不動產(chǎn)登記單位檔案管理現(xiàn)狀與改革方案研究

摘 要：為推動不動產(chǎn)登記單位檔案管理領(lǐng)域的健康發(fā)展，筆者以《不動產(chǎn)登記單位檔案管理現(xiàn)狀與改革方案研究》為課題，從不動產(chǎn)登記單位檔案管理現(xiàn)狀入手，對其進(jìn)行了全方位、深層次地剖析，并在此基礎(chǔ)上全面而深入地探究了不動產(chǎn)登記單位檔案管理改革方案。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)登記;檔案管理;現(xiàn)狀;改革方案

一、不動產(chǎn)登記單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升和人們對保護(hù)不動產(chǎn)意識的不斷覺醒，對國內(nèi)不動產(chǎn)登記單位各項(xiàng)工作都提出了更為嚴(yán)格的要求。不動產(chǎn)登記關(guān)乎每個國民的根本利益，尤其是在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)背景下，如何才能更好地保護(hù)國民的不動，并為國人提供更好的不動產(chǎn)登記服務(wù)成為每個不動產(chǎn)登記單位工作人員必須認(rèn)真思考的問題。不動產(chǎn)登記工作內(nèi)容非常復(fù)雜，而且工作內(nèi)容也非常之多，這就使不動產(chǎn)登記單位在面臨發(fā)展機(jī)遇的同時還需要迎接更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。做好檔案管理工作不僅是提高不動產(chǎn)登記單位工作效率和工作質(zhì)量的基本要求，同時也是更好保護(hù)國民合法權(quán)益的必然選擇。時代的進(jìn)步也促使我國經(jīng)濟(jì)整體水平得到了提升，為了更好地在國家內(nèi)部落實(shí)物權(quán)法規(guī)定，保護(hù)人民的合法財產(chǎn)，我國提出建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記制度，有效地保護(hù)人民的不動產(chǎn)財產(chǎn)。然而，在實(shí)際工作中，因?yàn)楹芏嗳藢τ诓粍赢a(chǎn)登記制度并不了解，或者說了解的不夠透徹，所以很多時候都不能與不動產(chǎn)登記單位檔案管理人員有效配合，在很大程度上影響了不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作的效率和質(zhì)量?？偟膩碇v，當(dāng)前國內(nèi)不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作存在的主要問題有：

（一）不動產(chǎn)登記檔案開發(fā)和利用環(huán)節(jié)存在問題

在當(dāng)前的社會背景下，不動產(chǎn)登記單位檔案的開發(fā)與利用環(huán)節(jié)同樣存在著一些問題。我們正處于一些信息大爆炸的時代背景下，信息分享已經(jīng)成為很多人的共識。政策的變動不但會給不動產(chǎn)當(dāng)事人產(chǎn)生很大的影響，同時還會影響到不動產(chǎn)登記單位檔案管理人員的工作。就當(dāng)前的情況而言，檔案管理人員在管理不動產(chǎn)登記檔案而過程中仍然處于一個“半封閉式”的狀態(tài)，也就是說，在這個過程中并沒有對外完全開放，很多不動產(chǎn)登記檔案只限于內(nèi)部人員使用，而其他機(jī)構(gòu)部門人員想要查閱這些檔案時往往比較費(fèi)時費(fèi)力，甚至很多時候都不一定能獲得批準(zhǔn)。再應(yīng)用不動產(chǎn)登記檔案資源時，其整體的應(yīng)用范圍非常小，在檔案的開發(fā)與應(yīng)用方面還有很大的提升空間。從這里我們就可以看出，在對不動產(chǎn)登記單位檔案進(jìn)行管理時，由于部分單位和從業(yè)人員缺乏主動性，所以往往導(dǎo)致檔案的利用和開發(fā)效率比較低，只能通過國家相關(guān)部門的政策指導(dǎo)，才能實(shí)施進(jìn)一步的發(fā)展。

