檔案利用工作就是通過多種方式為利用者實際需要提供產(chǎn)權(quán)檔案資料，進行咨詢和服務(wù)工作。產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)性也集中表現(xiàn)在利用上。一是明確服務(wù)方向，努力為城市建設(shè)和管理服務(wù)。為保障房地產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益服務(wù)。對利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點、新問題不斷改進利用方式、服務(wù)手段，以適應(yīng)新形勢的需求。二是了解客觀需要，化被動為主動，取得利用者滿意的效果。三是利用產(chǎn)權(quán)檔案的特點和規(guī)律，對整個所有權(quán)登記情況進行統(tǒng)計分析，通過檔案分析工作，改進各項業(yè)務(wù)工作，促進產(chǎn)權(quán)檔案管理水平的提高。四是處理好利用和保密的關(guān)系，發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的作用。在做好提供利用的同時，廣泛接受社會各界監(jiān)督，使產(chǎn)權(quán)檔案的記載更加準(zhǔn)確。