工程檔案歸檔質(zhì)量控制的策略分析

阮端陽

【摘 ?要】隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和工程建設(shè)水平的逐漸提升，各種各樣的工程建設(shè)項目越來越多，為我國經(jīng)濟的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造了良好的環(huán)境。在工程項目具體管理和實施的過程中，工程檔案歸檔存在很多問題，影響工程項目活動的穩(wěn)定開展。論文主要針對工程檔案歸檔質(zhì)量控制問題進行探究，指出對應(yīng)的解決對策，并針對工程檔案歸檔管理活動的改革進行有效的創(chuàng)新。

【Abstract】With the continuous development of social economy and the gradual improvement of engineering construction level， there are more and more various engineering construction projects， which creates a good environment for the sustainable and stable development of China's economy. In the process of specific management and implementation of engineering projects， there are many problems existing in engineering archives archiving， which affects the stable development of engineering project activities. This paper mainly probes into the quality control problems of engineering archives archiving， points out the corresponding countermeasures， and makes effective innovations in the reform of engineering archives archiving management activities.

【關(guān)鍵詞】工程檔案;歸檔;質(zhì)量控制

【Keywords】engineering archives; archiving; quality control

【中圖分類號】TU71 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）02-0018-02

1 引言

建筑工程項目的發(fā)展使得各種各樣的工程建設(shè)項目層出不窮，極大地推動了我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及經(jīng)濟的發(fā)展。建筑工程項目通常持續(xù)時間較長，跨度較大，涉及的人員材料設(shè)備較多，所以建設(shè)工程檔案包含的內(nèi)容也比較多，主要包括施工管理資料、技術(shù)資料、物資資料、造價資料、施工建筑資料、施工記錄以及相關(guān)檢測報告和質(zhì)量報告等。建設(shè)工程項目的特殊性也導(dǎo)致工程檔案歸檔質(zhì)量不高，影響檔案歸檔的效率和檔案歸檔的系統(tǒng)性。因此，需要加深對工程檔案歸檔質(zhì)量控制的研究。

2 當(dāng)前工程檔案歸檔質(zhì)量控制存在的問題

2.1 未能及時可靠地進行文件資料的歸檔

一般來說，建設(shè)工程項目存在人員變動大以及建設(shè)周期長的特點，這就會導(dǎo)致文件資料存在歸檔不及時的問題，容易引發(fā)文件資料的丟失，導(dǎo)致工程項目所包含的文件不具備系統(tǒng)性、科學(xué)性、完整性和真實性的特點，影響檔案價值的有效發(fā)揮和檔案的作用。所以，在進行檔案管理和歸檔的過程中，必須要結(jié)合工程項目建設(shè)開展的實際情況以及工程項目文件資料的內(nèi)容，制定行之有效的管理方案和管理方法，做到建筑工程資料的及時歸檔，避免資料丟失，保證資料的完整性和系統(tǒng)性[1]。

2.2 缺乏科學(xué)可靠的管理制度和管理規(guī)范

建設(shè)工程項目在開展過程中涉及的人員較多較雜，人員素質(zhì)良莠不齊，很多建設(shè)工程檔案管理工作人員是由建設(shè)工程項目人員所兼任的，整體業(yè)務(wù)水平不高，素質(zhì)比較差。專業(yè)方面知識的欠缺會導(dǎo)致檔案管理方面存在各種各樣的問題，包括工程檔案收集內(nèi)容、收集范圍以及類別界定方面的誤差，從而影響檔案管理活動的順利開展，干擾檔案歸檔的進程。工作素養(yǎng)方面的差距則導(dǎo)致其不能按照對應(yīng)的檔案管理規(guī)定進行有效的分類整理以及清晰的歸檔，不了解檔案收集和檔案歸檔的流程，進而只能被動地接受一些單位主動移交的建設(shè)工程文件和建設(shè)工程資料，無法對這些資料進行有效的利用和整理，從而影響工程項目資料作用和價值的發(fā)揮[2]。

2.3 電子檔案更新不及時

隨著電腦與互聯(lián)網(wǎng)的普及，近年電子檔案的留存也逐漸普及。很多施工單位在進行竣工圖紙以及相關(guān)文件移交的過程中，只有紙質(zhì)版的檔案而缺少電子版的文件，或者雖然有電子版的文件但缺少對應(yīng)的電子目錄和清晰的圖片支持。因此，在工程項目檔案歸檔的過程中，必須保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步歸檔，歸檔的電子檔案有完整的目錄，同時保證涉及的圖片足夠清晰和準(zhǔn)確。相關(guān)部門在進行施工檔案歸檔的過程中，還需要將施工過程用影像和照片的形式清晰

地記錄下來，并附帶到檔案中，保證檔案的完整性和科學(xué)