（二）不動產(chǎn)登記檔案管理手段老套

不動產(chǎn)登記檔案管理涉及到很多人的根本利益，而隨著人們生活水平的不斷提升，人們對于不動產(chǎn)登記檔案管理的要求必然會越來越高。在這種情況下，如果檔案管理部門不能改革管理方式，那么就只能通過增加人工成本來提高管理效率，那么這無疑會降低檔案管理部門競爭力。當(dāng)前國內(nèi)不動產(chǎn)登記檔案管理手段仍然比較老套，并未有效發(fā)揮出現(xiàn)代化不動產(chǎn)登記檔案管理科技的作用和優(yōu)勢，致使檔案管理信息化水平得不到有效提升，檔案管理效率低下。我們知道，檔案管理是一個細(xì)致性的工作，很可能會因?yàn)闄n案管理人員的一點(diǎn)疏忽大意而給用戶帶來很多的問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)、云端技術(shù)、人工智能技術(shù)等新興技術(shù)已經(jīng)在很多領(lǐng)域被有效利用，很多不動產(chǎn)登記檔案管理部門似乎并沒有將這些前沿技術(shù)引入到實(shí)際工作當(dāng)中，而傳統(tǒng)的檔案管理方式對提高檔案管理質(zhì)量的效果并不明顯，這都顯露出不動產(chǎn)登記檔案管理手段老套的現(xiàn)狀。

（三）不動產(chǎn)登記檔案管理制度不夠完善

正如前面所論述的那樣，不動產(chǎn)登記檔案管理是一個非常復(fù)雜的工作體系，不僅對檔案管理人員的綜合能力和綜合素養(yǎng)有很高的要求，同時還要求有完善而有效的檔案管理制度作為基礎(chǔ)。檔案管理制度不但能夠?yàn)闄n案管理人員指明工作方向、提出工作要求，同時還可以明確他們的責(zé)任和義務(wù)，避免檔案管理人員消極怠工、得過且過。在不動產(chǎn)登記檔案管理工作中，常常會存在這幾種情況：一是，不動產(chǎn)登記檔案在進(jìn)行移交的過程中由于信息傳達(dá)不到位而出現(xiàn)檔案遺漏或者混亂的情況，給后續(xù)的檔案查找和分類帶來很多麻煩;二是，在對不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行備案時有時候會產(chǎn)生遺漏的問題，致使這些檔案存在漏洞、不健全，信息出現(xiàn)嚴(yán)重的缺失;三是，在承接不動產(chǎn)檔案時產(chǎn)生紕漏，影響了人們對不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作的滿意度，同時還使國民的不動產(chǎn)面臨安全問題。雖然說檔案管理過程中出現(xiàn)的這三個問題最為常見，但是導(dǎo)致這些情況發(fā)生的因素卻并不是單一的，而是受到較多因素而影響。比如，由于不動產(chǎn)登記單位不同部門進(jìn)行人員整合，而任務(wù)交接環(huán)節(jié)不夠細(xì)致就會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題;還有就是那些從事檔案管理而工作人員由于工作能力不足，或者缺乏高尚道德職業(yè)道德素養(yǎng)，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定開展工作，所以達(dá)不到檔案管理的實(shí)際要求，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)遺漏和管理混亂等現(xiàn)象。因此，要想避免這些情況的發(fā)生，就必須要完善而制度作為保證。

二、不動產(chǎn)登記單位檔案管理改革方案

為了更好地為廣大人民群眾提供不動產(chǎn)登記服務(wù)，同時推動不動產(chǎn)登記單位檔案管理領(lǐng)域的健康發(fā)展，我們除了要清楚地認(rèn)識到當(dāng)前不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作中存在的問題以外，更重要的是針對這些問題提出相應(yīng)的改革方案，以科技在手段促進(jìn)不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作的發(fā)展。

