檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

于忠琴

【摘 要】檔案信息化建設(shè)能夠推動檔案管理工作的進(jìn)步。與傳統(tǒng)的儲存方式不同，信息化時(shí)代儲存信息量會更大，速度也變得更快。因此我國開始推動檔案信息化建設(shè)，逐漸形成了自動化的信息管理平臺。但由于我國檔案管理仍然存在一些問題，需要我們正確認(rèn)識這些不足，并針對性進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，從而推動檔案信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;科學(xué)發(fā)展;路徑

1.檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢。

1.1檔案信息化儲存主體更為便捷。

信息化后的檔案主要采用光盤和云儲存對檔案信息進(jìn)行存儲，這些現(xiàn)代化的儲存設(shè)備會比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更容易保護(hù)和攜帶。而且隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案信息化的存儲設(shè)備體積變得越來越小，儲存空間卻變得越來越大。一張小小的儲存卡就可以存下幾十個(gè)企業(yè)或者幾百個(gè)個(gè)企業(yè)的檔案信息。

1.2存儲內(nèi)容更容易保護(hù)。

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)版本，這就要求必須把檔案放在干燥易儲存的空間里。而信息化檔案后儲存的空間變成了內(nèi)存條或者光盤，這大大方便了我們進(jìn)行儲存和使用。同時(shí)如果儲存的數(shù)據(jù)丟失，還可以通過技術(shù)手段進(jìn)行找回。

1.3易于保護(hù)和管理。

信息化后的檔案能夠方便我們進(jìn)行備份和使用。即使發(fā)生檔案失竊或者誤刪的情況，我們也可以通過備份的信息化檔案及時(shí)將資料找回，避免了傳統(tǒng)檔案中因?yàn)椴豢煽沽σ蛩乇粴亩荒苄迯?fù)的情況。

2.檔案管理信息化的發(fā)展與創(chuàng)新

2.1全面優(yōu)化，形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理制度

想要促進(jìn)體系的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，還應(yīng)形成統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理制度，具體包含資源采集路徑、范圍、組成結(jié)構(gòu)和種類、應(yīng)用方式等方面的標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)還需要針對不同處理流程、軟件標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用技術(shù)等形成明確細(xì)則和工作要求。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范條件下，促進(jìn)處理流程、技術(shù)、資源全面融合，形成全新的檔案管理模式。檔案資源處理過程，可以結(jié)合新時(shí)代特征，實(shí)施全面優(yōu)化改造，具體可以分成采集儲存、預(yù)處理、分析、組織、應(yīng)用反饋等五種內(nèi)容。

2.2合理規(guī)劃檔案管理

在檔案的管理中，通常根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行檢查，確認(rèn)之后進(jìn)行存檔。一旦存儲了數(shù)據(jù)，檔案管理者便會使用此信息并向單位提供相關(guān)服務(wù)。但是在信息化背景下，這種工作模式顯得非常落后，因此有必要提高單位信息化管理檔案的水平。伴隨著我國檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)程的逐漸完善，有關(guān)檔案管理需要充分利用符合自身建設(shè)的網(wǎng)頁形式，有效的開展在線數(shù)據(jù)與信息的共享，且將管理平臺與企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站并聯(lián)，以此實(shí)現(xiàn)用戶信息的在線檢索功能。積極引進(jìn)國際上高水平的管理體系，建立以現(xiàn)代技術(shù)為核心的檔案管理系統(tǒng)。檔案的管理人員要及時(shí)更新檔案信息資源庫，特別是建設(shè)文檔數(shù)據(jù)庫，來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上平臺電子文檔的管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文件管理的合法化與智能化。