性[3]。

2.4 未能依據(jù)相關(guān)流程移交檔案原件

從工程檔案歸檔管理現(xiàn)狀來看，施工單位與管理部門未能建立起行之有效的溝通機制和溝通平臺，會導(dǎo)致檔案管理部門歸檔信息不流通，與其他部門之間交流溝通效果較差，進而導(dǎo)致在檔案歸檔的過程中無法有效協(xié)商一些細節(jié)問題，后續(xù)檔案在管理與移交的過程中存在各種各樣的阻礙，影響檔案的歸檔效果。而在進行檔案移交的過程時，未能完全遞交圖紙等相關(guān)檔案原件，特別是一些重要的文件移交不完整、不準(zhǔn)確，也會影響檔案的真實性和可靠性[4]。

3 工程檔案歸檔質(zhì)量控制的策略

印尼北蘇海螺水泥有限公司熟料碼頭工程項目位于印尼北蘇拉威西省莫羅斯縣羅拉鎮(zhèn)索羅村附近，該項目包含12000t散貨泊位1個，5000t散裝水泥及骨料出口泊位1個，5000t件雜貨泊位2個，碼頭全長411m，寬29m，引橋長544m，寬18m，主要工作內(nèi)容包含鋼管樁沉樁、現(xiàn)澆橫梁施工、預(yù)制梁板制作與安裝、預(yù)應(yīng)力空心板現(xiàn)場制作與安裝、現(xiàn)澆面層施工、靠船附屬設(shè)施安裝、碼頭結(jié)構(gòu)防腐和部分碼頭鋼棧橋采購。資料歸檔內(nèi)容包含主要構(gòu)件材料報驗資料（鋼桁架、鋼軌、防腐材料、焊材、橡膠護舷、系船柱等），砂、石、水泥、鋼筋原材試驗資料，樁基檢測報告等。最后竣工資料整理完成時，總共包含文件資料53卷25盒，圖紙5盒。以該項目為例，分析工程檔案歸檔質(zhì)量控制的策略。

3.1 加強對工程檔案過程資料收集的管理

在對上述工程檔案資料進行整理后，發(fā)現(xiàn)部分質(zhì)保資料的復(fù)印件不清晰或缺失、后續(xù)影像資料混亂、試驗質(zhì)保資料未按要求分類統(tǒng)計等問題，以致后期延誤檔案移交。首先，檔案管理者要樹立正確的意識，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，從觀念上重視自身所從事的工作，從思想上認識到檔案管理是保護重要材料的工作;其次，加強資料過程收集控制，做到及時上報，及時收集做好臺賬記錄，分類影像資料，及時分裝文件資料，可以有效避免工程檔案的遺失以及資料組成混亂的情況（同時也可以避免因人員調(diào)動而引起的文件遺失）;最后，上報復(fù)印件時，在回復(fù)簽收后及時掃描，以原件替換，并在工程項目建設(shè)系統(tǒng)中及時更新相關(guān)的文件，以避免文件出現(xiàn)管理混亂的問題。

3.2 做好工程檔案文件資料的整理

在上述工程項目檔案資料形成的過程中，施工單位選派專門的工作人員開展檔案建立活動，檔案管理人員通過與檔案部門的工作人員保持及時且有效的聯(lián)系，在相關(guān)檔案部門工作人員的指導(dǎo)下開展檔案建設(shè)活動，建設(shè)單位將文件資料的歸檔要求以及歸檔范圍提供給施工單位，并同步開展文件資料的形成活動，使得工程項目可以順利穩(wěn)定地開展。同時，通過對文件檔案歸檔情況進行階段性檢查，及時發(fā)現(xiàn)文件檔案歸檔過程中存在的問題并督促整改，以保證建設(shè)工程項目文件資料的質(zhì)量。

3.3 加強對施工單位歸檔的驗收管理

檔案管理部門在進行施工項目驗收的過程中，如果施工單位沒有準(zhǔn)備齊全檔案資料，將會極大地影響施工質(zhì)量和施工進度。因此，必須要保證施工檔案的齊全和完整。通過與相關(guān)單位的及時溝通，關(guān)注資料流向以及上報結(jié)果，將相關(guān)檔案資料收集齊全，利用數(shù)字化的技術(shù)使檔案能夠保持良好的儲存環(huán)境，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題并進行解決，保證檔案驗收工作可以順利穩(wěn)定地開展，不受外界因素的干擾，以公平公正為原則合理安排驗收活動，從而提高檔案歸檔的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，工程項目的順利開展與工程檔案的歸檔有著十分緊密的聯(lián)系，提高工程項目的檔案歸檔質(zhì)量能夠促進工程項目穩(wěn)定建設(shè)。因此，需要加強對工程檔案歸檔中問題的探究，通過多種途徑解決歸檔過程中存在的不足，提高工程檔案歸檔質(zhì)量，對傳統(tǒng)的歸檔內(nèi)容和載體進行調(diào)整，逐步實行以接收電子檔案為主紙質(zhì)檔案為輔的原則，最大限度地化解館庫不足的矛盾，促進我國建設(shè)項目的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻】

【1】張春霞.基建項目檔案歸檔難度與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：140.

【2】王永全.芻議基建工程檔案管理中存在的問題及對策[J].江蘇科技信息，2017（21）：32-33.

【3】宋麗英.淺談基建工程檔案的歸檔工作初探[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017（03）：95-96.

【4】張原鳳.論基建檔案管理中存在的問題和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：136.