（一）積極開發(fā)不動產(chǎn)登記單位檔案并提高其利用率

在當(dāng)前的社會背景下，不動產(chǎn)登記單位檔案已經(jīng)成為一種非常重要的資源。開發(fā)不動產(chǎn)登記單位檔案不僅能夠?yàn)楦玫胤?wù)公眾奠定基礎(chǔ)，同時還可以讓公眾更清楚地了解到國內(nèi)不動產(chǎn)登記單位檔案信息，使他們知道如何才能更好地保護(hù)自己的不動財產(chǎn)。當(dāng)然，提高對不動產(chǎn)登記單位檔案利用率也是推動不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作改革、更好服務(wù)群眾的強(qiáng)有力手段。作為不動產(chǎn)登記單位檔案管理人員，對于一些不重要或者不涉及客戶隱私的檔案信息他們就可以根據(jù)查閱檔案對象的身份給予他們權(quán)力，讓這部分人有使用檔案信息的權(quán)利，提高不動產(chǎn)登記單位檔案利用率。只有合理、有效地利用這些檔案信息，檔案管理工作才有意義，才能為人們服務(wù)。

（二）用科技引領(lǐng)不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作發(fā)展

科學(xué)技術(shù)永遠(yuǎn)是第一生產(chǎn)力，而在科學(xué)技術(shù)的帶動下，與過去相比，企業(yè)的科技感越來越強(qiáng)、自動化水平也越來越高。不動產(chǎn)登記單位檔案工作非常復(fù)雜，而且每天都有新的檔案信息產(chǎn)生，如果單純地依靠人工對檔案信息進(jìn)行歸類、選擇，那么就不能有效降低檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)和工作壓力。在這個過程中，我們完全可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)引入到不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作，用科技帶動檔案管理工作的發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)是目前應(yīng)用范圍最為廣泛的科學(xué)技術(shù)之一，已經(jīng)成為很多領(lǐng)域不可或缺的重要工具。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠幫助人們篩選信息、管理信息、應(yīng)用信息，從那些錯綜復(fù)雜的檔案信息中找到最有價值的信息，從而更方便人們進(jìn)行檔案管理。用科技引領(lǐng)不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作發(fā)展不僅是時代賦予給該工作體系的“權(quán)力”，更是現(xiàn)代人對不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作提出的新要求?？梢哉f，只有在不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作中融入更多的科技元素，整個工作才能更有序、更規(guī)范化地進(jìn)行。

（三）完善不動產(chǎn)登記單位檔案管理制度

有效的檔案管理制度不僅有利于規(guī)范管理人員的思想和行為，同時也是提高檔案管理質(zhì)量和管理效率的重要基礎(chǔ)。制度不完善就會導(dǎo)致檔案管理工作產(chǎn)生混亂，并可能會產(chǎn)生一些其他負(fù)面影響。因此，政府相關(guān)部門要發(fā)揮出自己的作用，及時承擔(dān)自己的責(zé)任和義務(wù)，以國情為基礎(chǔ)加強(qiáng)不動產(chǎn)登記單位檔案管理制度建設(shè)，并秉承以人為本的服務(wù)理念，切實(shí)維護(hù)公眾的根本利益，提高人們對不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作的滿意度和認(rèn)可度。當(dāng)然，公眾也可以進(jìn)行監(jiān)督管理，針對當(dāng)前不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作存在的問題給出合理性的建議。

三、結(jié)語

綜上所述，從當(dāng)前不動產(chǎn)登記單位檔案管理現(xiàn)狀來看，當(dāng)前國內(nèi)不動產(chǎn)登記單位檔案管理工作存在著一些問題，這些問題的存在推動不動產(chǎn)登記單位檔案管理領(lǐng)域的健康發(fā)展。為了更好地為廣大人民群眾提供不動產(chǎn)登記服務(wù)，促進(jìn)其不動產(chǎn)登記單位檔案管理領(lǐng)域的健康發(fā)展就必須針對其存在的問題進(jìn)行改革與創(chuàng)新。

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作者簡介：徐波（1971-），女，漢族，吉林敦化人，大專，（檔案類）中級館員，研究方向：檔案管理。