淺談如何讓檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)期要求

姜偉

摘?要： 隨著我市房產(chǎn)市場(chǎng)的快速發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記交易檔案中心以檔案服務(wù)百姓、貼近百姓為宗旨，以創(chuàng)新檔案服務(wù)為手段，不斷提升房產(chǎn)檔案管理水平，為我市房產(chǎn)事業(yè)的健康發(fā)展，保障房產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，防范交易風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)住房制度改革和開(kāi)征房地產(chǎn)稅收，促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)繁榮，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定做出了積極的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞： 房地產(chǎn)檔案;管理體系;創(chuàng)新服務(wù)

【中圖分類號(hào)】G27?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）03-0293-01

房產(chǎn)檔案部門是房產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分，房產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)行政主管部門在房地產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，它對(duì)城市經(jīng)濟(jì)和房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用。近年來(lái)，隨著我市房產(chǎn)市場(chǎng)的快速發(fā)展，臨沂市房產(chǎn)檔案館以檔案服務(wù)百姓、貼近百姓為宗旨，以創(chuàng)新檔案服務(wù)為手段，不斷提升房產(chǎn)檔案管理水平，為我市房產(chǎn)事業(yè)的健康發(fā)展，保障房產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，防范交易風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)住房制度改革和開(kāi)征房地產(chǎn)稅收，促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)繁榮，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定做出了積極的貢獻(xiàn)。

檔案制度作為當(dāng)今信息化時(shí)代不可或缺的應(yīng)用技術(shù)，其改革也日益加深。面對(duì)各界信息量越來(lái)越復(fù)雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為重要。檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個(gè)方向改革，才能更加完善地服務(wù)于全局工作，更加高效的應(yīng)對(duì)日趨紛繁復(fù)雜的檔案種類和數(shù)量，更加適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對(duì)的首要問(wèn)題。

1?檔案管理工作改革的困難和重點(diǎn)

1.1?檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)。每年，巨大的檔案變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)工作確實(shí)是檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時(shí)?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫(xiě)和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動(dòng)檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時(shí)刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。

1.2?許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。很多人由于缺乏對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對(duì)檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對(duì)本人的檔案都不夠重視，沒(méi)有充分考慮到檔案對(duì)今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒(méi)有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來(lái)了極大的不便。這充分說(shuō)明檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。

1.3?當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來(lái)，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫(xiě)的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫(xiě)時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過(guò)濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見(jiàn)，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，造成嚴(yán)重的后果。當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來(lái)應(yīng)帶這種局勢(shì)，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。

2?檔案管理工作的對(duì)策及思考

2.1?強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對(duì)龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。

2.2?檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行。檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符;二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還;三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒(méi)有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

2.3?健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問(wèn)題被損壞或丟失。與此同時(shí)，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)不同單位對(duì)不同的檔案管理的需要。第二，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

總之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強(qiáng)對(duì)其管理，更新檔案管理的理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位檔案管理工作者應(yīng)自覺(jué)肩負(fù)起自身的責(zé)任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。