2.3信息化管理

在信息化環(huán)境中，檔案管理的創(chuàng)新需要信息化管理，而信息化管理需要概念上的更新，以及方法上的創(chuàng)新與改變，即檔案的集中分類，將可以信息化管理的檔案進(jìn)行區(qū)分，并主動將其轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)檔案。其次要做好信息化管理檔案的準(zhǔn)備，記錄好有連帶關(guān)系的檔案，為信息化管理檔案做好準(zhǔn)備。另外，檔案數(shù)據(jù)的信息化轉(zhuǎn)換需要很長時(shí)間，并且記錄過程需要嚴(yán)格的工作方法，切勿在過程中出現(xiàn)人為錯(cuò)誤致使丟失檔案情況的出現(xiàn)。最后，轉(zhuǎn)換后的電子檔案需要與原始記錄中進(jìn)行校正，以產(chǎn)生完整可靠的數(shù)據(jù)，這為進(jìn)一步改進(jìn)和使用電子數(shù)據(jù)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4提高檔案信息的安全性

提高檔案信息的安全至關(guān)重要。首先，在信息化環(huán)境中，不管是檔案的歸檔或者是檔案的完善，都必須通過訪問特定的軟件，并且不可避免地要在網(wǎng)絡(luò)山上打開關(guān)于存檔的信息平臺，以便存檔的管理和對存檔的訪問。安全管理應(yīng)從有權(quán)訪問檔案信息的工作人員開始，提高其待遇水平，改善人員培訓(xùn)和晉升機(jī)制，從而減少人員流動，注重在日常培訓(xùn)中提高道德操守，避免內(nèi)部安全問題。第二，保護(hù)檔案免受火災(zāi)，洪水，地震及黑客攻擊造成的意外損害，及時(shí)做好備份。第三，有必要增強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的安全水平，使管理人員意識到網(wǎng)絡(luò)安全，并為他們提供在該領(lǐng)域工作的手段，通過實(shí)踐來增強(qiáng)檔案的安全性和機(jī)密性。

2.5建設(shè)科學(xué)合理的工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)文件有序上傳

企業(yè)檔案管理的相關(guān)部門要加大溝通力度，及時(shí)完善電子檔案數(shù)據(jù)管理部門，此部門將建立在公司部門的檔案中，并可用作公司資源數(shù)據(jù)庫的重要的部分。為了加強(qiáng)檔案管理工作與信息化技術(shù)的融合，必須建立一個(gè)科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制。建立良好的管理人員獎(jiǎng)懲制度，應(yīng)著眼于單位的利益，從而有效保護(hù)每一位員工的切身利益，實(shí)現(xiàn)真正的公正合理。因此，一方面有必要建立對工作的獎(jiǎng)勵(lì)制度，另一方面必須制定適用于違反制度的懲罰規(guī)則，以達(dá)到工作機(jī)制真正的公平公正，獎(jiǎng)懲嚴(yán)明。同時(shí)，要求單位加大對檔案管理的投入，改善相應(yīng)的設(shè)施，并提供在檔案管理中使用，作為整合主要信息技術(shù)的物質(zhì)保證。

目前存在于單一的電腦上進(jìn)行收集電子文檔已然成為檔案管理多數(shù)電子文件無法回避的問題，相比于以往的文件，多數(shù)文件都是通過文件上傳和文件下載實(shí)現(xiàn)的，所以通過更改傳統(tǒng)的工作方式，可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中建立一個(gè)操控平臺，自動能夠在網(wǎng)上上傳電子文檔。將它們進(jìn)行有效的收集后，再將其存檔于服務(wù)器中。比如為方便下級行政部門和用戶通過該網(wǎng)站傳輸其非機(jī)密檔案的全文，檔案管理也相應(yīng)研發(fā)出電子文件自動上傳體系。

2.6積極有效進(jìn)行在線服務(wù)

實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理可徹底改變?nèi)藗儗W(xué)習(xí)與工作的主體方式，讓人們能夠及時(shí)的通過信息體系與信息終端網(wǎng)絡(luò)獲取目前各式各樣的信息。因此被動的使用檔案方式一定會被現(xiàn)代的檔案服務(wù)所取代。檔案工作部門能夠編輯有關(guān)主題，能夠在網(wǎng)頁利用數(shù)據(jù)庫查詢，以便用戶可以使用電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)上快速通信，交換信息并向著快速服務(wù)對象能夠及時(shí)應(yīng)答。

參考文獻(xiàn)：

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[3]吳桂琴.基層單位檔案管理信息化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：46+50.

（作者單位：海倫市最低生活保障中心）